従来の契約をデジタル化する
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- 従来の契約から情報を抽出する方法を説明する。
- デジタル契約レコードを作成する。
- 従来の契約をデジタル化する利点を挙げる。
契約を抽出する
多くの場合、従来の契約はファイルキャビネットの中に埋もれていたり、静的なデジタルファイル (スキャン画像や PDF など) 内に失われていたりします。そのような契約の多くは継続中の業務に重要であるにも関わらず、アクセスしたり使用したりするには時間がかかり、ミスも起きやすくなっています。
Cloud Kicks も同じような課題に直面しています。大量のサプライヤー契約が古いファイルキャビネットの中にあり、コンプライアンスや特定の支払条件についてそれをチェックする必要があるのです。このようなドキュメントを効率的にデジタル化し、分析と報告のために関連情報を抽出するソリューションが必要です。
そこで登場するのが Contracts AI です。
Contracts AI を使用すれば、従来の契約ドキュメントからの重要データ (サプライヤー名、契約日、特定の条項など) の識別と抽出が自動化されます。以下の方法を検討します。Contracts AI アプリケーションで、Candace は [Get Started with Extraction (抽出を開始)] を選択し、ファイルをアップロードし、定義済みの項目と条項を抽出します。抽出されたデータをレビューして、必要に応じてすべてが正確かつ完全になるように変更してから保存します。この合理化されたアプローチにより、業務の効率が向上するだけでなく、関連するすべての契約詳細が取得され、効果的に管理されます。その結果、 Cloud Kicks のプロセスが整理されて生産性が向上し、時間と労力を節約できます。詳細は「Extract Contract Details and Clauses with Contracts AI (Contracts AI を使用した契約の詳細と条項の抽出)」を参照してください。
デジタルレコードを作成する
契約データの抽出に成功したら、次のステップはこのデータを Salesforce 内でデジタル契約レコードに変換することです。このステップは、組織の契約管理システムを強化するようなものです。
Candace は抽出されたデータをデジタルレコードに変換するために次のことを行います。
彼女は抽出された契約の詳細をしっかりとレビューして正確で完全であることを確認します。次に、データを Salesforce 内の対応する項目に対応付け、関連する契約種別を選択し、契約条件、関係者、具体的な条項などの重要な情報を入力します。必要な条項に入力した後にレコードを保存します。これで、使用可能なデジタル契約が完成し、追跡、修正、承認することができます。詳細は、「Create Contract Record (契約レコードの作成)」を参照してください。
契約のデジタル化の利点
従来の契約をデジタル化する利点を確認しましょう。
利点 |
説明 |
|---|---|
効率とアクセスのしやすさ |
手動でファイルを探し出すことがなくなります。古い契約からの情報はすべてデジタル化され、数回のクリックで検索してアクセスできます。Cloud Kicks の契約マネージャーは特定の契約を素早く検索して取得します。 |
正確性と信頼性 |
Contracts AI は正確であるため、人為的ミスが減り、すべての契約が同じように処理されます。 |
コンプライアンスの強化 |
契約の詳細にアクセスしやすくなることで、Cloud Kicks は業界の規制や標準への準拠を向上させることができます。非準拠の問題には自動的にアラートが表示されるため、企業は法的トラブルを事前に防止できます。 |
拡張性 |
Cloud Kicks が成長するにつれて契約も増えていきます。ドキュメントをデジタル化すれば、拡張に伴って大きくなっていく書類の山に困惑することはありません。 |
データ分析とレポート |
Cloud Kicks はデジタルレコードのデータを使用して契約のパフォーマンスに関する詳細なレポートを生成したり、最新のトレンドを特定したり、契約管理に関するインサイトを得たり、契約の更新、終了、修正を追跡したりできます。 |
従来の契約をデジタル化し、構造化されたデジタルレコードを作成することで、Candace は Cloud Kicks の契約管理プロセスを変革しました。手作業が減り、正確性と一貫性が向上し、全体的な効率が高まりました。
まとめ
この単元では、埃をかぶった保管室から従来の契約を救出してデジタル時代に取り込む方法を学習しました。
Contracts AI のデータ駆動型アプローチによって、契約管理を戦略的な資産へと変えることで、Cloud Kicks は契約戦略を最適化し、全体的なビジネス成果を向上させました。このモジュールでは、Contracts AI によって簡単に条項のドラフトを作成して再利用し、契約のコンプライアンスを維持し、時間を節約する方法を学習しました。面倒な作業は Contracts AI に任せて、合理化されたミスのない契約管理をお楽しみください。