支援サイクルの完了

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • 支援サイクルを操作する。
  • GEM と会計補助元帳によって支援サイクルがどのように簡略化されるかを理解する。

Salesforce の支援管理ソリューションでは、支援サイクルには 4 つの主要なステップがあります。

  1. 支援の特定: 受領した支援を特定して詳細を記録します。
  2. 支援の受領: 支援が届いたときに確認します。
  3. 修正: 必要に応じて修正します。
  4. 調整: トランザクションを終了します。

引き続き Cloudy College のアドバンスメントチームの手順を追って、チームが GEM と会計補助元帳の機能を組み合わせた場合の支援サイクルの流れを見ていきましょう。

支援の特定

Cloudy のアドバンスメントチームの努力が報われて支援が確保できたら、Salesforce に支援を記録します。支援チームが使用するツールとデータは Gift Entry Manager (GEM) アプリケーションにあります。ここから、アドバンスメントスタッフは取引先、取引先責任者、商談、レポート、GEM 支援エントリツールにアクセスできます。

このアプリケーションにアクセスするには、アプリケーションランチャー (アプリケーションランチャー) をクリックし、[Gift Entry Manager] を見つけて選択します。

アプリケーションランチャーから Gift Entry Manager (GEM) を起動します。


GEM では、各支援は 1 つの商談として入力され、受領した支払ごとに 1 つの支払レコードが含まれます。支援を入力するには、支援エントリ、バッチ支援エントリ、手動データ入力などのいくつかの方法があります。

たとえば、Cloudy College のある支援者は 1 年間にわたって毎月 $20,000 ずつ支払うことで $240,000 の支援を行うことを希望しています。支援責任者が GEM でこの支援を入力するには、いくつかの選択肢があります。まず、バッチエントリを使用して $240,000 の 1 つの商談レコードを作成し、12 件の $20,000 の関連支払レコードを含めることができます。または、手動で商談を作成し、[支払] 関連リストから支払をスケジュールして、12 件の $20,000 の支払レコードを作成することもできます。

商談レコードから新しい支援の支払をスケジュールします。

以前のモジュールで説明したとおり、Cloudy のアドバンスメントチームは Salesforce Elevate スイートに含まれる Giving Pages ソリューションを使用しています。その例で取り上げた Cloudy College の「寄付の日」の支援ページを通じて受領した支援は、GEM と統合され、自動的に商談レコードが生成されます。


台帳エントリ会計レコード

チームが GEM で商談を [確定済み] とマークするか、支払を [支払済] とマークすると、会計補助元帳によってその支援と支払に会計レコードが自動的に作成されます。

Ledger Entry (台帳エントリ) カスタムオブジェクトは、収益の出納のスナップショットとして機能します。台帳エントリは、会計システムの仕訳入力を生成するための情報を提供します。編集はできず、元の収益の変更を反映して更新されることもありません。

台帳エントリには 3 つの種別があり、それぞれに別個の重要な機能があります。
  • 割り当て
  • 取引 (トランザクション)
  • 支払

これらの台帳エントリオプションの詳細については、この単元の最後にあるリソースを参照してください。支援サイクルのこの時点では、割り当て台帳エントリのみが商談の GAU 割り当てレコードごとに 1 つずつ作成されます。

支援の受領

支援のすべてまたは一部を受領すると、チームはその到着を Salesforce に記録します。たとえば、Cloudy College が総額 $240,000 の支援の最初の月の支払である $20,000 を受領した場合は、支援責任者が GEM で最初の支払を [支払済] とマークします。会計補助元帳では支払の各割り当てに対して支払台帳エントリが自動的に作成されます。

修正

時間の経過とともに支援が発展したり変更されたりすることがあります。まだ支払われていない支払は簡単に変更できるため、支払前に変更を行うことをお勧めします。ただし、支払後に変更することも可能です。変更がいつ行われたかにかかわらず、会計補助元帳では元のレコードに対する変更 (支払の超過または不足や間違って入力されたデータなどによる変更を含む) が検出され、自動的に取消または修正の台帳エントリレコードが作成されます。そのため、チームはいつでも会計チームに送信済みの支払情報を修正でき、会計システムと同期を維持するための元の台帳エントリレコードは変更する必要がありません。

また、割り当てを更新した場合にも会計補助元帳によって自動的に修正が行われます。変更された場合には、GAU 割り当ては未払いの支払割り当てと同期され、支払割り当てが変更されると GAU 割り当てが再計算されます。

調整

修正が完了してすべての支払を受領したら、支援の最終処理を行います。Cloudy College が $240,000 の支援の最後となる 12 回目の支払を受領し、最後の支払レコードを [支払済] とマークすると、支援商談の最終処理が自動的に行われ、状況が [支援成立] に設定されます。

支援の約束された残りの支払の見込みがなくなったために支援責任者が支援の最終処理を行う必要がある場合には、手動で行うことができます。その場合、すべての進行中の支払レコードは自動的に取り消されます。

これで、支援サイクルが完了しました。GEM と会計補助元帳は強力な組み合わせで、Cloudy College のサイクルは円滑に進行しています。1 つの支援サイクルが完了すると、別のサイクルを開始します。アドバンスメントの業務は休みなく続きます。

Salesforce ソリューションを使用した支援の作成と管理についての詳細は、以下のリソースを参照してください。

リソース