支援の受領確認

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

支援の受領確認メッセージをメールで送信する。
印刷された支援の受領確認通知書を作成する。
支援のカスタムフォローアップ活動および ToDo を追加する。

謝意を示す

非営利団体のさまざまなチームや部門と関係のある支援者から支援が寄せられることが少なくありません。そのため、組織の全員が支援の受領確認プロセスについて理解している必要があります。

確かにこのプロセスには時間がかかりますが、支援者との関係を育むためにあなたができる極めて重要なことの 1 つです。

では、Nonprofit Success Pack (NPSP) を使用して、さほど手間をかけずにお礼を述べる方法を見ていきましょう。

警告

この単元では、支援者にメールを送信する手順について説明します。この手順で実際のメールが実際の支援者に送信される可能性があるため、テストで取引先責任者のメールアドレス (自身の個人用または仕事用のメールなど) が使用される可能性があることがわかっている場合は、商談レコードの使用に注意を払います。または、メールの送信が [システムメールのみ] または [アクセス権なし] に設定されている Sandbox 組織でテストします。

1 つの商談レコードの受領確認をメールで送信する

NPSP は、受領確認やお礼状をアプリケーションから直接支援者にメール送信できる機能を備えています。

まず、商談レコードを開き、[主取引先責任者] 参照項目に適切な取引先責任者が表示されていることを確認します。先ほど警告したとおり、この手順の練習ではテスト用のアドレスを使用してください!

次に、クイックアクション (おそらくクイックアクションの [アクションを表示] ( [アクションを表示] ドロップダウンアイコン ) の下) に移動して、[メール受領確認] を選択します。(NPSP の Trailhead バージョンがインストールされた Trailhead Playground でこの手順を実行している場合、この機能が無効になっていることがあります。)

[Candace Evans Donation (Candace Evans 支援)] 商談レコードページにあるクイックアクションの [アクションを表示] メニューの [メール受領確認] ボタン

メール受領確認アクションを選択すると、次の操作が行われます。

メールを送信する自動化がトリガーされます。
メールが正常に送信された場合は商談の [受領確認の状況] 項目が [承認済み] に更新され、受領確認に失敗したレコードは [メール受領確認未送信] に更新されます。受領確認に失敗する可能性があるのは、メールが不達になった場合や、主取引先責任者レコードにメールアドレスがない場合です。
商談の [受領確認日] 項目が現在の日付に更新されます。
状況ページに、正常に送信された受領確認と失敗した受領確認が表示されます。

システム管理者は、こうした自動生成されるメールに使用するメールテンプレートを設定およびカスタマイズできます。テンプレートを確認する場合は、システム管理者に問い合わせてください。

複数の商談レコードの受領確認をメールで送信する

NPSP では、複数の商談レコードの受領確認メールをまとめて送信することも可能です。

[商談] タブをクリックします。
リストビューの名前 (おそらく [最近参照したデータ]) をクリックして、[承認予定] リストビューを選択します。このリストビューはデフォルトで、[受領確認の状況] が [承認予定] または [メール受領確認未送信] の商談レコードに絞り込まれています。
リストビューのチェックボックスを使用して受領確認する商談を選択します。
[メール受領確認] をクリックします。

10 件のレコードが選択されている [承認予定] 商談リストビューの [メール受領確認] ボタン

1 つの商談レコードのメール受領確認アクションと同様に、この自動化によって商談ごとにメールが送信され、[受領確認の状況] 項目と [受領確認日] 項目が更新され、状況ページが表示されます。

印刷された支援の受領確認通知書を作成する

メールは便利なツールですが、紙面に記されたメッセージのほうが気持ちが伝わりやすいことがあります。Salesforce と NPSP を使用して、支援の受領確認通知書を印刷する数通りの方法がありますが、各自のニーズによっては余分な時間 (やコスト) がかかります。

そのため、Salesforce AppExchange にあるドキュメント生成アプリケーションを使用して受領確認プロセスを自動化し、1 通または複数のお礼状や各年の税金申告用領収書を印刷することをお勧めします。こうしたアプリケーションには別途の費用がかかりますが、その多くは非営利団体に割引が適用されます。組織でこの目的にアプリケーションを使用しているかどうか、システム管理者に確認してください。

支援の受領確認通知書を印刷するもう 1 つの方法は、実行するレポートを作成し、Google ドキュメントや Microsoft Word のようなドキュメント作成アプリケーションを使用した差し込み印刷に必要な項目を追加することです。たとえば、世帯による支援の受領確認を行う場合は、差し込み印刷に使用する主取引先責任者項目を含む、商談レポートを実行してもよいでしょう。

Salesforce でレポートを実行した後、データをスプレッドシートにエクスポートし、そのシートを差し込み印刷のデータソースとして使用します。

フォローアップ ToDo と活動

支援者に謝意を示すお礼状やメールを送るだけでは物足りないことがあります。花束を贈ったり、紙吹雪の舞うパレードで歓待したいと思うかもしれません。

そこまでしなくても、事務局長など組織の誰かが支援者に電話をかけることや、直接お礼を述べることが最適な対応と考えられる場合には、その ToDo を作成します。

このモジュールの前半で NMH が Jose Figueroa からキャピタルキャンペーンへの大口支援の確約を取り付けた際、NMH の開発担当者である Sofia は謝意を示すために事務局長に 2 つの ToDo を作成したいと考えました。1 つは事務局長が Jose に電話をかけてお礼を述べる ToDo で、もう 1 つはこの支援を取り付けた理事に電話をかけてお礼を述べる ToDo です。

では、Sofia が 1 つ目の ToDo を作成する手順を一緒に見ていきましょう。

ToDo を関連付ける商談レコードを開きます。Sofia は Jose から取り付けた大口支援の確約を見つけます。
商談レコードの活動コンポーザーで、[新規 ToDo] タブをクリックして詳細を入力します。([新規 ToDo] タブが表示されない場合は、商談オブジェクトで使用可能なクイックアクションに追加するようシステム管理者に依頼してください。)

件名: Call to thank for capital campaign pledge (キャピタルキャンペーンへの確約に対するお礼の架電)
期日: Sofia は Kim の期限を週の終わりに指定します。
名前: 関係のある取引先責任者を見つけて選択します。Sofia は [Jose Figueroa] を見つけて選択します。
関連先: この項目には商談レコードが事前選択されています。
割り当て先: デフォルトで作成者が割り当てられます。Sofia はこの項目の自身のレコードの [X] をクリックして、事務局長を見つけて選択します。
状況: 未開始

[保存] をクリックします。

[件名]、[期日]、[名前]、[関連先]、[割り当て先]、[状況] の各項目に値が入力されている [活動] パネルの [新規 ToDo]

この商談レコードの活動タイムラインの [今後 & 期限切れ] の下に ToDo が表示されます。Sofia の事務局長の [ToDo] タブにもこの ToDo が表示され、さらにアプリケーション内通知に ToDo に関するアラートが示されます。また、チーム全員が商談レコードで ToDo がいつ割り当てられ、いつ完了したかを確認できるため、2 人のチームメイトが別々に電話をかけることがありません。

支援管理のスキルを高める

これで、NPSP の支援管理の基本事項を実践できるようになりました! 次の段階に進んで高度なツールを操作できるようにするには、Trailhead の他の 2 ～ 3 のバッジを獲得することをお勧めします。支援者やその取引先責任者のさらなる詳細を追跡する方法については、「Nonprofit Success Pack を使用した支援ソフトクレジット管理」モジュールを確認してください。さらに、ToDo や、NPSP を使用して支援者との関係を深める方法については、「Nonprofit Success Pack を使用した移行管理」バッジを獲得してください。

資金集めでのご健闘をお祈りします!