支援者管理のレポートの理解

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • アウトリーチ戦略に役立つ情報を示す主要な総計値を特定する。
  • Salesforce のレポートツールを利用する。

実際に書き出しているかどうかは関係なく、実施するどの Salesforce キャンペーンにも目標があります。その目標を測定や定量化が可能な総計値に変換してみましょう!

主要な総計値を見極めることが大事

具体的な目標を設定すれば、アウトリーチ戦略に役立つ情報が示されるほか、チーム全体が何をすべきかを把握し、説明責任を果たすようになります。

チームが常に質問を抱き、Salesforce データに答えを求めるようになります。そして、あなたは Salesforce の能力の高さを認識しているため、質問を受けるたびに反射的に「その答えを示すレポートがありますよ」と言いたくなる衝動に駆られるかもしれません。ただし、レポートを作成する前に一旦立ち止まり、計画を立てることが大切です。

Salesforce レポートを最大限に活用する秘訣は、これまでに受けた質問を振り返り、フォローアップの質問を行い、要件を記述して、そうした要件をレポートの条件に対応付けることです。こうした手順を完了したうえで、レポートを実行して結果を取得し、必要に応じて繰り返します。こうした計画プロセスに従わずにレポートを作成してしまいたいという誘惑に屈しないことが大切です!

効果的なレポートの作成は、レポート計画から始まります。

この好例として、Cloudy College の年次支援ディレクターである Kyle Bower が先日、開発担当副学長である Virginia Cook から戦略的レポートの作成を依頼されました。Kyle への指示は、年間支援キャンペーンの成果を評価するようにというものでした。Kyle はいくつかの質問をした後で、上司が知りたいのは、Kyle が年間の個々の寄付募集目標を達成できそうかどうかであることだと明確に認識しました。こうした要件を踏まえて、その要件をレポートの条件に結び付け、実効的な行動の推進に活用できるレポートを作成することができました。

Kyle が作成したようなカスタムレポートを作成する場合は、次の手順を実行します。

  1. [レポート] タブに移動します。
  2. [新規レポート] をクリックします。
  3. レポートタイプに [商談] を選択します。

    レポートタイプに [商談] を選択して、[続行] をクリックします。

  4. レポートにデフォルトで含まれる項目の中から不要なものを削除します。次の項目はそのままにします。
    • フェーズ
    • 商談名
    • 取引先名
    • 金額
    • 完了予定日
  5. [行をグループ化] で、[フェーズ] を検索して選択します。

    列を追加または削除して、レポートに含める項目を取得します。次に、レポートの行をグループ化する項目を選択します。

  6. 左側のナビゲーションメニューで、[検索条件] タブを選択し、[表示] 検索条件を [私の商談] に変更します。次に、[完了予定日] 検索条件を [常時] に変更し、[適用] をクリックします。

    [検索条件] タブで、[完了予定日] 項目の [範囲] で [常時] を選択します。

  7. 左側のメニューから [アウトライン] セクションに戻り、[金額] 行を見つけます。項目名の横にあるドロップダウンメニューをクリックします。[集計] を選択して、[合計] を選択します。

    [アウトライン] タブを選択し、[金額] 列のドロップダウン矢印をクリックし、[集計]、[合計] の順に選択します。

  8. [グラフを追加] をクリックしてこのレポートに視覚的な要素を追加します。この場合はじょうごグラフが適切であるため、[設定] アイコンをクリックし、[じょうご] を選択してグラフの種類を変更します。

    [設定] アイコンをクリックして、レポートに表示されるグラフの種類を変更します。

  9. [保存して実行] をクリックすると、レポートが作成されます!

年次支援ディレクターの寄付募集の進行状況を示す Salesforce レポート

Salesforce レポートツールを使用した目標の達成

Salesforce のレポートツールヘルプを利用すれば、チームがその教育機関にとって最も重要なアドバンスメントの総計値を定義して追跡できます。レポートの結果を見れば、レポート計画がいかに大切かを実感できます。不要なレポートの作成を回避できるだけでなく、作成したレポートがアドバンスメントの目標達成に役立つものになります。

たとえば、Kyle と Virginia は Kyle の周到なレポート作成計画のお陰で、支援者のメール返信といった一般的な結果を吟味するのではなく、最重要リードに対する実際的なインサイトを確認することができます。

Kyle はまた、レポートに登録することもできます。そうすると、指定日時に配信するために、選択したケイデンスで選択したレポートが実行されるようにオートメーションが設定されます。

Kyle は Virginia のために作成したレポートに登録することにします。Kyle が登録するために実行した手順は、次のとおりです。

  1. [レポート] タブまたはレポート実行ページから、さらに表示 | [登録] をクリックします。
  2. [登録の編集] メニューから、登録スケジュールを設定します。Kyle は毎週月曜日の午前 9 時に配信することにしました。
  3. 必要に応じて、条件を追加します。設定したスケジュールに従ってレポートが実行されるときに、条件が評価されます。レポートは、すべての条件に一致した場合にのみメールで送信されます。
  4. [送付先] で、Kyle はすでに受信者として選択されています。他のユーザを追加するか、自分を削除するには、[メール受信者を編集] をクリックします。
  5. 使用可能なエンティティ種別の中から選択し、入力を開始すると、一致するすべての名前が表示されます。レポートにアクセスする権限を持つユーザ、グループ、ロールのみが一致のリストに表示されます。
  6. 一致するオプションの中から選択し、[追加] をクリックして、登録者のリストに追加します。必要に応じて、他のユーザ、グループ、ロールを追加し、[メール受信者を編集] ウィンドウを閉じます。
  7. [レポートの実行者] で、レポートを実行する人を指定します。Kyle は [自分] を選択します。
    • [自分] — あなたがレポートを実行し、受信者が、メール送信されたレポートのレポートデータをあなたとして確認します。
    • [別のユーザ] — レポートを実行する権限があり、レポートにアクセスできる人を指定します。
  8. [保存] をクリックします。

自分のレポートを選択することで進行状況が自動的に更新されるため、達成した目標や達成に必要な取り組みについてチームが常に認識できるようになります。

教育機関のアドバンスメンの取り組みをレポート機能でどのようにサポートできるかについて説明しました。次の単元では、Salesforce でレポートと共に使用されるダッシュボードについて見てみましょう。

リソース