支援の割り当ての作成と編集

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • 一般会計単位の目的を述べる。
  • 商談の割り当てを作成または変更する。
  • 継続支援やキャンペーンに割り当てを設定する方法を理解する。

割り当ての概要

多くの非営利団体は資金会計と一般会計単位 (GAU) を使用して支援を追跡しています。GAU とは、特定用途のため、または支援者、助成機関、管轄官庁、法令によって規定された制限に従うために分離可能な資金です。Nonprofit Success Pack の一般会計単位の割り当て機能では、商談として記録する資金を 1 つ以上の GAU に分割できます。

割り当ては、商談または支払の総額のパーセントとして、または特定通貨の金額として定義できます。Nonprofit Success Pack (NPSP) では、GAU に、指定した割り当ての積み上げ集計情報が含まれています。割り当てはキャンペーンや継続支援に指定することもできます。詳細は後で説明します。

GAU は、NPSP を使用する非営利団体と同様に、用途や名前が多様です。さまざまな可能性があるため、NPSP では、勘定科目表に合わせて必要な数の GAU を定義できます。そうすると GAU の部分として支援を入力および追跡できます。

では、架空の非営利団体である No More Homelessness (NMH) のような組織が割り当てを作成または変更する例をいくつか手順に沿って確認しましょう。

商談の割り当てを作成または変更する

NMH 組織では、女性を対象とするサービスのサポートに特化した資金を調達するキャンペーンを実施しています。そのため、特に「Women's Services」 (女性対象プログラム) に割り当てられた GAU 資金があります。支援者は、支援の一部または全部をこの資金に指定することで、自分の寄付金が具体的に何に使われるかを知ることができます。

NMH フードバンクのカウンターの前にいる若い女性とその子供の画像。

[商談の割り当てを管理] ページを使用して、商談の割り当てを作成または変更できます。最初に商談を作成し、支援金額を入力してから、その支援を該当する GAU に割り当てることができます。

NMH の開発担当者である Sofia は、Candace Evans から受け取った $100 の支援の商談レコードを作成し終え、支援者の指示に従って支援を割り当てる準備ができています。Candace は、寄付をしたときに、支援の 50% は Women's Services に、50% は NMH の「Food Pantry Programs」 (フードバンクプログラム) に割り当てるように具体的に指示しました。

では、Sofia と一緒にこの支援の割り当てを作成しましょう。

  1. 割り当てる商談レコードを開きます。
  2. [関連] リストをクリックします。
  3. [一般会計単位の割り当て] 関連リストで、[割り当ての管理] をクリックします。([一般会計単位の割り当て] 関連リストが表示されない場合は、システム管理者が設定していない可能性があります)。デフォルトの割り当てを設定している場合、デフォルトの GAU にすでにある支援の総額が表示されます。

    [割り当ての管理] が強調表示された商談レコードと関連する一般会計単位の割り当てオブジェクト
  4. 商談の総額がページ上部に表示されます。支援の一部または全部を割り当てる GAU の名前を入力します。
  5. 支援のうち、その GAU に割り当てるパーセント (または金額) を入力します。支援のまだ割り当て可能な金額が [割り当て] の下部に表示されます。
  6. 支援を追加の GAU に割り当てるには、[行を追加] をクリックします。割り当てを削除するには、[削除] をクリックします。

    [行を追加] と [保存] が強調表示された [商談の割り当てを管理] の [一般会計単位] フォーム
  7. 割り当てが完了したら、[保存] をクリックします。

あっ! めったにないことですが、Sofia はうっかり「Transitional Housing Capital Campaign」 (一時滞在施設キャピタルキャンペーン) GAU の割り当てを作成してしまいました。2 つ目は「Food Pantry Programs」の割り当てを作成するはずでした。支援者の希望を満たすには、割り当てを変更する必要があります。

割り当てを変更する手順は、次のとおりです。

  1. 変更する割り当てが含まれる商談を開きます。
  2. [関連] リストをクリックします。
  3. [一般会計単位の割り当て] 関連リストで、[割り当ての管理] をクリックします。

    [割り当ての管理] が強調表示された商談レコードと関連する一般会計単位の割り当て
  4. Sofia は割り当てを「Food Pantry Programs」に変更します。ここでは、GAU の名前の変更、割り当てる金額の変更、支援の金額からパーセントへの変更、割り当ての追加、割り当ての削除ができます。

    検索オプションと [保存] が強調表示された [商談の割り当てを管理] の [一般会計単位] フォーム
  5. [保存] をクリックします。

Sofia は、NPSP で GAU を正常に入力して変更できました。これにより、制限付きおよび制限なしの資金について簡単にレポートでき、計画と突き合わせにおいて財務および会計チームと適切に連携できるようになりました。

メモ

メモ

割り当てが関連付けられた商談の金額を変更すると、パーセントベースの割り当てとデフォルトの割り当て (デフォルトが有効化されている場合) が再計算されます。新規商談金額が割り当ての総額より少ない場合、エラーが表示され、商談は更新されません。その場合、割り当ての金額を減らしてから、商談金額を減らします。

割り当ての積み上げ集計の使用

一般会計単位の割り当てには、各 GAU に指定した割り当てを追跡するのに役立つ、一連の積み上げ集計が付属します。これらの GAU 積み上げ集計を見つけるには、アプリケーションランチャー () に移動し、「一般会計単位」を見つけて選択します。

特定の GAU が強調表示された一般会計単位の [最近参照したデータ]

積み上げ集計にはあらかじめ設定が定義されていて、必要に応じて変更できます。設定で除外されている商談レコードタイプがあるか、その他のカスタマイズが行われているかを把握するには、システム管理者に問い合わせてください。

[割り当て情報] と [割り当て総額] が表示された一般会計単位の詳細

[GAU] ページには、[完了] または [成立] フェーズの商談 (設定によっては支払) に指定されている割り当てからの積み上げ集計情報が含まれています。積み上げ集計情報は夜間に自動的に更新されますが、[GAU] ページで [積み上げ集計の再計算] ボタンをクリックしても更新できます。

継続支援の商談の割り当てを作成する

継続支援に割り当てを指定すると、継続支援スケジュールの一部として作成される商談または支払には自動的にそれらの割り当てが適用されます。継続支援の割り当てを作成する方法は、1 回限りの支援の割り当てを作成する場合と似ていますが、継続支援に指定されている進行中の商談に、適宜、支援が自動的に割り当てられる点が異なります。

1 回限りの支援と同様に、継続支援の [一般会計単位の割り当て] 関連リストの [割り当ての管理] ボタンを使用して、継続支援の割り当てを作成および管理します。方法は次のとおりです。

  1. 割り当てを作成する継続支援を開きます。NMH の Sofia は、前の単元で作成した Candace Evans の継続支援を開きます。
  2. [関連] をクリックします。
  3. [一般会計単位の割り当て] 関連リストで、[割り当ての管理] をクリックします。

    継続支援レコードの強調表示された [関連] タブと [割り当ての管理] ボタン
  4. 支援を割り当てる GAU の名前を見つけて選択します。Sofia は 1 行目に見つけた Transitional housing を選択します。
  5. 支援のうち、その GAU に割り当てる金額またはパーセントを入力します。Sofia は [パーセント] 項目に 50 と入力します。
  6. 行を追加するために [行を追加] をクリックし、Food pantry の GAU を入力します。
  7. 支援のうち、その GAU に割り当てる金額またはパーセントを入力します。Sofia は [パーセント] 項目に 50 と入力します。
  8. 行が足りない、または多すぎる場合
    1. [行を追加] をクリックして行を追加します。
    2. [削除] をクリックして行を削除します。

      [継続支援割り当てを管理] フォーム
  9. 割り当てが完了したら、[保存] をクリックします。商談レコードの関連リストで、支援が今後の支援に正しく割り当てられていることを確認できます。

    商談レコードの [一般会計単位の割り当て] リスト

継続支援の割り当てを変更する必要がある場合、その手順は次のとおりです

  1. 変更する割り当てが含まれる継続支援を開きます。
  2. レコードの [関連] タブをクリックします。
  3. [一般会計単位の割り当て] 関連リストで、[割り当ての管理] をクリックします。
  4. 必要に応じて割り当てを変更します。たとえば、GAU の名前の変更、割り当てる金額の変更、金額からパーセントへの変更ができます。また、割り当ての追加や削除もできます。
  5. 割り当てが完了したら、[保存] をクリックします。

一般会計単位の割り当てと継続支援について理解しておくべき重要事項がいくつかあります。

  • 継続支援に追加された新規商談には、自動的にその継続支援の割り当てが適用されます。たとえば、NMH の支援者である Candace が自立支援住宅プログラムとフードパントリーに毎月支援を行う場合、Candace の継続支援レコードに割り当てが適用されると各割賦商談にその設定が反映されます。
  • 継続支援の新規割り当てを追加したり、既存の割り当てを変更または削除したりすると、NPSP によって新しい割り当てがその継続支援のスケジュールに含まれる進行中の商談に適用されます。スケジュールに含まれる完了した商談の割り当ては変更されません。

継続支援が関連付けられている商談の金額が null から値に更新されると、デフォルトの割り当て GAU ではなく、継続支援の GAU に基づいて割り当てが作成されます。

キャンペーンの商談の割り当てを作成する

キャンペーンに割り当てを指定する場合、キャンペーンの一部として作成される商談または関連支払には自動的にそれらの割り当てが適用されます。キャンペーンの [一般会計単位の割り当て] 関連リストの [割り当ての管理] ボタンを使用して、キャンペーンの割り当てを作成および管理します。

一時滞在施設用の建物を新規購入するための NMH のキャピタルキャンペーンを思い出してください。Sofia は、NPSP でこの建物キャンペーンの割り当てを作成して、今後の支援を入力するときの手順を簡略化します。 

Sofia と一緒に、キャンペーンの商談の割り当てを作成しましょう。

  1. 割り当てを作成するキャンペーンを開きます。
  2. [関連] リストをクリックします。
  3. [一般会計単位の割り当て] 関連リストで、[割り当ての管理] をクリックします。

    [関連] タブと一般会計単位オブジェクトの [割り当ての管理] オプションが強調表示されたキャンペーンレコード
  4. 支援を割り当てる GAU の名前を入力します。
  5. 支援のうち、その GAU に割り当てるパーセント (または金額) を入力します。

    [保存] が強調表示された [キャンペーンの割り当ての管理]
  6. 割り当てが完了したら、[保存] をクリックします。これで、このキャンペーンに支援を関連付けると、割り当てが自動的に作成されます。

キャンペーンの割り当てを変更する手順は、次のとおりです。

  1. 変更する割り当てが含まれるキャンペーンを開きます。
  2. [関連] リストをクリックします。
  3. [一般会計単位の割り当て] 関連リストで、[割り当ての管理] をクリックします。
  4. 必要に応じて割り当てを変更します。GAU の名前の変更、割り当てる金額の変更、金額からパーセントへの変更、割り当ての追加、割り当ての削除ができます。
  5. 割り当てが完了したら、[保存] をクリックします。

一般会計単位の割り当てとキャンペーンについて覚えておくべき重要事項がいくつかあります。

  • 割り当てが関連付けられたキャンペーンに追加された新規商談には、自動的にそれらの割り当てが適用されます。
  • キャンペーンの既存の割り当てを新規追加、変更、または削除すると、そのキャンペーンに入力される新規商談のみが影響を受けます。すでに入力されている商談は変更されません。
  • キャンペーンと継続支援の両方が指定されている商談では、継続支援の割り当てが優先されます。
  • 既存の商談に対してキャンペーンを追加または削除しても、商談の割り当ては変更されません。

割り当てとマルチ通貨に関する注意事項

一般会計単位機能ではマルチ通貨がサポートされます。GAU は任意の通貨に設定でき、積み上げ集計項目では集計済み割り当ての通貨換算が考慮されます。割り当ては関連付けられている商談、キャンペーン、または継続支援の通貨を継承することだけを覚えておいてください。

リソース

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