Gift Entry Manager と会計補助元帳の使用開始

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • GEM と会計補助元帳を使用する利点を説明する。
  • GEM と会計補助元帳の用語を定義する。

高等教育の世界は現在、かつてないほど急速に変化しています。私たちの周囲でこれらの変化が起きている中で、1 つはっきりしてきたことは、アドバンスメント (寄付募集活動) 業務がこれまで以上に重要だということです。学校のニーズはさまざまで、さらに増えつつあります。従来からギャップを埋める支援を行ってきた支援者は、これまでとは様変わりしています。今日の支援者は、支援先の学校により多くのことを期待しています。サービスと透明性の向上が求められ、期待に応えられなければ支援者はあっという間に別の支援先に移ってしまいます。

このモジュールでは、アドバンスメントチームが支援者の満足につながるサービスと透明性を提供するための Salesforce ソリューションを紹介します。これらのツールを使用することで、賛助者の満足度が向上し、支援による学校の助成に取り組むスタッフの業務に役立ちます。

Cloudy College のアドバンスメントチームが支援エントリおよび管理プロセスを操作するのに沿って、ツールの実際の動作を見てみましょう。Virginia Cook は Cloudy のアドバンスメント担当副学長です。Virginia とスタッフは、さまざまな形、規模、複雑さの支援を処理、管理しています。支援責任者は、確約の受領が順調で最新に保たれていることを確認します。Virginia は会計チームと緊密に連携して、支援の受領、追跡、適切な資金への正確な割り振りが行われていることを確認します。プロセスの効率を高めるために、彼らがどのように連携し、Gift Entry Manager (GEM) や会計補助元帳などのツールを活用しているかを見てみましょう。

「Gift Entry Manager の紹介」と書かれた、Salesforce のキャラクターに囲まれたダイアモンドの GEM エンブレム

支援エントリの状況

多忙な日には、Virginia が担当者の支援エントリを手伝うことも珍しくありません。最近はその頻度が増えています。支援は以前より複雑になってきていて、Cloudy の最近の卒業生は株式、暗号通貨、慈善贈与年金などの新しい方法での支援に関心を持っています。このような支援を正確に記録するには、より多くの時間と考慮が必要です。

Virginia のチームが抱える最大の障害は、オフィスの支援エントリテクノロジが古くなっていることです。共有スプレッドシートでは、同時に 1 人しか編集できないため、チーム全体の作業が遅くなります。Virginia とスタッフは、いくつかの新しいツールを試してみましたが、それらのツールではデータ入力の方法が 1 つしかないために、一部の支援と状況に対してはうまくいっても、その他の場合には適していませんでした。さらに、会計チームとアドバンスメントチームにはそれぞれ固有のツールやシステムがあるため、どのソリューションでも互換性がなかったり、同期するために日常的な手動操作が必要であったりして、両チームでうまくいくソリューションはありませんでした。

幸いにも、Cloudy College は最近 Gift Entry Manager (GEM) をインストールしました。このソリューションには次の機能があります。

  • 支援を入力するための複数の方法。シンプルな支援のデータ入力を合理化し、複雑な支援も処理できます。
  • Salesforce システム管理者が関連項目のみを表示し、表示順序をカスタマイズすることでデータ入力の時間を短縮できる設定オプション。
  • 構造化された支援レコード。個々の支払に複数の指定が可能です。

GEM を追加することによって、Virginia とチームは支援とそれに関連する支援データの全体像を把握できるようになりました。また、支援エントリ作業に適切なツールも使用できます。Virginia は Cloudy の Salesforce システム管理者である Nina Brown と連携し、アドバンスメントチームは Nina の協力を得てツールをカスタマイズして関連項目のみが表示されるようにしたため、支援を入力するたびにチームの貴重な時間と労力を節約できるようになりました。現在、Virginia は Cloudy の IT 部門と一緒に、API を設定してアドバンスメントチームの Salesforce 組織から支援レコードを直接自動的に取得することを検討中です。

Virginia のチームは彼女の助けがなくても日々の支援エントリ業務に対応できるようになったため、Virginia はチームや学校にとって重要なリーダーシップと戦略の業務に費やす時間ができました。

ところで、GEM とは一体何なのでしょうか? Cloudy College に大きな影響を与えたこのツールについて改めて詳しく説明します。

Gift Entry Manager (GEM) の概要

GEM は、支援の追跡と入力の中で特に難しい部分である複雑な調整、さまざまな支援金額、複数の資金割り当て、複数年にわたる確約などを合理化するのに役立つ管理パッケージです。GEM は Education Data Architecture (EDA) を基盤として、資金調達業務の進歩をサポートするために設計されました。GEM には Nonprofit Success Pack (NPSP) の機能も含まれているため、EDA ベースの組織は次のような資金調達機能のスイートを利用できます。

  • 資金調達アーキテクチャ — 支援者と支援の追跡に特化して設計された NPSP のカスタム項目とカスタムオブジェクトを使用します。
  • 支援エントリ — 数万レコード規模の大きなデータのバッチを同時に追加します。NPSP データインポーターを使用して取引先責任者や組織のグループを入力し、支援エントリを使用して支援や支払のコレクションを入力します。
  • カスタマイズ可能な積み上げ集計 — 支援者のこれまでの支援総額、特定の資金に割り当て済みの総額、取引先責任者のソフトクレジットによる影響の総額など、重要な統計を把握します。

会計補助元帳とのコラボレーション

前述のとおり、Virginia のチームが成功するための重要な要素の 1 つは、学校の会計部門との緊密なコラボレーションです。会計チームと協力して Virginia は支援が追跡され適切に割り当てられていることを確認します。割り当てはこのチーム間コラボレーションをサポートする GEM 機能です。

  • 割り当て (指定とも呼ばれます) によって、支援の割当先となる資金 (一般会計単位 (GAU) と呼ばれます) を追跡します。GEM では、支援自体よりも詳細なレベルで割り当てを設定できます。

たとえば、支援者は自分の支援の 70% を自分が Cloudy College の学生だったときに専攻していたアカデミックプログラムの奨学金に指定し、残りの 30 % は新しい視覚芸術施設の建設を支援するために使用するということができます。GEM では支援全体に 70/30 の割り当てが適用されますが、特定の支払レコードを個別に指定することもできます。商談レベルの割り当ては GAU 割り当てと呼ばれ、支払レベルの割り当ては支払割り当てと呼ばれます。いずれの場合も共通の GAU 割り当てオブジェクトを使用します。

割り当てによって支援の割当先となる資金を追跡します。


Salesforce には、アドバンスメントチームと会計チームの間の業務をサポートするもう 1 つのソリューションがあります。それが会計補助元帳です。会計補助元帳は Salesforce 内部の財務製品で、組織が使用している Salesforce 外部の財務製品に接続します。

Cloudy では、会計チームは独自のシステムを持っているため、日常業務には Salesforce を使用していません。会計補助元帳を使用することで、会計チームは任意の方法で業務を行いながら、アドバンスメント Salesforce 組織のアドバンスメントデータを永続的で透過的な形式に変換して、会計チームの既存のシステムに簡単に転送できます。

受領した支援は GEM に入力され、会計補助元帳を介して Cloudy の会計システムに接続されます。

いったいどのような仕組みになっているのでしょうか? 会計補助元帳では、Cloudy のアドバンスメントチームの作業中にデータが補助元帳に記録されます。補助元帳とは、取引の詳細なリストで、Cloudy のメインの会計レコードである会計システムの総勘定元帳に集計されます。

GEM と会計補助元帳がどのようなもので、Cloudy College にどのように導入されたかを理解したところで、次の単元に進み、支援サイクルの詳細を学習し、アドバンスメントチームがサイクルをシームレスに実行するために各ツールがどのように役立つかを見ていきましょう。

リソース