レポートの共有、スケジュール、登録

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• フォルダーを使用してレポートを共有する。
• レポートをスケジュールし、登録する。

レポートの表示オプションとフォルダー

ここで復習しておきましょう。これまでに、質の高いデータを収集してメンテナンスすることの重要性、既存のレポートの検索、形式設定、カスタマイズ方法、そして新しいレポートの作成方法を学習しました。ところで、適切なチームメンバーが適切なデータやレポートにアクセスできるようにするにはどうすればよいでしょうか? レポートの表示オプションとフォルダーを使用します。レポートの表示オプションとフォルダーを使用すれば、チームが多種多様なレポートを整理して共有することができます。これらのオプションは、[レポート] ページを開いたときのメニューに表示されます (このページのツアーを覚えていますか?)。このメニューのオプションをクリックすると、その表示が設定されているレポート、あるいはそのフォルダーに格納されているレポートがすべて表示されます。 

では、デフォルトのレポート表示オプションを見てみましょう。

• 最近: 最近表示されたレポートのリストで、レポートページが表示されたときのデフォルトビュー
• 自分が作成: 自分が作成したすべてのレポート
• 非公開レポート: 自分が作成し、自分だけが表示できるすべてのレポート
• 公開レポート: [公開レポート] フォルダーに保存され、団体の誰もが使用できるすべてのレポート
• すべてのレポート: 自分がアクセス権を持つすべてのレポート (他のユーザーが共有したレポートなど)

また、デフォルトのフォルダーオプションは次のとおりです。 

• すべてのフォルダー: 自分がアクセス権を持つすべてのフォルダー
• 自分が作成: 自分が作成したフォルダーのみ
• 自分と共有: 他のユーザーが作成し、自分と共有したフォルダー

フォルダーの中身に誰がアクセスできるかは、システム管理者が、ロール、権限、公開グループ、ライセンスの種類といったお馴染みの管理機能に基づいて管理します。ここで重要な点は、フォルダーを組織全体で使用できるようにするか、非公開にして所有者のみがアクセス可能にするかをシステム管理者が設定できることです。そして、フォルダー内にサブフォルダーを作成することができますが、そのためには団体の Salesforce システム管理者が拡張フォルダー共有を有効にしている必要があります。フォルダーはレポートの整理に適した方法であるため、No More Homelessness (NMH) のシステム管理者である Gorav がこのオプションを有効にしています。各自の組織にこのオプションが表示されない場合は、システム管理者に連絡して設定を変更できるかどうか確認してください。 

表示オプション、権限設定、サブフォルダーなどはすべて理論上知っておくと便利なものですが、フォルダー共有はどのように機能するのでしょうか? この点を解明するために、NMH の開発担当者である Sofia Rivera に戻り、NMH の活動資金集めスタッフにとってフォルダーへのアクセス権の共有がどのように機能するのか見てみましょう。 

レポートの共有

Sofia が以前に作成した「Donor and Volunteer (支援者とボランティア)」レポートを覚えていますか? Sofia はこのレポートを事務局長の Kim Friedman と共有することができます。

ところが、Sofia がリンクを送信した際、Kim がレポートを表示できませんでした。Kim には「十分な権限がありません」というエラーメッセージが表示されました。失態です! 自身の非公開フォルダーにあるレポートを表示できるのは自分だけであることを Sofia はすっかり忘れていました。Sofia が Kim とレポートを共有し、資金集め戦略に関するインサイトを伝えて Kim が重要な判断を下せるようにするためには、フォルダーを共有する方法とレポートに登録する方法を認識している必要があります。けれども、Sofia がレポートを共有するためには、事前にそのレポートを公開フォルダーに移動しなければなりません。その方法を確認しましょう。 

1. Sofia は非公開フォルダーに移動して、移動するレポートの [編集] をクリックします。[Donor and Volunteer Report (支援者とボランティアレポート)] をクリックします。

2.[保存] の横にある下矢印をクリックして、[プロパティ] をクリックします。

3.レポートを格納するフォルダーを選択します。続いて、[保存] をクリックします。この例では、Sofia が [NMH Fundraising Reports (NMH 活動資金集めレポート)] フォルダーを選択します。

これで、Sofia の事務局長がレポートにアクセスできるようになりました (本人はまだ知りませんが...)。

「Donor and Volunteer (支援者とボランティア)」レポートが公開フォルダーに格納されたため、Sofia がこのレポートを事務局長と共有できます。Salesforce ではレポートをさまざまな方法で共有できます。Sofia はこのレポートを Chatter 経由で共有することにします。Sofia がすべきことは、レポートを開いたまま、コラボレーションボタンをクリックして、メッセージで Kim を @メンションし、[共有] をクリックするだけです。この結果、Kim がレポートへの直接リンクが記載された Chatter 通知を受け取ります。また、Kim が Sofia の Chatter コメントに応答すれば、ループを迅速かつ効率的に閉じることができます。 

レポートのスケジュールと登録

レポートにアクセスできるようにするもう 1 つの方法は、レポートに登録することです。NPSP では、重要なデータを定期的にメール受信する必要がある場合にレポートに登録できます。では、Sofia がどのように行うのか見てみましょう。 

開発担当者である Sofia の最も重要な任務の 1 つは、確約された支援の支払遅延をフォローアップすることであるため、関連するデータが記載されるレポートに登録することにします。Sofia は [NPSP Fundraising Reports (NPSP 活動資金集めレポート)] フォルダーにある [Expected Payments (支払予定)] レポートをクリックします。そしてすぐ、このレポートで予定されている支払 (と期日を過ぎた支払) を一元的に追跡できることを知ります。Sofia は月曜日の朝一番に、期日を過ぎた支払を確認したいと考えています。Sofia と一緒に、Sofia とそのマネージャーをこのレポートに登録する手順をあなた自身の組織で実行してみましょう。

1. [レポート] タブページで、登録するレポートの横にある矢印をクリックします。次に、メニューから [登録] を選択します。レポートにすでに登録しているが、スケジュールを変更したい場合も、同じ操作を行います。

2.登録スケジュールを設定します。この例では、Sofia が毎週月曜日を選択します。レポートのデータが設定した条件を満たしたときにメールを受信したい場合には、必要に応じて [条件をこのレポートに追加] も選択できます。

3.[保存] をクリックします。

これで、毎週月曜日に Sofia が最新のレポート結果を記載したメールを受信します。マネージャーが同じレポートの受信を希望する場合は、Sofia が登録方法を説明します。

これまでに、NPSP でレポートを共有、スケジュール、登録する方法を学習しました。けれども、数字の羅列を凝視したところで、自らの取り組みの良し悪しをすばやく察知できないことがあります。次は、Salesforce ダッシュボードにデータを取り込み、結果を視覚表示する方法を学習します。 

リソース

• Salesforce ヘルプ: レポートのスケジュールと登録
• Salesforce ヘルプ: Lightning Experience でのレポートフォルダーまたはダッシュボードフォルダーの共有