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フローの使用開始

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • フローを作成することが適切な状況を同僚に説明する。
  • Lightning フロー、Flow Builder、フローの違いを述べる。

自動化の威力

大半の組織は次第にさまざまなビジネス要件を満たす一連の実務を確立していきます。こうした実務はビジネスに固有であることが多いため、各自の要件を確実に満たす標準的なソリューションを見つけることは容易ではありません。たとえば、あなたの会社が丁寧な対応をモットーとするコールセンターで、顧客の取引先データに基づいてエージェントが従うべき特定のスクリプトを用意しているかもしれません。営業担当が商談成立後に毎回必ず作業指示を作成しなければならないという実務が定められていることもあるでしょう。あるいは、ユーザが何度も繰り返し実行する作業があり、その作業に要する時間を数分短縮する方法が見つかれば、1 年間に全ユーザの何百時もの作業時間を節約できるかもしれません。

好ましいユーザエクスペリエンスの 1 つの信条は、「ユーザの実行する操作が 1 つだけならば、代行する」というものです。商談成立後に必ず作業指示を作成するのであれば、自動的に作成することはできないでしょうか? コールエージェントが顧客情報を収集するときに常に定められたスクリプトに従うのであれば、そのスクリプトをユーザインターフェースに組み込んだほうがよいのではないでしょうか? ユーザが 3 種類のオブジェクトに関連するデータを収集するのであれば、まず 1 つのフォームにデータを入力させ、それを基に 3 種類のレコードを作成したら時間を節約できるのではないでしょうか?

これが自動化の威力です。ユーザの時間を節約し、必要な作業が確実に遂行されるようにします。データの質を向上させます。あなたの会社に求められるスーパーヒーローになりましょう!

フローを使用する理由

一般に、自動化に取り組む一番の方法は、コードが不要なごくシンプルな宣言型ツールから始め、徐々に難度を上げて最終的にコードソリューションを使用することです。フローはコードが不要のソリューションですが、一番シンプルなものではありません。フローは視覚的コーディングと言ったほうがわかりやすいかもしれません。宣言的ですが、変数のようなプログラミングの一定の概念や、ロジックがどのように機能するかを理解することが求められます。

自動化ツールには、数式、入力規則、プロセス、フロー、Apex など自在に使用できるものが多数揃っています。エスカレーションや自動応答ルールなど、特定の用途のツールもいくつかあります。フローを作成すべきかどうかは、自動化するビジネスプロセスがどのようなものかに左右されます。

フローが特に役立つ 2 つのユースケースは、バックグラウンドの自動化とガイド付き視覚的環境です。

バックグラウンドの自動化

ビジネスプロセスがバックグラウンドで実行され、レコードが変更されたときなどに自動的に開始する必要がある場合は、次のソリューションから選択できます。

  • プロセスビルダーでプロセスを作成する。
  • Flow Builder で自動起動フローを作成する。
  • Apex コードを使用して Apex トリガを作成する。

フローは作業の最も簡単なソリューションではないため、フローから始めないでください。代わりに、プロセスから始めます。ビジネスプロセスで、プロセスビルダーで使用できる機能よりも複雑なものが必要になったときは、プロセスを補完する自動起動フローを作成します。自動起動フローは、プロセスからコールして、必要な複雑な機能を処理できます。

ガイド付き視覚的環境

ビジネスプロセスでユーザの入力を要する場合は、次のいずれかを使用できます。

  • 画面フロー
  • Lightning コンポーネント

この 2 つのうち、シンプルなソリューションである画面フローをまず使用します。ビジネスプロセスに従ってユーザを誘導するリッチな画面を作成し、画面間で必要なロジックやアクションを自動化します。

用語に関する注記

フローを意味する複数の用語が互換的に使われているのを耳にしたことがあるでしょう。ここで正式な用語を再確認しておきます。

  • Lightning フロー — フローやプロセスの作成から管理、実行までを包括的に行う製品
  • Flow Builder — フローを作成するポイント & クリックツール
  • フロー — ビジネスプロセスを自動化するアプリケーション。データを収集したり、Salesforce 組織または外部システムで何らかの操作を実行したりします。

簡単に言うと、Lightning フロー製品にいくつかのツールが含まれます。その 1 つが Flow Builder で、これを使用してフローを作成します。

メモ

メモ

また、Visual Workflow という言葉を聞いたことがあるかもしれません。これはすでに廃止されていますが、フローの設計、管理、実行を行う製品です。Visual Workflow の後継が Lightning フローです。

ビジネス要件

Salesforce システム管理者として、あなたは会社のより多くのビジネスプロセスの自動化に投資するよう関係者に働きかけ、多くの場合は Salesforce の自動化ツールによってもたらされる効率性の向上を強調してきました。今回、営業部門の責任者から営業チームの効率性を向上させるよう依頼されました。

営業担当が Salesforce に取引先責任者を記録する際、多数の項目を未記入のままにすることがよくあります。こうした手抜きの結果、取引先がなく、行き場を失った取引先責任者が生じています。さらに困ったことに、営業担当が作成した取引先責任者が度々重複しています。取引先責任者を作成する前に Salesforce を検索すれば重複は回避できるのですが、さらに望ましいやり方はこのプロセスを自動化することです。結局のところ、あなたは Salesforce によって会社の効率性がいかに向上するかを売り込んできたのですから...。

ユースケース

では、詳しく見ていきましょう。

  • 必要項目 (姓名) と関連する取引先の値のみを取得する。
  • 一致する取引先責任者が存在する場合は、既存のレコードを更新する。一致する取引先責任者が存在しない場合は、レコードを作成する。

このビジネスプロセスの締めくくりに、ビジネスプロセスが終了したことを何らかの形で確実に伝える方法を設けるとよいでしょう。フローで実行された内容を Chatter で伝えれば、メールのような非公開のチャネルで伝達するよりも多くのユーザにその情報が行き渡ります。ここで、さらに 2 つの要件を追加しましょう。

  • 実行された内容を確認する目的で Chatter に投稿する。
  • ビジネスプロセスが完了したことをユーザに確実に伝える。

ソリューション

自動化の醍醐味はシステムによって自動的に処理が行われることであるため、条件ロジックとアクションを備えたソリューションが必要です。今回のビジネスプロセスではユーザからの情報を要するため、こうした情報を収集するフォームが必要です。では、Salesforce でこのユースケースに対処する方法を見ていきましょう。

ソリューション フォーム 条件ロジックとアクション
クイックアクション ×
フロー
Lightning コンポーネント

自動化に取り組む一番の方法は、コードが不要な宣言型ツールから始め、徐々に難度を上げて最終的にコードソリューションを使用することです。このやり方でコーディングを要する Lightning コンポーネントの構築を回避します。今回のユースケースには条件ロジックとアクションが必要なため、この要件に適合する最もシンプルなソリューションはフローです。

このビジネスプロセスを実際に実装してみる前に、優れたフロー作成ツールである Flow Builder をご紹介します。