支払の作成または編集

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • NPSP で支払と商談を連携させる方法を説明する。
  • 支払スケジュールを作成および編集する。

支払の概要

Sofia は、Robert Bullard の活動資金集めのホームパーティで集まったすべての支援の処理を終えました。このイベントには、No More Homelessness の卒業生、ボランティア、理事など、NMH のさまざまな賛助者が集まっていました。Robert がイベントで集まった小切手を渡しに NMH のオフィスに立ち寄ったとき、友人の 1 人、Jose Figueroa がキャピタルキャンペーンを確約したことを示す確認書も置いていきました (どの団体にも Robert のようなきわめて積極的な理事が必要ですね)。

資金調達において、確約とは一定期間に特定の金額を支払う約束のことです。確約は、条件付き (条件を満たした場合のみ支払期日が発生) または無条件 (付随する条件なし) にできます。Jose は、6 ヶ月ごとに $50,000 の分割払いにして、3 年間で $300,000 をキャピタルキャンペーンに支払うと確約しました。この場合、Jose の確約は、建物を新規購入という条件付きです。

確約は、組織の資金調達戦略の重要な構成要素であり、Nonprofit Success Pack で支払というオブジェクトを使用して管理されます。

支払では、通常は一定期間にわたって支払われる 1 つの商談の分割払いを定義できます。支払は、多くの場合、1 つの高額確約 (または助成金) の支援総額が一定期間内に分割して支払われるときの追跡に使用されます。

個人の支援に対する支払の作成

支払では、一定期間にわたる 1 つの支援を分割し、現在および将来の支払金額を追跡できます。支払が特に便利なのは、大口支援者または基金が支援や助成金に分割払いスケジュールが設定している場合です。

では、Sofia と一緒に 6 回払いの新規支援を作成して Jose の寛大な確約を追跡しましょう。

1.確約の総額に対して新規商談レコードを作成します。必ず、[完了予定日] を最終支払日、[フェーズ] 項目を [確約済み] (または該当するその他の進行中のフェーズ) に設定します。この場合、Sofia はまず $300,000 (Jose が確約した総額) の新規商談を作成します。

[新規支援] の詳細、商談名、完了予定日、フェーズ、その他の項目が含まれる

2.[保存] をクリックします。

3.作成した新規商談レコードを開きます。

4.[関連] タブで [支払] までスクロールダウンし、[支払のスケジュール] ボタンをクリックします。

[支払] が表示され、[支払のスケジュール] が強調表示された [商談] 関連リスト

5.[支払スケジュールを作成] セクションで、支払回数、初回支払の開始日、支払間隔を設定します。

この例では、Sofia は [支払数] 項目を 6 に設定しています。[最初の支払日] を Jose の支払の開始日 (初回支払の入金日) に設定し、支払間隔を 6 か月ごとに設定します。Sofia は次に、デフォルトの [支払方法] として [クレジットカード] を選択します (NPSP の標準オプションは、現金、小切手、クレジットカード)。

デフォルトでは、1 つの支援に対して最大 12 回の支払をスケジュールできますが、システム管理者が組織のニーズに基づいて設定可能な最大支払回数を変更している場合もあります。

6.[支払を計算] をクリックします。

[支払を計算] が表示された商談情報と支払スケジュール

このプロセスが完了すると、NPSP でスケジュール済み支払の編集可能なリストが作成されます。

6 回の編集可能なスケジュール済み支払のリスト。

この例では、支払計算機能により、初回の支払が 2018 年 11 月 4 日、2 回目の支払がその 6 か月後 (合意した支払間隔) というように 6 回の支払が作成されます。この時点で、必要に応じて、支払スケジュールの支払金額および日付を調整できます。これは、最終支払金額が異なる場合や、3 回目の支払予定日が別の日になる場合などに役立ちます。

7.このスケジュールを保存するには、[支払を作成] をクリックします。

商談の [関連] タブに戻ると、[支払] リストに新規支払スケジュールが表示されます。

商談の [関連] の詳細に、新規支払金額と状況のリストが表示されれます。

支払が入金されたら、このスケジュール済み支払リストに戻り、編集する支払の横にあるドロップダウンリストで [編集] をクリックし、[支払日] を入力し、[支払い済み] を選択して、変更を保存します。(注意: 次の文は非常に重要です!)最終支払が入金され、支払の全額が支払われたら、[商談フェーズ] 項目を [記帳済み] (または該当する成立フェーズ) に設定します。

1 回の支払の [編集] オプションが強調表示された関連する [支払]

Sofia は、キャピタルキャンペーンの確約と支払スケジュールを正常に入力しました。また、支払期日が近づいたら支援者に丁重なリマインダーを送信するように計画できます。

支払を使用して助成金の合意または契約に含まれる分割払いを追跡することもできます。このプロセスはよく似ていますが、開始するには、チームが助成金商談レコードタイプを使用して助成金商談を入力します。 

すでに説明したように、確約が条件付きで、何らかの理由で条件が満たされない場合もあります。そこで、次はスケジュール済み支払を取り消す方法を見てみましょう。

1 回以上のスケジュール済み支払の取り消し

支援者が特定の金額を確約したものの支払スケジュールを守れない場合や、1 回以上の支払を送金できない場合は、その支払を取り消す (キャンセルする) ことができます。残念ですが、非営利団体の資金調達において現実には支払の抜けや中断は発生するものなので、ここではどう処理するかを説明します。

1.取り消す支払が含まれる商談を検索します。

2.商談レコードの [関連] タブで、その支払の横にあるドロップダウンリストから [編集] をクリックします。

1 回の支払の [編集] オプションが強調表示された商談レコードの関連する [支払]

3.[取消] を選択します。

[取消] チェックボックスが強調表示された支払の編集の詳細

4.[保存] をクリックします。

支援者が支払を完全に停止した場合 (悪夢です)、将来のスケジュール済み支払をすべて取り消すことができます。

  1. 取り消す支払が含まれる商談を検索します。
  2. [支払] 関連リストで、[支払の消去] をクリックします。

[支払の消去] メニューオプションが強調表示された商談レコードの [支払] の詳細

3.[残高の消去] ページで、[支払の消去] セクションの日付を見てください。デフォルトでは、現在の日付が表示され、その日より後の残りの支払がすべて取り消されます。将来の日付を選択し、その日付より後の支払を取り消すこともできます。

[支払の消去] フォーム

4.[支払を取り消し] をクリックします。商談レコードに戻ると、Salesforce によって残りの未払いの支払が自動的に合計され、1 つの未払いの取り消しとして表示されます。(取り消しの詳細を表示するには、新しい支払番号をクリックします)。

取り消された 1 回の支払が強調表示された [支払] 情報の詳細

リソース