サービス予定を管理する

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 予定リストを絞り込み、予定に対してアクションを実行する。
• ガントチャートでルール違反を修正する。
• ガントチャート上で予定への派遣を実行する。

Jacinta は予定リストに戻ります。最も優先度が高いのは、期日に間に合わない危険性がある今日の予定を見ることです。そこで、対応が必要な予定を確認するために、予定を絞りこみます。

対応が必要な予定はありません。彼女はモニターに向かって、乾杯するように特注のコーヒーカップを持ち上げます。

次に、[未スケジュール] で予定を絞り込みます。今度は結果が表示されました。

Jacinta には未スケジュールのサービス予定があります。それをスケジュールしなければ、作業は行われません。彼女は最初の予定をスケジュールします。

1. 予定リストで、未スケジュールの予定をクリックして、詳細を表示します。
2. [スケジュール] をクリックします。

予定は適切なスキルと対応可能状況の派遣作業員に自動的にスケジュールされます。これだけです。すべての予定がスケジュールされたら、Jacinta はガントチャートに移動します。

横に が表示されている予定にはルール違反があります。ルール違反は、サービス予定が選択したスケジュールポリシーのスケジュールルールに従っていない場合に発生します。たとえば、必要なスキルがないリソースにスケジュールされた予定や許可されている最も早い開始日より前にスケジュールされている予定は、どちらもルール違反です。

[スケジュール] アクションや [候補者] アクションを使用して予定をスケジュールした場合、ルール違反は発生しません。一方、ガントチャートの空白スペースに予定をドラッグするなどして手動でスケジュールを行った場合、ルール違反が発生する可能性があります。心配いりません。簡単に修正できます。

Jacinta のガントチャートにはいくつかのルール違反があります。彼女は修正に取りかかります。

1. ガントチャートで、予定の上にマウスポインターを置いて詳細を表示します。
2. ルール違反を調べます。この予定に割り当てられている派遣作業員には必要なスキルがありません。

ルール違反の原因がわかったため、Jacinta はそれを修正します。

1. ガントチャートで、予定を右クリックし、[候補者を取得] をクリックします。
2. [More (その他)] をクリックし、[候補者] を選択します。数秒後、適切なスキルを持った候補者のリストが表示されます。
3. 適切な候補者をクリックします。適切なスキルをもった派遣作業員が複数いる場合は、日付でグループ化して、最も良いタイミングで対応できる派遣作業員を見つけることができます。Jacinta は [James Clifton] をクリックします。James が対応可能な時間枠のリストが表示されます。
   
4. 最適な時間枠にマウスポインターを置き、[スケジュール] をクリックします。

予定が新しい候補者に移動します。ガントチャートで、この予定が James Clifton の選択した時間枠に割り当てられていることが表示されます。

Jacinta はガントチャートの残りのルール違反もすばやく修正します。

スケジュールの設定が完了すると、Jacinta は予定への派遣を開始します。予定に派遣されると、派遣作業員は携帯電話で通知を受信します。これによって、新しい作業があることと開始時刻を知ることができます。

場合によっては、予定への派遣がすでに行われた後にスケジュールが変更されることがあります。Jacinta はできるだけやりたくないとは思っていますが、避けられないときもあります。そのような場合も問題ありません。派遣担当者が予定を変更するだけで、派遣作業員に通知されます。派遣作業員は計画を変更し、新しい予定を実行します。1 つの予定が変更されたときに、その派遣作業員の後続の予定の再スケジュールと再派遣が必要になる場合があります。

派遣作業員がオフラインであったり、作業の間に携帯電話を確認しなかった場合、不都合が生じることがあります。ですから、作業が変更されないと確信できてから派遣を行うことをお勧めします。

会社によって予定の派遣を行うタイミングに関するポリシーが異なります。会社のスケジュールが安定している場合は、予定が頻繁に変更されることはありません。そのような会社の派遣担当者は 1 日の始めにすべての予定に派遣することができます。

一方、1 日の間に予定が変更されることが多い会社もあります。そのような会社の派遣担当者は、1 日に数回、または 1 時間ごとに予定への派遣を実行することもあります。予定のドリップフィードを選択する場合もあります。これは、派遣作業員が既存の予定を完了した後にのみ新しい予定を割り当てるという方法です。

別のやり方として、対応可能な予定について派遣作業員と共有する情報を制限することで、派遣作業員が多すぎる情報に圧倒されないようにする方法もあります。予定は非公開と設定され、派遣された後にのみ派遣作業員と共有されます。

どの方法を選択する場合も、問題が何度も発生する場合は変更できます。派遣を設定するさまざまな方法についてシステム管理者と相談してください。

Ursa Major では、Jacinta は昼休み前に行われるすべての予定を朝一番に派遣するのが良いと考えています。そうすることで、派遣作業員は少し前から自分が何を行うかを知ることができます。昼休みの直前に、彼女はもう一度スケジュールを確認して、1 日の残りの予定への派遣を実行します。

予定に派遣するには、予定を右クリックし、[状況の変更]、[派遣済み] の順に選択します。

ガントチャートで予定の色が変更され、派遣作業員に割り当てられます。Jacinta が朝の予定の派遣を行った後のガントチャートは次のようになります。派遣済みの予定は青です。

この単元では、Jacinta は特に注意が必要な予定に注目しました。サービス予定を絞り込んで未スケジュールの予定を見つけ、それをスケジュールしました。さらに、ルール違反を修正し、午前中の予定に派遣しました。もう 1 杯コーヒーを飲んでもよさそうですね。

• Salesforce ヘルプ: ディスパッチャーコンソールのガントチャートでの操作
• Salesforce ヘルプ: ガントの絞り込み
• Salesforce ヘルプ: ガントチャート上のルール違反のチェック
• Salesforce ヘルプ: ガントチャートのキーボードショートカット