インテリジェントなドキュメントの自動化を使用する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• インテリジェントなドキュメントの自動化のオブジェクトについて説明する。
  
• インテリジェントなドキュメントの自動化のフェーズについて説明する。
  
• ドキュメント種別を設定する。
  

Harryette Randall はミネソタ州ブルーミントン市にある Bloomington Caregivers という在宅医療機関のオフィスマネージャー兼 Salesforce システム管理者です。この施設は、日頃から患者に関連するドキュメントの処理に追われています。Harryette は 3 人のチームを率いて、ドキュメント作成とフロントオフィス業務の両方を担当しています。このままでは対処しきれないと感じた Harryette は、チームの負担を軽減するためにインテリジェントなドキュメントの自動化を設定することにしました。彼女がその設定を行う前に、インテリジェントなドキュメントの自動化のオブジェクトについて理解しておきましょう。

インテリジェントドキュメントワークスペース

IDA には、新しいドキュメントをアップロードして処理できるインテリジェントドキュメントワークスペースがあります。

[Document Workspace (ドキュメントワークスペース)] のオブジェクトまたはタブには、[Received Documents (受け取り済みドキュメント)]、[Document Checklist (ドキュメントチェックリスト)]、[Document Scan Results (ドキュメントスキャン結果)]、[Action Plan Templates (アクションプランテンプレート)] があります。それぞれ見ていきましょう。

Received Documents (受け取り済みドキュメント): アップロードされたドキュメントはすべて [Received Documents (受け取り済みドキュメント)] タブに表示されます。[Received Documents (受け取り済みドキュメント)] タブには、ドキュメントワークスペース内の既存のドキュメントも表示されます。ドキュメントは複数のソースから送られてきます。たとえば、施設の Fax パートナー、他の施設へ患者を転院させる病院、手動アップロードなどがあります。また、複数のドキュメントを同時にアップロードできます。ドキュメントがアップロードされたら、キューからドキュメントを選択し、プログラム加入者、ケース、リード、取引先責任者、取引先、商談などの特定のオブジェクトに添付できます。

Document Checklist (ドキュメントチェックリスト): 患者を登録するたびに、患者から必要なドキュメントを集める必要があります。ドキュメントチェックリストを使用すると、患者の利用可能なドキュメントと保留中のドキュメントをすべて含めたチェックリストを作成できます。アップロードしたドキュメントを小さなドキュメントに分割するには、ワークスペースでページを選択するか、カスタムページセレクターにページ番号を入力します。ドキュメントチェックリストは、元のドキュメントまで追跡するのに役立ちます。

Document Scan Results (ドキュメントスキャン結果): データを抽出できるようにアップロードしたすべてのドキュメントがスキャンされます。このデータを使用して、患者情報を入力します。

Action Plan Templates (アクションプランテンプレート): アクションプランテンプレートでは、ビジネスプロセスを完了するために必要な ToDo とその他の項目を定義します。この場合は、ドキュメントがオブジェクトに割り当てられる前に通過するさまざまなフェーズを設定します。アクションプランによってドキュメントワークフローの一貫性が向上します。IDA のアクションプランテンプレートは、各フェーズでドキュメントの適切なセクションにユーザーを誘導します。アクションプランテンプレートについては後の単元で詳しく説明します。

サインアップした組織に上記のタブがすべて表示されない場合があります。別のタブに移動するには、既存のタブの横にあるドロップダウン矢印をクリックします。ドロップダウンメニューにタブを追加するには、既存のタブの横にあるドロップダウン矢印をクリックし、[Edit (編集)] を選択します。

IDA のフェーズ

IDA は、すべてのドキュメントが通過し、処理されるゲートウェイを形成します。アップロードされる時点から最終的な後処理まで、ドキュメントのライフサイクルのすべてのフェーズが統合されます。IDA では、ドキュメントは次の 5 つのフェーズを通過します。 

1. インバウンド/アウトバウンドチャネル: ドキュメントの受け取りは、Fax、手動アップロード、更には紙の書類など、複数のチャネルで行われます。
   
2. ルーティング: ドキュメントの明確なパスを確立することは、ドキュメントの秩序を形成するのに大きく役立ちます。新しいドキュメントは Amazon Textract を使用してスキャンされ、特定のオブジェクトに割り当てられます。
   
3. キュー: [Received Documents (受け取り済みドキュメント)] タブのドキュメントのキューでは、すべてのドキュメントが 1 つの画面に表示されます。ドキュメントの添付先の患者やその他の有用な情報が表示されるようにカスタマイズできます。
   
4. 処理: すべての受け取り済みドキュメントとアップロードしたドキュメントが処理されます。ドキュメントをアップロードするとすぐに、IDA でドキュメントの受け取り済みドキュメントレコードが作成され、選択したページからデータを抽出できます。このデータを使用して、患者に関連するさまざまな項目に入力できます。スキャンしたドキュメントをドキュメントチェックリスト項目に添付したり、キューに割り当てたり、フローをトリガーしたりできます。アップロードしたドキュメントは、表示方向を変えたり、拡大したり、複数のドキュメントに分割したりして、同じワークスペースから内容を確認することができます (これについては次の単元で詳しく説明します)。
   
5. 後処理: スキャンして処理されたドキュメントは、項目に入力されたデータと照合されます。これにより、ドキュメントスキャンで受け取ったすべての情報を検証できます。
   

ドキュメント種別を設定する

IDA の使用を開始するには、Harryette はドキュメントチェックリスト機能を有効にし、チームが受け取る特定のドキュメント種別を定義する必要があります。ドキュメント種別は、受信書類を適切に分類して整理するのに役立ちます。 

Harryette は次の手順でドキュメントチェックリスト機能を有効にします。

1. をクリックし、[Setup (設定)] を選択します。
   
2. [Quick Find (クイック検索)] ボックスで [Document Checklist Settings (ドキュメントチェックリスト設定)] を検索して選択します。
   
3. [Checklist Items with Attachments (添付ファイル付きのチェックリスト項目)] を有効にします。
   

[Document Checklist Settings (ドキュメントチェックリスト設定)] を有効にした後、患者紹介を処理するドキュメント種別を作成します。

1. をクリックし、[設定] を選択します。
   
2. [Quick Find (クイック検索)] ボックスで [Document Type (ドキュメント種別)] を検索して選択します。
   
3. [新規ドキュメント種別] をクリックします。
   
4. ドキュメント種別の名前を入力します。Harryette は Patient Referral (患者紹介) と入力します。
   

次に、Harryette はユーザーがドキュメントやフォームを操作するのに必要な権限を割り当てます。患者紹介の場合、このユーザーは、一般的にケースマネージャーや受け入れコーディネーターです。 

適切な権限セットがあれば、Harryette とチームはドキュメントを簡単に追加して対応付けることができます。次の単元では、Harryette がドキュメントをアップロードして処理する手順を見ていきます。

リソース

• Salesforce ヘルプ: インテリジェントなドキュメントの自動化の設定