データ品質の評価
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- データを使用してビジネス目標を支援する方法を挙げる。
- データ品質を測定する方法を挙げる。
- データ品質分析ダッシュボードアプリケーションをインストールし、ダッシュボードを解釈する。
メモ
日本語で受講されている方へChallenge は日本語の Trailhead Playground で開始し、日本語の値をコピーして貼り付けます。日本語の組織で Challenge が不合格だった場合は、(1) この手順に従って [Locale (地域)] を [United States (米国)] に切り替え、(2) [Language (言語)] を [English (英語)] に切り替えてから、(3) [Check Challenge (Challenge を確認)] ボタンをクリックしてみることをお勧めします。
翻訳版 Trailhead を活用する方法の詳細は、自分の言語の Trailhead バッジを参照してください。
ビジネスでのデータ使用方法を特定する
会社の Salesforce システム管理者として、あなたには顧客データを守る役目があります。データが環境で、会社が地球とするならば、あなたは地球と環境を守るキャプテンプラネットです。これは、マントとベルトが似合うほど重要な仕事です。そのため、営業部長に最近「それで、うちのデータはどのくらいひどいの?」と尋ねられたとき、あなたは少し身構えてしまいました。
その後、デスクに戻っていくつかのレポートを実行しました。
残念なことに、データの問題を説明するには、それらのレポートは、現在心を奪われているロボット掃除機 Roomba に乗っている猫の動画と同じくらい役に立ちません。あなたは、会社のデータ品質を評価する方法がまったくないことに気づきます。空白項目? 重複? 間違った情報? いったいどこから始めればよいのでしょう?!
そのとき、どこかで読んだことを思い出しました。データ品質評価の最初のステップは、会社がビジネス目標を支援するために、どのように顧客データを使用するかを明らかにすることだということです。ここから始めるのがよさそうです。
Gelato 中のマネージャーや営業担当と会って、次のことを質問します。
- ビジネス目標は何ですか?
- それらの目標を支援するために、どの顧客データが必要ですか?
- その顧客データをどのように使用しますか?
- 顧客データはどこに保存されていますか?
その結果、各部署には独自の目標があるにも関わらず、多くの部署では同じ顧客データを使用しているということがわかりました。残念なことに、各部署は独自のプロセスでそのデータを作成、維持しているようです。たとえば、ほぼすべての部署が顧客の取引先責任者の情報を必要としています。ただし、各部署が独自の情報源からその取引先責任者情報を取得しています。セールス (営業) は Salesforce を使用し、経理は複雑なスプレッドシートのシステムを使用し、カスタマーサポートにはほとんどシステムと呼べるものがありません。会社中のすべての種類のデータについて、同じような状況です。
あなたは、レコードの作成に同じプロセスを使用している 2 つの部署を見つけようとします。ただし、それは豚の丸焼きパーティでベジタリアンを探すより困難です。何人かのセールスマネージャーと話をしたところ、あるセールスマネージャーは、すべての顧客情報をチームで共有するスプレッドシートで保存していると言いました。毎月末に、マネージャーのアシスタントがその情報を Salesforce に移していたのですが、それは、そのアシスタントが 3 か月前に会社をやめるまでです。別のセールスマネージャーは、自分のチームに Salesforce へのデータ入力はしなくてよいと告げています (会社のポリシーであるにも関わらず!)。
このようなデータ慣習が横行していては、レポートに重複や不完全なレコードや古いデータがあるのは無理もありません。データの魔神が現れて 3 つの願いをかなえてくれるというわけにはいかないようです。データ品質に専念する会社のリソースがいなければ、データは良くなっていた可能性があります。
あなたは、調査の結果をわかりやすく参照表にまとめました。
ビジネス目標 |
部署 |
必要なデータ |
|---|---|---|
新しいサービスの広告 |
マーケティング |
名前、会社、メール、住所、電話番号、業種、従業員数、年間売上 |
リードの記録と転送 |
セールス |
名前、会社、メール、住所、電話番号、従業員数、年間売上、業種、状況、所有者、リードソース |
リードの追跡と変換 |
セールス |
名前、会社、メール、住所、電話番号、従業員数、年間売上、業種、状況、所有者、最終更新日、リードソース、次のステップ |
テリトリーの計画と調整 |
セールス、マーケティング、カスタマーサポート |
名前、会社、メール、住所、電話番号、従業員数、年間売上、業種、所有者 |
サービス要求の追跡 |
カスタマーサポート、セールス、法務 |
名前、会社、メール、住所、電話番号、優先度、理由、エスカレーションの詳細、要求の種別、SLA フラグ、要求元、説明 |
クロスセル商談とアップセル商談の識別 |
セールス、マーケティング |
会社、業種、年間売り上げ、従業員数 |
顧客への請求 |
カスタマーサポート、セールス、法務、財務 |
名前、会社、メール、住所、電話番号、所有商品 |
顧客との連絡 |
セールス、マーケティング、人事、カスタマーサポート、法務 |
名前、会社、メール、住所、電話番号、所有商品 |
あなたは、自分でもよくやったと思いながら、この結果を営業部長に送信します。彼女は、上出来だと褒めてくれましたが、1 つの質問をしてきます。「今あるデータのどこが問題なの?」
データ品質に関するレポートとダッシュボードを確認する
会社がどのようにデータを使用して目標をサポートしているかがわかるのは素晴らしいことです。ただし、データがアクセス可能で使いやすい形式で (つまり Salesforce に) なければまったく役に立ちません。ストリーミングコンテンツプレーヤーで VHS テープを再生するようなものです。
「現在のデータの何が問題なのですか?」とセールス担当ディレクターはあなたに質問しました。論より証拠です。データ品質を評価する最良の方法は、データ (またはその欠落) を実際に見ることです。Gelato のすべての部門が、データについては Salesforce を信頼できる情報源として使用するように指示されています。各部門のマネージャーや営業担当と話して、その点は確認できました。現在のデータ品質を証明する最もよい方法は Salesforce でデータを確認することです。ディレクターが Salesforce でデータのギャップを目にすれば、必ずデータ品質の優先度を上げるでしょう。では、本当に論より証拠なら、どのように証拠を集めればよいでしょうか?
データ品質には重要な属性がいくつかあります。データの問題を修正する前に、これらの側面を理解しておく必要があります。(問題の修正については、次の単元で取り上げます)。
データ品質の側面 |
説明 |
評価方法 |
|---|---|---|
年齢 |
データは高級ワインのように年を重ねるわけではありません。各レコードが最後に更新されたのはいつでしょうか? |
レコードの最終更新日に関するレポートを実行します。最近更新されたレコードの割合はどれくらいですか? |
完全性 |
肝心なデータが抜けていたりしませんか? 思わないですよね! 同様に、完全な会社階層と業界情報がなければアップセル商談を見つけることはできません。レコードの主要なビジネス項目にはすべてデータが入力されていますか? |
ビジネス用途ごとに必須項目のリストを作成します。次に、それらの項目について空白の割合を表示するレポートを実行します。AppExchange のデータ品質アプリケーションを使用することもできます。 |
正確さ |
的を外したらオリンピックの金メダルは獲れません。データは可能な限り高精度になっていますか? 信頼できるソースと一致していますか? |
AppExchange からデータ品質アプリケーションをインストールします。データ品質アプリケーションは、レコードを、信頼できるソースと照合して、データをどの程度改善できるかを示します。 |
一貫性 |
すべてのレコードで同じ形式、スペル、および言語が使用されていますか? |
日付、通貨、都道府県、国、地域、および言語項目に使用されている値を表示するレポートを実行します。1 つの値に使用されているバリエーションがいくつありましたか? |
重複 |
数が多ければ良いとは限りません。ほとんどの場合、重複データは非効率を意味します。組織のレコードとデータは重複していませんか? |
Salesforce の重複管理機能を使用して、AppExchange から重複検出アプリケーションをインストールします。 |
使用方法 |
使わないなら除去しましょう。データはレポート、ダッシュボード、アプリケーションで使用されていますか? |
ビジネスで使用している利用可能なツールやリソースを確認します。データの使用は最適化されていますか? |
こうしたレポートを生成するのに必要な作業すべてを考えるだけで頭痛がします。3 杯目の期間限定フラペチーノをすすっているときに、たまたま Salesforce AppExchange を見つけました。データの品質をさまざまな側面から評価するパッケージがよりどりみどりです。数回クリックするだけで、豊富なレポートやダッシュボードにアクセスできます。
データ品質分析ダッシュボードアプリケーションは特におすすめの AppExchange パッケージです。他の便利な AppExchange パッケージについては、「リソース」セクションを参照してください。
データ品質分析ダッシュボードアプリケーションをインストールして実行する
AppExchange からデータ品質分析ダッシュボードアプリケーションをインストールする手順を以下に示します。詳細な手順は、『Application Installation Guide (アプリケーションインストールガイド)』を参照してください。
このモジュールに沿って手順を実践する場合は、パッケージを Trailhead Playground にインストールする必要があります。以下の手順に従って Playground を起動し、パッケージをインストールしてください。また、ハンズオン Challenge を実行するときにもこのパッケージと Playground を使用します。
Trailhead Playground を起動するために、このページの一番下までスクロールして [起動] をクリックします。組織に [Install a Package (パッケージのインストール)] というタブが表示されている場合は、以下の手順に従います。
表示されていない場合は、
をクリックしてアプリケーションランチャーを起動してから、[Playground Starter] をクリックして手順に従います。Playground Starter アプリケーションが表示されない場合は、こちらのインストールリンクをクリックして、Salesforce ヘルプの「パッケージやアプリケーションをインストールして Trailhead Challenge を実行する」を参照してください。
-
[Install a Package (パッケージのインストール)] タブをクリックします。
- 項目に「04t20000000D24R」を貼り付けます。
-
[Install (インストール)] をクリックします。
-
[Install for Admins Only (管理者のみのインストール)] を選択し、[Install (インストール)] をクリックします。
パッケージのインストールが終了すると、確認ページが表示され、Playground に関連付けられているアドレスにメールが届きます。Trailhead Playground 組織のアプリケーションメニューから [ダッシュボード] をクリックします。パッケージ内のすべてのダッシュボードを表示するには、[すべてのダッシュボード] を選択します。
High Level Data Quality Analysis (高レベルデータ品質分析) ダッシュボードを実行した場合、次の情報が表示されます。
Account, Contact & Opportunity Data Quality (取引先、取引先責任者、商談のデータ品質) ダッシュボードを実行した場合、次の情報が表示されます。
ダッシュボードによると、Gelato のデータはかなり良い状態ですが、まだなんらかの TLC を使用できます。Gelato の商談データをさらに掘り下げて見てみましょう。Account, Contact & Opportunity Data Quality ダッシュボードでは、多くの商談で主要なビジネス項目 (リードソース、次のステップなど) が欠損していることがわかります。Gelato のビジネス目標をサポートするためにこのデータが不可欠であることはわかっています。したがって、これらの項目を更新することが Gelato の営業チームにとっての優先事項になります。
結果をセールス担当ディレクターと共有します。ディレクターは明らかに感心した様子で、Gelato にとってデータ品質の向上が重要であることに納得しました。あなたは「私の仕事はこれで終わり」と考え、きびすを返して自分のデスクに戻ろうとします。ちょっと待ってください。ディレクターは、データ品質向上の担当者を任命しようとしています。誰だと思いますか? 当たりです。Gelato のデータ品質を向上させる方法を見つけ出すのはあなたです。その方法については次の単元を参照してください。
リソース
- AppExchange: Data Quality Analysis Dashboards App (データ品質分析ダッシュボードアプリケーション)
- ヘルプ: 新規レポートの作成
- ヘルプ: 重複を最小にするまたはマージするためのユーザーのサポート
- Trailhead: AppExchange 戦略の開発
- ガイド: Application Installation Guide (アプリケーションインストールガイド)