支援の受領確認

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 支援の受領確認メッセージをメールで送信する。
• 印刷された支援の受領確認通知書を作成する。
• 支援のカスタムフォローアップ活動および ToDo を追加する。

支援は、非営利団体の 1 つ以上のチームや部門と関係のあるさまざまな賛助者から寄せられる可能性があるため、組織内のすべてのチームメンバーが支援の受領確認プロセスについて十分に理解しておくことが重要です。そして、このプロセスには多大な時間を要すると感じているとしても、あながち間違いではありません。けれども、支援者との関係を構築していくためにあなたが実践できる極めて重要な任務の 1 つでもあります。では、Nonprofit Success Pack (NPSP) によってこのプロセスが多少なりとも簡単になるところを見ていきましょう。 

1 つの商談レコードの受領確認をメールで送信する

NPSP は、商談の受領確認やお礼状をアプリケーションから直接メール送信できる機能を備えています。

開始するには、商談の詳細ページに移動し、[主取引先責任者] 参照項目に該当する取引先責任者がリストされることを確認します。次に、アクションメニューに移動し、[メール受領確認] を選択します。

メール受領確認アクションを選択すると、次の操作が行われます。

• 選択された商談の [受領確認の状況] 項目が [今すぐメール受領確認] に更新されます。
• メールを送信するオートメーション (Salesforce ではワークフロールールと呼ばれる) がトリガされます。このワークフロールールにより、商談の [受領確認の状況] と [受領確認日] も更新されます。

受領確認が正常に行われると、[受領確認の状況] が [承認済み] に変更され、[受領確認日] が現在の日付に設定されます。

受領確認が失敗したレコードについては、[受領確認の状況] が [メール受領確認未送信] に変更されます。受領確認は、メールアドレスがない、不達メールなど、さまざまな理由で失敗する可能性があります。

システム管理者は、こうした自動生成されるメールに使用するメールテンプレートを設定およびカスタマイズできます。テンプレートを確認する場合は、システム管理者に問い合わせてください。

複数の商談レコードの受領確認をメールで送信する

NPSP では、一度に複数の商談レコードの受領確認メールを送信することもできます。最初に [商談] タブをクリックし、[承認予定] リストビューを選択します。リストでは、ヘッダーのチェックボックスを使用してすべての商談を選択することも、特定の商談を選択することもできます。最後に、[メール受領確認] をクリックします。

このボタンをクリックすると、次の操作が行われます。

• 選択された商談の [受領確認の状況] 項目が [今すぐメール受領確認] に更新されます。
• メールを送信するワークフロールールがトリガされます。このワークフロールールにより、各商談の [受領確認の状況] と [受領確認日] も更新されます。

このボタンをクリックすると、次のページも表示され、各受領確認が正常に送信されたかどうかを確認できます。

受領確認が正常に行われると、[受領確認の状況] が [承認済み] に変更され、[受領確認日] が現在の日付に設定されます。受領確認が失敗したレコードについては、[受領確認の状況] が [メール受領確認未送信] に変更されます。

印刷された支援の受領確認通知書を作成する

メールが、手書きのメモを含む手紙に及ばないときもあります。Salesforce と NPSP を使用して、印刷された支援受領確認通知書を作成するには、いくつかの異なる方法がありますが、ニーズに応じて少し余計に時間が (場合によってはコストも) かかります。

一般に、AppExchange にあるドキュメント生成アプリケーションを使用して、1 通または複数の通知書の受領確認プロセスや、毎年の税金申告用領収書の印刷を自動化することをお勧めします。こうしたアプリケーションには追加のコストがかかりますが、多くの場合、非営利団体向けの割引が用意されています。組織でこの目的にアプリケーションを使用しているかどうか、システム管理者に確認してください。

印刷された受領確認通知書を作成するもう 1 つの方法は、レポートを実行し、Google ドキュメントや Microsoft Word のようなドキュメント作成アプリケーションを使用する差し込み印刷に必要な項目を含めることです。たとえば、世帯による支援の受領確認を行う場合は、差し込み印刷に使用する主取引先責任者項目を含む、商談レポートを実行してもよいでしょう。

Salesforce でレポートを実行した後、データをスプレッドシートにエクスポートし、そのシートを差し込み印刷のデータソースとして使用します。

たとえば、NMH の開発担当者 Sofia は、支援受領確認テンプレートを Google ドキュメントとして設定しています。 

• 受領確認する支援が 1 件だけならば、値を手動で入力し、通知書とラベルを印刷して、商談レコードの [受領確認の状況] 項目と [受領確認日] 項目を個別に更新します。
• 大量の支援受領確認通知書を作成する場合は、それらの支援について取引先責任者の役割レポートで商談をエクスポートしてから、スプレッドシートを Google シートにインポートします。次に、Google シートのデータを使用して Google ドキュメントで通知書を差し込み印刷します。通知書を印刷したら、商談 ID、受領確認の状況、受領確認日の各項目を含むレポートをシステム管理者に渡します。システム管理者はそれらの商談レコードの受領確認項目を一括更新できます。

フォローアップ ToDo と活動

通知書の送信や支援者への感謝以上のことをしたい場合もあります。組織のベストプラクティスに応じて、組織の別のユーザ (たとえば、専務理事) のために、支援者に電話をかけて個人的に感謝を伝えるための ToDo や、その他のフォローアップ ToDo を作成する必要が生じることがあります。

NMH が Jose Figueroa (理事のホームパーティにいた人です) からキャピタルキャンペーンへの大口支援の確約を取り付けた際、Sofia は専務理事のために 2 つの ToDo を作成したいと考えます。1 つは、専務理事が支援者に電話をかけて直接感謝を伝えるための ToDo、もう 1 つはこのキャピタルキャンペーン支援をまとめた理事に電話をかけて感謝を伝えるための ToDo です。

Sofia と一緒にこの特定の支援に関連するフォローアップ ToDo を作成しましょう。

1.ToDo を関連付ける商談レコードを開きます。

2.商談レコードの活動コンポーザで、[新規 ToDo] タブをクリックし、次のデータを入力します。

• 件名
• 種別
• 期日

[関連先] 項目では、この商談レコードが事前選択されています。[新規 ToDo] タブが表示されない場合は、商談オブジェクトで使用可能なクイックアクションに追加するように、システム管理者に依頼してください。

3.[割り当て先] 項目で、ToDo を割り当てる同僚を選択します。この場合、Sofia は専務理事の Kim Friedman を選択します。

4.[保存] をクリックします。「Thank You Call」 (感謝の電話) ToDo が、この商談レコードの活動タイムラインの [次のステップ] の下に表示されました。

Sofia の専務理事にも、[ToDo] タブにこの ToDo がリストされ、アプリケーション内通知で新規 ToDo に関するアラートが表示されます。また、チームの全員が、いつ ToDo が割り当てられ、完了したかを商談レコードで確認できます。

ToDo を作成すると、支援者または支援に関連する次のステップやアクションを簡単に管理できます。別のモジュールでは、組織の資金調達担当者が支援者を管理して育成から支援依頼まで進めるうえで NPSP がどう役立つかを詳しく説明します。

リソース

• NPSP ドキュメント: Acknowledge Donations by Email (メールによる支援の受領確認)
• NPSP ハウツー動画: Donation Acknowledgments (支援の受領確認)
• AppExchange: Document Generation (ドキュメント生成)
• Google スライドプレゼンテーション: Merge Google Spreadsheet Data with Google Documents (Google ドキュメントへの Google スプレッドシートデータの差し込み)