プロジェクトのプレゼンテーションを作成する
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- プレゼンテーションの内容のアウトラインを作成する。
- プロジェクトの重要なポイントを示す。
はじめに
では、アウトラインを作成しましょう。アウトラインは、コーポレートコミュニケーションの傑作を生み出す機会です。優れたプレゼンテーションを作成するためのアイデアを見てみましょう。
スライド 1
役員にプロジェクトの詳細を聞く時間があることはめったにありません。そのため、最初のスライドでプロジェクトの概要を紹介します。一目で理解できるように重要なポイントをまとめます。実際のところ、これが発表できる唯一のスライドとなる可能性がありますので、簡潔にポイントを説明してください。この 1 枚のスライドに力を入れることで、絶対必要な情報のみを提示することに集中せざるを得なくなります。箇条書きにするのが適切です (特に当日参加できない人を含む関係者全員にメールできるより詳細なプロジェクトプランを用意してある場合)。必要に応じて、または時間が許せば、残りのプレゼンテーション中に詳しく説明することも可能です。
スライド 2
このスライドでは、軽く方向性を示し、プランについて詳しく説明します。ここで、主な課題の概要、お客様のビジネス目標に沿う移行計画、将来の状態について説明します。次の項目を必ず含めます。
- プロジェクトの関係者
- 影響を受ける、またはアクションを起こす必要がある部門
- プロジェクトにかかる費用
- プロジェクトの完了までにかかる時間
プロジェクトにリスクが伴う場合は、それを認めることが重要です。リスクについてはここで説明することをお勧めします。討議や質問を通して経営陣から追加のリスクが指摘された場合は、必ずメモしておきます。
また、このときにプロジェクトの費用について話すことをお勧めします。費用の内訳とその資金をどこから調達できるかを少し踏み込んで説明してください。費用の見積を提示するときには、単なる予測であっても経費節減やメリットについて話すことが重要です。ここで肝心なのは、プロジェクトのビジネス面について考慮してある点です。初期費用の見積はプロジェクトの予算を導き出すために使用されることを念頭に置いてください。
スライド 3
ここでは、プロジェクトのタイムラインについて詳しく説明します。長期プロジェクトの場合は、プロジェクトを停止点またはフェーズで区切ります。停止点とは、さらに前進するかどうかを決定するために完了したフェーズの結果を評価するゲートです (継続/中止の決定点)。スライドにタイムラインを含める必要はありませんが、各フェーズで行われること、予想される時間、費用の内訳、既知のリスク、想定される変更を必ず説明してください。また、プロジェクトの期待される成果を強調することを忘れないでください。
スライド 4
プレゼンテーションの最後に、主要なフェーズと成果、予測される費用、期待される経費節減、既存の状態の変更点、目標とする状態をすばやく要約します。これは、役員に対してアクションを起こすことを呼び掛ける部分でもあります。役員にお願いしたいことは何ですか? または役員から何を得る必要がありますか? 必ず質疑応答の時間を取り、後でより詳細なプランをメールまたは配布することを伝えます。
プレゼンテーションを作成するときの一般的な考慮事項
プレゼンテーションを作成するときには以下の点に留意します。
流れを重視する
プロジェクトの概要、プロジェクトを提案する理由、どのようなことが起こると予想されるか、誰がアクションを起こす必要があるのか、そのアクションにどれぐらいの時間がかかるのかを明確に説明するプレゼンテーションを作成します。
1 つの最終目標を設定する
1 つの最終目標を設定することにより、トピックに集中することができます。データ、事実、見積、証拠のすべてで主要なポイントを裏付ける必要があります。1 つの最終目標を念頭に置けば、与えられた時間内に必要なことを伝えられるはずです。
関連する統計を含める
データを使用してストーリーを伝えます。統計がプロジェクトに関連していて、有効であることを確認します。プレゼンテーションを行う前に、データを念入りにチェックしてください。
注意を引くデータを提示する
インパクトを与え、このプロジェクトが現状に関連し、重要であることを納得させる最も関連性の高いデータを示します。
スライドのデザインに力を入れる
1 枚のスライドにコンテンツを載せすぎないようにします。一面にびっしりと文字を入力し、その中に重要な情報が埋もれてしまわないようにしてください。1 ページにあまりたくさんの色や言葉を含めることはお勧めしません。グラフは効果的ですが、データでごちゃごちゃにならないようにしてください。色を上手に使い、すべてにはっきりとラベルを付けます。スライドは情報を詰め込み過ぎずに見栄え良くする必要があります。
次は、プレゼンテーションを確実に成功させるコツを見てみましょう。
