効果的なレポートによる入学目標達成率の強化

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 質問にデータで答えるのにレポートがどう役立つかを説明する。
• ダッシュボードでチームがどのようにデータを視覚化できるかを説明する。

Cloudy College の学生募集・入学事務チームは絶えず新入生と入学希望者に関する情報を収集しています。Salesforce は Cloudy がこの学生データを取得して整理する方法を根本から変えました。しかし Cloudy College チームは、レポートとダッシュボードを使い始めてデータからアクションを実行できるようになるまで、教育機関向けの Salesforce がこの作業にもたらす効果は表面的なものにすぎないと考えています。ここでは、チームがどのようにこれらのツールを使用して主要な総計値に注目し、学生募集・入学事務戦略について情報に基づく判断を下すかを見ていきます。

レポートの基本

Salesforce レポートを使用するとデータに質問ができます。具体的かつ機能的な質問に絞り込めば、レポートは簡潔で関連性のある答えを返します。レポートを作成する前に少し次の事前作業をすれば見返りがあります。

1. 質問はよく考え、簡潔にします。
2. 既存のレポートがすでに自分のクエリに答えていないか確認します。

計画が終わったら、データから答えを得やすいレポートタイプを選択します。

標準かカスタムか、レポートタイプの選択

Salesforce レポートは簡単にカスタマイズでき、標準レポートタイプでほとんどのニーズに対応できます。Cloudy College チームは既製のレポートが揃っていて非常に有用だと感じています。募集担当者が Tri-County の高校生向け大学説明会で連絡する入学希望者のリストを作成する場合、[Contacts & Accounts (個人/連絡先 & 団体/組織)] レポートを使用すれば簡単です。入学事務チームが新入生オリエンテーションの前に行われる保護者ミーティングのための保護者リストを作成する必要がある場合、[Contacts with Relationships (リレーションが関連する個人/連絡先)] レポートタイプが最適です。ただし、Cloudy のより具体的なレポートニーズには、標準レポートでは対応できないものがあります。それでも Cloudy チームは心配していません。そのためにカスタムレポートタイプがあることを知っているからです。

カスタムレポートタイプを作成して、標準レポートでは関連のない複数のオブジェクトを一緒にリンクできます。たとえば、Cloudy College の募集担当者が出願プロセスの特定のフェーズ (希望、出願開始、出願完了、レビュー中、合格通知、入学手続き完了、など) にいる学生数を確認するとします。この質問に答えるため、入学事務担当部長は Cloudy の Salesforce システム管理者に [New Student Application Stages (新入生出願フェーズ)] という名前のカスタムレポートの作成支援を依頼します。

次の手順に従って、[New Student Application Stages (新入生出願フェーズ)] レポートのようなレポートを作成しましょう (任意)。

1. [レポート] タブから、[新規レポート] をクリックします。
2. レポートタイプを選択し、[続行] をクリックします。
3. レポートが編集モードで開き、プレビューが表示されます。
   a.編集モードで、レポートの項目を列として追加および削除し、行と列をグループ化し、レポートデータを絞り込み、グラフを表示または非表示にします。
   b.必要なデータが正確に表示されるまでレポートをカスタマイズします。
4. レポートに列を追加する手順は、次のとおりです。
   a.[列を追加...] 選択リストから項目を選択します。
   b.または、[項目] ペインを展開し、項目を [列] リストか、直接レポートプレビューにドラッグアンドドロップします。
5. レポートから列を削除する手順は、次のとおりです。
   a.[列] リストから、削除する列を見つけます。[X] アイコン () をクリックします。
   b.または、プレビューペインから、削除する列を見つけます。ドロップダウンアイコン () | [列を削除] をクリックします。
   c.レポートからすべての列を削除するには、[列] リストで削除アイコン () をクリックします。
6. レポートの列をグループ化する手順は、次のとおりです。
   a.[行をグループ化] で [グループを追加...] 選択リストから 1 つの列を選択します。
   行をグループ化した後、[列をグループ化] で [グループを追加...] 選択リストから列を選択して、列をグループ化できます。
   最大で 2 行および 2 列をグループ化できます。
7. グループの追加後、プレビューペイン下部のスイッチを切り替えることで、詳細行、小計、および総計を表示または非表示にできます。
8. レポートのレコードを絞り込むには、 [条件] をクリックします。項目検索条件を追加するには、[検索条件を追加...] 選択リストから項目を選択します。
   a.標準の検索条件を含む、検索条件を編集するには、その検索条件をクリックします。
   b.検索条件を削除するには、検索条件の [X] アイコン () をクリックします。
9. [保存] をクリックします。完全に新規のレポートを作成する場合は、名前を指定します。必要に応じて、説明を入力します。アクセスと共有を考慮し、レポートを適切なフォルダーに保存します。
10. 完成したレポート結果を表示するには、[実行] をクリックします。

ダッシュボードの基本

ダッシュボードは、レポートを視覚的に表現したものです。複数のレポートの情報を共有したり、他のチームメンバーやリーダーにデータを提示したりする必要がある場合に最適なツールです。ダッシュボードはカスタマイズできるため、重要な総計値に集中できます。

ダッシュボードは、重要な総計値をすばやく確認するのに便利な手段でもあります。そうした一覧性を得るために、関連するダッシュボードをホームページに埋め込んでログインしたらまず目に入るようにします。

たとえば、ダッシュボードを作成するには次のような「理由」と「方法」があります。

• 理由: Cloudy College の入学事務担当部長は、リーダーとのミーティングで次の学生募集クラスについて話し合う予定です。この部長は [New Student Application Stages (新入生出願フェーズ)] レポートのデータに効果があること、そのデータを視覚化すれば総計値を並べるだけよりも強力なプレゼンテーションになることを確信しています。
  
  
• 方法: 部長はこのレポートのダッシュボードを作成してスライドデッキに埋め込みます。

次の手順に従って、入学事務担当部長が作成したような [New Student Application Stages (新入生出願フェーズ)] レポートのダッシュボードを作成しましょう (任意)。

1. [ダッシュボード] タブで、[新規ダッシュボード] をクリックします。
2. ダッシュボードに名前を付けます。
3. 続いて、ダッシュボードをフォルダーに保存します。デフォルトのフォルダーは Private Dashboards です。
4. ダッシュボードにコンポーネントを追加するには、[+ コンポーネント] をクリックします。
   a.コンポーネントのソースレポートを選択し、[選択] をクリックします。
   b.コンポーネントでデータが表示される方法をカスタマイズし、[追加] をクリックします。
   c.必要に応じて、コンポーネントを並び替えたりサイズ変更したりします。
   d.既存のコンポーネントを編集するには、鉛筆アイコン () をクリックします。コンポーネントを削除するには、X アイコン () をクリックします。
5. ダッシュボードに検索条件を追加するには、[+ 条件] をクリックします。
   a.[項目] ドロップダウンから、絞り込む項目を選択します。ドロップダウンには、すべてのダッシュボードのコンポーネントの絞り込みに使用できる項目が表示されます。選択内容に同等の項目がある場合、情報アイコン () にマウスポインターを置いてそれらの項目を確認します。
   b.識別できるように検索条件の [表示名] を指定します。検索条件に数多くの同等項目を含める場合、すべてのコンポーネントに有効な名前を使用することをお勧めします。
   c.[検索条件値を追加] をクリックして、検索条件に値を割り当てます。
6. [保存] をクリックします。

新しいダッシュボードを作成するのがいかに簡単かわかったので、個人やチームが使用するダッシュボードを作成する場合に何ができるか、あらゆる可能性を検討します。さまざまな総計値を監視するダッシュボードを作成する場合、上記のステップ (5) を繰り返して複数のレポートを 1 つのダッシュボードに追加するだけです。ご覧のとおり、一目で複数のレポートを参照して進行状況とそれがチーム目標に与える影響を確認できます。

Salesforce で収集しているデータについてレポートとダッシュボードを使用してディスカッションを進めると、入学希望者や新入生、学生募集・入学事務スタッフをサポートする際にデータに基づいて判断ができるようになります。レポートとダッシュボードはデータとそれが伝えるストーリーの理解に役立ちます。データを理解すれば、データに基づくアクションが可能になり、学校の変革を促進できます。

リソース

• Trailhead: Lightning Experience のレポートおよびダッシュボード
• Trailhead: EDA Reports (EDA レポート)
• 記事: レポートとダッシュボード