支援の作成または編集

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • NPSP で商談を使用して支援を追跡する方法を説明する。
  • 個人からの支援を作成する。
  • 組織からの支援を作成する。
  • 支援積み上げ集計が Salesforce でどのように機能するかを説明する。

支援と No More Homelessness 

Nonprofit Success Pack (NPSP) は、資金調達活動を効率的に実施できるようにするもので、架空の非営利団体である No More Homelessness (NMH) のすべてのチーム (開発、プログラム管理、コミュニケーション・支持) がその有用性を認識しています。 

  • 開発業務では、NMH の開発ディレクターである Aniyah Thompson が、次回の資金調達イベントの計画に意欲的に取り組んでいる姿を目にすることも珍しいことではありません。Aniyah は特に、新規支援者や見込み支援者を育成し、NMH に対するエンゲージメントを深めることに強い関心を抱いています。
  • 他方、プログラム管理チームは、かつて NMH のクライアントであった卒業生と協力して、各自のサクセスストーリーを紹介する講演イベントを開催しています。こうしたイベントのほぼすべてで、ボランティア活動や支援、またはその両方を通して NMH に対する関心が高まります。
  • さらに、コミュニケーション・支持チームのメンバーは、ボランティアと一緒に活動するときにこうした関心がさらに深まるため、ボランティアに地域社会で NMH の支持イベントを企画し進行してもらいたいと考えています。こうした機会はたくさんあります。

つまり、NMH (や他の非営利組織) のあらゆるチームが支援管理プロセスについて理解しておくことが重要です。 

では、NMH の開発担当者である Sofia Rivera が、先般ある理事が開催した活動資金集めのホームパーティで寄せられた多数の支援を入力するところを確認し、支援管理プロセスに NPSP がどのような形で役立つのかを詳しく見ていきましょう。 

NPSP を使用した支援管理

Sofia が札束をラップトップに入れています。

ご存知のとおり Salesforce では、寄付や助成金の情報はすべて商談という Salesforce の標準オブジェクトで追跡します。NPSP での Salesforce の使用法については、Trailhead の「Nonprofit Success Pack を使用した賛助者データの管理」モジュールで確認してください。NPSP で商談は通常支援または助成金 (収益) を指しますが、次の数種類の商談があり、レコードの新規作成時に選択できます。

  • 支援
  • 助成金
  • 現物支援
  • 大口支援
  • マッチングギフト
  • 会員

タイプを選択すると、それ以降はそのレコードタイプによって定義される特定のプロセスとパスを進みます。選択したタイプに応じて、表示されるページレイアウトや項目が異なることがあります。これにより、データ入力やレポート作成が効率化されます。システム管理者がニーズに応じてレコードタイプを追加または削除し、レコードタイプリストをカスタマイズすることもできます。 

さらに、商談の各レコードタイプに加え、NPSP での支援管理に関連するいくつかの主要な概念の基本を理解しておくと役立ちます。さっそく確認しましょう。

商談積み上げ集計

一定期間における複数の項目の累計額の合計。たとえば、[これまでの支援回数]、[これまでの世帯支援総額]、[今年のソフトクレジット数] などがあります。商談積み上げ集計は、明示的には示されませんが、取引先オブジェクトと取引先責任者オブジェクトの [支援情報] セクションに表示されます。たとえば、[これまでの支援総額] は、一定期間の支援額すべてが 1 つの項目値に積み上げ集計された合計を示します。これらの項目は、取引先責任者の詳細ページに取引先責任者の支援履歴のサマリーとして表示されます。

継続支援

一定期間に複数回行われる支援。継続支援は、無期限で永久に継続するか、開始日と終了日が設定された固定期間の支援 (毎月、毎年など) にすることができます。No More Homelessness では、継続支援を行うのは、多くの場合、1 年間毎月 1 人 (または複数) の人物に対するサービスを資金援助する支援者です。継続支援については、次の単元で詳しく説明します。

支払

NPSP では、支払は、一定期間の支援を分割できるようにするオブジェクトです。支援者が $1,000 を確約し、半分はすぐに、残りの半分は 3 か月以内に支払うと表明している場合、支払を使用して追跡できます。支援の大半は一度に全額が支払われるため、デフォルトでは、NPSP は支援ごとに 1 つの支払を作成しますが、必要であればいつでも複数の支払を作成し、以降の支払を追跡できます。支援者がコミットメントを果たせない場合は、支払を取り消すことさえできます。

個人からの支援の追加

主要な用語の概要は理解できたところで、基本に戻り、支援を入力しましょう。Sofia は、この小切手の束のうち、すべての新規支援者について取引先責任者レコードを作成しました。次は、これらの支援者からの支援を入力します。NPSP に支援を入力するには 2 つの方法があります。取引先責任者レコードで [新規支援] ボタンを使用するか、[商談] タブに移動して [新規] ボタンをクリックします。

シンプルな支援については、取引先責任者レコードから支援を入力することをお勧めします。ここではその方法でやってみましょう。Sofia と一緒に、Candace Evans からの 1 回限りの支援を入力します。

  1. グローバル検索ボックスに取引先責任者の名前を入力し、その支援者の取引先責任者レコードをクリックします。

グローバル検索と結果のリスト

2.取引先責任者レコードで、[新規支援] をクリックします。

[新規支援] ボタンが表示された取引先責任者レコード

3.商談レコードのフォームの各項目に入力します。デフォルトでは、次の項目があります。

  • 商談名: 事前入力されていない場合は、項目名を入力します (システム管理者があなたの代わりに商談名を事前入力していることがあります)。
  • フェーズ: 各商談に独自のフェーズのセット (重複する場合もある) があり、支援が資金調達パイプラインのどの位置にあるかが反映されます。繰り返しになりますが、これは Salesforce であるため、用語が使い慣れたものとは少し異なる場合があります。セールスの世界では、商談は「成立」するため、支援にもこの用語を使用します。手元に小切手がある場合は、「成立」に似た、支払の受領を示すフェーズを入力します。
  • 完了予定日: フェーズに応じて、示す内容が次のようになります。
    • 商談がまだ「成立」していない場合、完了予定日が支払の受領予定日を示すように変更できます。これは通常、大口の支援や助成金に使用されます。
    • 商談が「成立」している場合、完了予定日は支払の受領日を示します。これは多くの場合、支援が記録された日で税金申告用領収書に使用します。
  • 金額 (省略可能).
  • 主キャンペーンソース (省略可能): ここではキャンペーンについて詳しく説明しませんが、キャンペーンは、1 つの共通のイニシアティブの下で非営利団体のチームや部門ごとに商談 (やその他の活動) をグループ化する効率的な手段になります。多くの場合、組織はこの項目を使用して、年次の活動資金集めのアピールやその他の種類の活動資金集めキャンペーンで募った寄付を追跡します。必須項目が表示された [新規支援] フォーム

4.[保存] をクリックします。

5.取引先責任者レコードの [関連] タブをクリックして [商談] 関連リストを表示します。次に、商談名をクリックして新規支援を表示します。

商談が強調表示された取引先責任者レコードの関連リスト

新規商談レコードを開くと、[新規支援] ボタンをクリックしたときよりも多くの項目が表示されます。これは、[新規支援] ボタンが Salesforce でクイックアクションと呼ばれるものであるためです。一種のショートカットです。商談レコードをすばやく作成するのに必要な基本項目のみが含まれています。別の商談レコードタイプを選択する場合や、支援について他のデータを入力する場合は、取引先責任者レコードの [商談] 関連リストにある [新規] ボタンを使用して新規商談を作成してください。

[商談] の [新規] ボタンが強調表示された取引先責任者レコード

Sofia は、個人支援者からの支援のレコードを正常に作成しました。一方で、理事のホームパーティで集まった小切手の束を処理していくと、地元の企業 Cloud Kicks (オーナーが理事の友人) からの小切手がありました。すでに説明したように、商談オブジェクトは、個人や組織からの支援を管理するために使用されるため、次は、企業または組織からの新規支援を作成しましょう。

企業または他の団体からの支援の追加

企業やその他の団体からの支援は、個人からの支援とほぼ同じ方法で作成します。では、Sofia と一緒に Cloud Kicks からの支援を作成しましょう。

  1. 新しい支援に関連付ける取引先を開きます。
  2. 組織取引先レコードで、[関連] タブをクリックします。
  3. [商談] リストで、[新規] をクリックします。

[商談] と [新規] が強調表示された取引先レコードの [関連] の詳細

4.支援レコードタイプを選択し、[次へ] をクリックします。

選択された [支援] が強調表示された [新規商談] フォーム

5.必須項目に入力します。デフォルトでは、次の項目があります。

  • 商談名
  • 取引先名
  • 完了予定日
  • フェーズ
メモ

メモ

[商談名] は必須であるため、その項目には値が必要です。NPSP によってその項目が事前入力されるようにシステム管理者が設定している場合、操作は不要です。ただし、項目が空の場合は値を入力する必要があります。

商談名、取引先名、主取引先責任者、金額、その他の項目が表示された [新規商談: 支援] フォーム

6.[保存] をクリックします。[商談] 関連リストの商談名をクリックすると、支援レコードが表示されます。

商談が強調表示された取引先レコードの関連リスト

Sofia は個人と企業からの 1 回限りの支援を簡単に入力できましたが、NPSP の本当の実力は支援者の全体像を把握できることにあります。数か月後、支援を入力した Candace Evans やその他の支援者についてより広い範囲の支援履歴を確認する必要が生じたら、どうすればよいでしょうか? 商談積み上げ集計を入力すれば良いのです。

商談積み上げ集計

[商談積み上げ集計] には、総合計を含む、他の関連レコードからの情報が表示されます。つまり、積み上げ集計項目では、1 つのレコードからの情報を自動的に「積み上げ集計」して、別の関連レコードに表示できます。たとえば、世帯取引先レコードの [これまでの支援総額] には、その世帯からのすべての支援の合計値が表示されます。これは、すべての関連商談レコードから 1 つに積み上げ集計された合計値です。NMH の開発ディレクターである Aniyah Thompson は商談積み上げ集計を愛用しています。取引先責任者または世帯の詳細ページで支援者による支援の概要を把握でき、各支援者のエンゲージメントレベルを一目で確認できるようになるためです。 

1 つの世帯合計に加算された 3 つの別個の支援。

NPSP の取引先レコードと取引先責任者レコードには、関連する商談に基づいて合計を表示する、複数の積み上げ集計項目が含まれています。これらは、ページレイアウト上で、会員情報、これまでの支援総額、ソフトクレジット、世帯の支援、支援指標などのセクションにグループ化されることがあります。

[これまでの支援総額] と [これまでの支援回数] が表示された [支援総額] の詳細

[支援総額] セクションには、[これまでの支援回数] (商談 2 件) と [これまでの支援総額] (金額 $1,200) が含まれています。この積み上げ集計に含まれる商談とその詳細を正確に解明するには、この取引先を参照し、商談を個別に調べる必要があります。とはいえ、積み上げ集計では、すべての商談について集約した情報が得られます。

システム管理者が選択したページレイアウト上の表示内容に応じて、次の積み上げ集計概要セクションが取引先ページと取引先責任者ページに表示されることがあります。

支援情報
特定の世帯取引先または組織取引先に関連付けられた支援 (商談) に関する概要をすばやく把握できます。ここには、支援日、支援金額 (平均、最大、最小) などの情報が表示されます。
支援総額
さまざまな期間に取引先から受けた支援の累計値が表示されます。たとえば、今年、前年、および 2 年前の支援総額が表示されます。また、[N 日間の支援総額] の N の値を設定して、カスタム期間を設定することもできます。
会員情報
組織で会員制を使用している場合、積み上げ集計情報が含まれます。会員に関する詳細は、「Power of Us Hub」オンラインコミュニティで入手可能な NPSP ドキュメントを参照してください。
取引先に関する追加の積み上げ集計情報
上記のセクションに加え、取引先責任者レコードには、ソフトクレジットに関する積み上げ集計情報と世帯の支援情報 (世帯の当該個人以外の全員からの支援合計の積み上げ集計) も含まれます。
メモ

メモ

積み上げ集計項目は「参照のみ」にすることを検討してください。項目を直接編集できる場合もありますが、それらの項目は夜間処理で他の入力値から再計算されて上書きされます。

Sofia は、個人と組織からの支援を正常に入力できました。今回、支援はシンプルな 1 回限りの支援でした。確約を入力する必要がある場合はどうなるでしょうか? 継続支援の場合は? 安心してください。NPSP ではこうしたシナリオがサポートされており、次の単元で学習します!

リソース

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