メンテナンス計画の作成

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • メンテナンス計画を作成して、顧客への定期的なメンテナンス訪問を自動化する。
  • メンテナンス計画から作業指示を生成する。
  • 作業指示生成の自動的な方法と手動での方法の違いを説明する。

メンテナンス計画とは

Ursa Major Solar の新しいソーラーパネルシステムは顧客に好評です (電気代が安くなったことも悪くありません)。ただし、CEO の Sita は、システムを納入しただけで仕事が終わりではないことを知っています。ソーラーパネルシステムが十分に性能を発揮するには、知識のあるフィールドサービス技術者が定期的に点検する必要があります。問題が発生した場合に早期に対処できるように、Ursa Major はソーラーパネルシステムの納入から 1 年間、毎月の予防メンテナンスを提供しています。ただし、それらの毎月の訪問の作業指示は誰が作成するのでしょう?

そこで登場するのがメンテナンス計画です。メンテナンス計画では、1 つ以上の納入商品についてメンテナンススケジュールを定義し、今後のメンテナンス訪問の作業指示を一括して生成できます。ボタンをクリックするだけで、ソーラーパネルシステムの毎月のメンテナンス訪問のすべての作業指示が完成します。Sita は、早く使ってみたいと思っています。

メンテナンス計画の設定

DreamHouse Realty の屋根の上に必要なものがそろったところで、次はメンテナンス計画を作成しましょう。この計画は、Solar Panel System 6000 納入商品の月次メンテナンス訪問を 1 年間にわたり提供するものです。

  1. まず、メンテナンス計画の作業指示で使用される作業種別を作成します。作業種別は、作業指示や作業指示品目の定義済みの設定が含まれたテンプレートです。「フィールドサービスセンターのカスタマイズ」モジュールで使用したのを覚えておられるかもしれませんね。
    この単元で言及された項目が表示されない場合は、[設定] のオブジェクトマネージャに移動し、[メンテナンス計画] ページレイアウトに追加してください。
  2. アプリケーションランチャーで、[作業種別] を見つけて選択します。
  3. [新規] をクリックし、次の詳細を入力します。
    • 作業種別名: Solar Maintenance (ソーラーメンテナンス)
    • 予想所要時間: 1
    • 所要時間種別: 時間
    • サービス予定を自動作成: オン
  4. さらに、フィールドサービス作業を合理化するために、作業種別にスキル要件、必要商品、ナレッジ記事を追加することもできますが、ここではシンプルにしておきましょう。項目が入力された [新規作業種別] ウィンドウ
  5. 残りの項目は空白のまま [保存] をクリックします。
DreamHouse Realty のソーラーパネルシステムのためのメンテナンス計画を作成します。
  1. アプリケーションランチャーから、[メンテナンス計画] を選択します。
  2. [新規] をクリックし、次の詳細を入力します。
    • 作業種別: Solar Maintenance (ソーラーメンテナンス)
    • 取引先: DreamHouse Realty
    • 開始日: 来月の初日
    • 終了日: 開始日の 1 年後。開始日と終了日は、納入商品がメンテナンスの対象となる期間を示しています。
    • 作業指示の生成方法: 納入商品あたり 1 つの作業指示。この作業指示の生成方法を選択すると、メンテナンス計画の納入商品ごとに 1 つの作業指示が作成されます。もう 1 つのオプションは [納入商品あたり 1 つの作業指示品目] で、この場合は納入商品ごとに 1 つの親作業指示が作成されます。
    • 頻度: 1
    • 頻度種別: 。頻度は、計画の作業指示間の間隔です。
    • メンテナンス実施期間の開始 (日数): 3
    • メンテナンス実施期間の終了 (日数): 3。メンテナンス実施期間は、作業指示をスケジュールできる日数の範囲を表します。この場合、関連付けられた各サービス予定の [許容最早開始日] と [期日] は、作業指示の [推奨メンテナンス日] の 3 日前と 3 日後になります。
    • 生成期間: 2
    • 生成期間種別: 。生成期間によって、どの程度前もって作業指示を作成するかを決定します。この場合は、作業指示は 2 か月前に生成されています。契約条件が変更される懸念がある場合は、生成期間を短く設定することができます。
    • 次のバッチの最初の作業指示の日付: 開始日と同じ。これは、推奨サービス日を表し、メンテナンス計画の最も早い作業指示の [推奨メンテナンス日] に対応します。その後の作業指示の [推奨メンテナンス日] は、頻度設定によって決まります。
    • 生成範囲 (日数): 3。納入商品の次回の推奨メンテナンス日までの日数で、この時点で (この場合は 3 日前) 作業指示の新規バッチが生成されます。
    • メンテナンス計画タイトル: One Year Solar Maintenance (1 年間のソーラーメンテナンス)
      項目が入力された [新規メンテナンス計画] ウィンドウ
  3. 残りの項目は空白のまま、変更を保存できます。 
その他の項目についての詳細は、「メンテナンス計画の項目」を参照してください。
メンテナンス計画はサービス契約の条件を実施するために使用されることが多いため、[サービス契約] 参照項目を使用してメンテナンス計画をサービス契約にリンクすることができます。この項目は、エンタイトルメント管理が有効な場合にのみ表示されます。
これで完了です。ここでは、DreamHouse Realty の予防メンテナンススケジュールを定義しました。次に、メンテナンス計画を、対象となる納入商品に関連付けましょう。

メンテナンス納入商品の追加

メンテナンス納入商品を作成することで、メンテナンス計画を 1 つ以上の納入商品に関連付けることができます。メンテナンス納入商品は、納入商品と計画の関係を表すレコードです。計画にメンテナンス納入商品を追加すると、次のことが行われます。
  • 各メンテナンス日の納入商品ごとに 1 つの作業指示が作成されます。計画が 3 つの納入商品を対象としていて、毎月メンテナンス訪問を提供する場合、各月のメンテナンスに対して 3 つの作業指示が作成されます。
  • メンテナンス納入商品はメンテナンス計画の作業種別を継承しますが、必要に応じてメンテナンス納入商品で異なる作業種別を選択することもできます。たとえば、特定の納入商品の作業指示に必要商品を含める場合に、そのメンテナンス納入商品用に特別な作業種別を作成できます。
  • メンテナンス納入商品には、メンテナンス計画の [次のバッチの最初の作業指示の日付] が含まれています。これは必要に応じて、メンテナンス納入商品で更新できます (顧客が訪問の延期を依頼した場合など)。この項目は、新しい作業指示のバッチが生成されるたびに各メンテナンス納入商品で自動的に更新されます。
DreamHouse のソーラーパネルシステムをメンテナンス計画に追加しましょう。
  1. [One Year Solar Maintenance (1 年間のソーラーメンテナンス)] メンテナンス計画の [メンテナンス納入商品] 関連リストで [新規] をクリックします。
  2. [納入商品] 項目で [Solar Panel System 6000] を選択します。
  3. [作業種別] 項目と [次のバッチの最初の作業指示の日付] 項目は空白のままにしておきます。保存すると、これらの項目が自動的に入力されます。
    項目が入力された [新規メンテナンス納入商品] ウィンドウ
  4. 変更内容を保存します。これで、計画が 1 つの顧客納入商品を対象とするようになりました。

次は、大幅に時間を節約できる作業指示の生成を見ていきましょう。

作業指示の生成

DreamHouse Realty の毎月のメンテナンス訪問について、作業指示の最初のバッチを生成しましょう。

  1. [One Year Solar Maintenance (1 年間のソーラーメンテナンス)] メンテナンス計画のドロップダウンアクションメニューで [作業指示を生成] をクリックします。
    メンテナンス計画のアクションドロップダウンメニューの [作業指示を生成] アクション
  2. メッセージを消し、メンテナンス計画の [作業指示] 関連リストを確認します。

これで、作業指示の最初のバッチが表示されています。何が行われたかを確認しましょう。

3 つの作業指示が表示されているメンテナンス計画の [作業指示] 関連リスト
  • [納入商品] 列。作業指示は、自動的にメンテナンス納入商品に関連付けられています。
  • 推奨メンテナンス日。最初の作業指示の [推奨メンテナンス日] は、メンテナンス計画の [次のバッチの最初の作業指示の日付] と一致しています。
  • 生成期間は 2 か月なので、[次のバッチの最初の作業指示の日付] の 2 か月後までの作業指示のみが作成されています。

作業指示を詳しく見てみましょう。

  1. 作業指示番号をクリックします。
  2. [関連] をクリックし、[サービス予定] 関連リストを表示します。
作業種別で [サービス予定を自動作成] がオンになっているため、各作業指示にはすでにサービス予定が含まれています。作業指示とサービス予定は、作業指示の日付と期間の設定を継承しています。(ページレイアウトの関連リストと項目の表示は、このスクリーンショットとは異なる場合もあります。)各作業指示で、[メンテナンス計画から生成] がオンになっています。

メンテナンス納入商品の [次のバッチの最初の作業指示の日付] も、自動的に最新の作業指示の [推奨メンテナンス日] の 1 か月後に更新されています。これによって、次のバッチに対して準備が整います。
サービス予定と日付が設定された作業指示

もちろん、[作業指示を生成] ボタンをクリックするのは気分が良いですが、実は Salesforce で自動的に処理することができるため、クリックする必要がないのです。現在のバッチが完了するたびに、作業指示の新しいバッチが自動的に生成されるようにできます。このため、新しいバッチの生成について覚えておく必要はありません。また、大切な顧客との約束を確実に果たすことができます。

メンテナンス計画の自動生成を有効にしましょう。(メンテナンス計画を作成するときにこれを実行すれば、[作業指示を生成] を一度もクリックする必要がありません。)

  1. [One Year Solar Maintenance (1 年間のソーラーメンテナンス)] メンテナンス計画のドロップダウンアクションメニューで [編集] をクリックします。
  2. [作業指示を自動生成] を選択します。
  3. [生成範囲 (日数)] に 10 と入力します。
  4. 変更内容を保存します。
この更新によって、作業指示の新しいバッチは、メンテナンス納入商品に表示されている [次のバッチの最初の作業指示の日付] の 10 日前に生成されます。メンテナンス納入商品の日付が 8 月 1 日であれば、作業指示の新しいバッチは 7 月 22 日に [作業指示] 関連リストに表示されます。便利ですね。メンテナンス計画の終了日まで、作業指示が自動的に生成されることを知って安心していられます。
メモ

[完了時に新規バッチを生成] を選択すると、最新の既存の作業指示が完了するまで新しいバッチが生成されません。選択しなかった場合は、既存の作業指示の状況に関係なく新しいバッチが生成されます。

お疲れ様でした。自分をほめてあげましょう。輝かしいメンテナンスマスターの称号を獲得しました。DreamHouse Realty のソーラーパネルシステムについても安心です。では、メンテナンス計画を理解できたかテストしましょう。
無料で学習を続けましょう!
続けるにはアカウントにサインアップしてください。
サインアップすると次のような機能が利用できるようになります。
  • 各自のキャリア目標に合わせてパーソナライズされたおすすめが表示される
  • ハンズオン Challenge やテストでスキルを練習できる
  • 進捗状況を追跡して上司と共有できる
  • メンターやキャリアチャンスと繋がることができる