契約種別、アクション、ライフサイクルの状態を確認する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 契約種別を定義する。
  
• 契約状態モデルについて説明する。
  
• 契約アクションを確認する。
  
• 契約ライフサイクルを検討する。
  

始める前に

このモジュールを受講する前に、以下のコンテンツを修了していることを確認してください。ここでの作業は、そのコンテンツの概念や作業に基づいて行います。

• Salesforce Contracts の基礎
  

契約ライフサイクル管理の概要

「Salesforce Contracts の基礎」モジュールで、Salesforce Contracts のメリットと機能を見てきました。デジタル契約管理を使用すれば、セールスプロセスが簡略化され、加速することを学習しました。こうした知識を基に、アプリケーションを実際に操作してみましょう。

スニーカーメーカーである Cloud Kicks は、Salesforce Contracts の導入と共にそのセールスプロセスを見直しました。Cloud Kicks の営業担当である Candace Evans は、Salesforce システム管理者と協力してこのソリューションを設定しました。

Salesforce Contracts の導入に伴い、Candace とそのチームは契約ドキュメントの確認に時間を取られることが減り、空いた時間を商談成立に充てています。リーガル、オペレーション、財務といった他部門も、コラボレーションを促進するこの効率的なプラットフォームが気に入っています。

このモジュールではまず、契約種別、状態、アクションなど、契約ライフサイクルについて見ていきます。続いて、契約とその義務を作成して管理する方法を学習します。また、契約データを分析して視覚化する方法についても説明します。

契約種別

契約とは、法的拘束力のある書面または口頭による合意で、通常は雇用、販売、賃貸借などに関連しています。ビジネスは、販売契約、秘密保持契約、パートナー契約など、各種の契約を取り交わすことがあります。

Cloud Kicks では、Candace が Salesforce Contracts の契約種別を使用して、Cloud Kicks のすべての契約を 1 つの Salesforce 組織で管理しています。契約種別は、対象となるユーザーを示し、契約のさまざまなフェーズと承認プロセスを定義し、有用なテンプレートを備えています。

各事業部門がそれぞれ契約種別を設定し、ライフサイクルを関連付けることができます。

Salesforce Contracts で契約を作成するときは、[Contract Record Type (契約レコードタイプ)] 項目から契約種別を取得します。契約レコードは 1 つの契約種別にのみ属することができます。デフォルト種別は通常、契約ライフサイクル管理レコードタイプに関連付けられています。デフォルト種別をコピーし、各自のビジネスプロセスに合わせて変更するという方法で、いつでも新しい契約種別を作成できます。

契約状態モデル

契約状態モデルは、オブジェクト状態定義ともいい、ライフサイクルにわたって契約が進行する有効な状態と、その状態間の移行を説明します。このモデルを使用すると、契約のある状態から次の状態への進行や、各フェーズで契約ユーザーが実行可能なアクションを自動化できます。

Salesforce Contracts では、すべての契約にデフォルトのオブジェクト状態定義が使用されますが、契約種別ごとにカスタマイズできます。この定義で、各契約種別の契約ライフサイクルが決まります。契約種別が設定されたら、各事業部門がそのワークフローに合わせて状態モデルを調整できます。

たとえば、Cloud Kicks が契約種別 A と B を作成するとします。契約種別 A は状態モデル A を使用し、契約 1、2、3 で構成されます。この状態モデルのライフサイクルには、「ドラフト」「進行中」「有効」という状態があります。アクション A1 と A2 によって契約がライフサイクルのある状態から次の状態に移行します。

同様に、契約種別 B は状態モデル B に関連付けられ、契約 4 と 5 で構成されています。この状態モデルのライフサイクルには、「ドラフト」「内部承認済み」「最終承認」「有効」という状態があります。アクション B1 と B2 によって契約がライフサイクルの次の状態に移行します。

どちらのモデルも、契約種別ごとに Docusign やその他の設定が異なります。

動的な契約アクション

動的な契約アクションは、オブジェクト状態定義に基づいて、各契約状態の有効なアクションや操作を決定します。

では、Salesforce Contracts で実行可能な動的な契約アクションを見てみましょう。

Salesforce Contracts では、標準の契約アクションのほか、カスタムの動的アクションを作成して状態モデルの特定の要件を満たすことができます。カスタムアクションは、Apex クラスや Omniscript を使用して設定できます。オブジェクト状態アクション定義は、Apex や Omniscript などのアクション種別や、アクションを実行したときの動作を設定します。

契約ライフサイクルのフェーズ

契約種別ごとに、状態モデルに基づくライフサイクルが設定されることを学習しました。一般的な契約ライフサイクルには、次のフェーズがあります。

1. ドラフト: 契約の作成中は「ドラフト」フェーズになります。
   
2. 承認申請: 契約の社内承認またはキャンセルが申請される時点です。キャンセルされると、契約ライフサイクルが終了します。
   
3. 承認中: 契約の承認申請が行われた後、状況が「承認中」になります。承認が却下されたときは、チームが契約を修正します。または、ライフサイクルが終了します。
   
4. 交渉中: 承認されると、状況が「交渉中」になります。このフェーズでは、承認者のフィードバックを参考にチームが契約のドラフトを書き直したり、電子署名を取り付けたりします。
   
5. 署名を待機中: 電子署名を取り付ける相手に契約が送信されると、状況が「署名を待機中」に更新されます。契約に署名されなかった場合は、状況が「署名却下」になり、契約ライフサイクルが終了します。電子署名が取り消されたときは、交渉を再開できます。
   
6. 有効: 署名済みの契約が有効になると、状況が「有効」に変化します。契約が満了または解除になると、ライフサイクルが終了します。
   

この単元では、契約種別、状態モデル、契約アクション、契約ライフサイクルについての理解を深めることができました。

次の単元に進んで、Salesforce Contracts を実際に操作してみましょう。

リソース

• Salesforce ヘルプ: Contract Types, Contract Record Types, and Contract Type Configs (契約種別、契約レコードタイプ、契約種別設定)
• Salesforce ヘルプ: Contract Type Config Settings (契約種別設定)
• Salesforce ヘルプ: Predefined Dynamic (Contract) Actions (事前定義された動的 (契約) アクション)
• Salesforce ヘルプ: State Models, State Transitions, and Actions (状態モデル、状態移行、アクション)