役員にプレゼンする
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- プロジェクトプランを効果的にプレゼンする。
- 役員にプレゼンするときのベストプラクティスを説明する。
プレゼンテーションの発表
あなたはプロジェクトに一生懸命に取り組み、アウトラインとすばらしいプレゼンテーションを作成しました。次はあなたの調査結果を発表します。ワクワクしますが、少し緊張もします。深呼吸をし、意識を集中し、パワーポーズをとってください。
イントロ
イントロ部はオーディエンスの注意を引くチャンスです。主要な関係者との関係を築くことに焦点を当て、短く簡潔にまとめます。ここで時間を無駄にしたくないため、最も重要な情報のみを伝えます。このイントロ部は、あなたの自己紹介をし、経営陣があなたの言うことに耳を傾けるべき理由をすばやく示すために使用します。
何を
聞き手の注意を引きました。次はあなたのプロジェクトで聞き手を感心させます。プロジェクトをできるだけ簡潔に説明します （1 文で説明するのがベストです）。プレゼンテーションの本旨を強調するチャンスであり、役員の記憶に残りやすいものにする必要があります。単純明快にします。どうやってこのアイデアやトピックにたどり着いたかを、この時点で話す必要はありませんが、トピックについて詳しい説明を求められた場合に質問に答えられるように準備しておいてください。
プラン
ここで、プロジェクトの推奨事項の概要を述べます。プランについて具体的に説明し、すべてを裏付けるデータを含めます。すべてのデータを見ていく時間がない場合があります。実際のところ十中八九、時間がないと考えられるため、概要の重要なポイントに焦点を当て、必要に応じてプランをデータで裏付けることができるようにしておきます。より詳細なプロジェクトプラン、ミーティングのメモ、次のステップ、その他の関連データは、ミーティング後に経営陣または関係者にメールできます。
誰が
プランを提示したら、誰がプロジェクトに関わる必要があるのかを説明します。必ずすべての関係者と各自が取る必要のあるアクションをリストアップしてください。
なぜ
このプロジェクトが存在する理由と、経営陣にとって重要である理由を簡単に説明します。ここに提出する関連データを添付することをお勧めします。またプロジェクトに関連するベンチマーク、費用、価値、リスクを含める必要があります。最終的に目指すのは、説得力のある明確なビジネスケースを作成することです。
どのように
問題の解決策を推奨し、実行する必要のあるステップを説明して、プレゼンテーションを締めくくります。スライドには含めませんが、あなたが選択した方法や推奨事項について説明できるようにしておきます。また、あなたの判断を裏付けるデータも必ず用意します。たとえば、社内のサイロ化されたデータを解決するために新しい CRM プログラムの実装を推奨する場合は、そのソフトウェアを選択した理由を裏付けるドキュメントを用意します。
役員にプレゼンするときの一般的な考慮事項
経営陣にプレゼンテーションを行う場合、次の点に留意します。
練習、練習、練習
「Practice makes perfect.」(練習することで上達する) という言葉があります。イントロ、概要、グラフの示し方など、とにかく練習を重ねてください。静かな場所を見つけ、鏡の前でプレゼンテーションを練習します。自信が持てるまで何度でも繰り返してください。
適切なタイミングで進める
発表するときには、急がないでください。説明が急ぎ気味にならないように、プレゼンテーション内では必ずところどころで一呼吸置くようにします。聞き手とつながることが肝心であるため、何らかの方法で確認する必要があります。質問をしたり、必要に応じて詳しく説明したりします。
プロジェクトの自信
プレゼンテーションを始める直前にパワーポーズをとるか、心を落ち着かせるために深呼吸をします。どちらも、自信を高めるとともに目の前のタスクへの集中力を維持する良い方法です。自信を高めるアクティビティのアイデアについては、「リソース」セクションを参照してください。
不測の事態を予測する
起こり得るすべての事態に備えることは不可能ですが、準備しなくてもよいということではありません。質問されることを想定し、あなたの答えを裏付ける十分なデータを用意してください。そのデータを 1 つ 1 つ説明していく必要はありませんが、参照する必要がある場合のために手元に用意しておきます。たとえば、プレゼンテーションを行う部屋で使用するコンピューターに問題が発生することを想定し、バックアッププランと、それをバックアップするプランをさらに用意します。これだけ準備ができていれば、問題が発生しても自信を持って簡単に対処することができます。
これで終わりです。アウトラインとプレゼンテーションを作成し、オーディエンスを感心させるプレゼンテーションのコツを理解しました。上記のステップに従えば、プレゼンテーションの準備は万端です。
