契約ライフサイクル管理の概要
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- 契約管理の課題について説明する。
- 各自のビジネスで Industries 契約ライフサイクル管理 (CLM) を使用するメリットを挙げる。
- Industries CLM でビジネス上の課題を解決する方法を説明する。
Vlocity 管理パッケージ で提供される Industries 契約ライフサイクル管理ソリューションは、コミュニケーション、メディア、エネルギー、健康産業、保険などの業界向けに設計されたソリューションです。
契約管理の課題
Sophia Perez をご紹介します。Sophia は Infiwave という通信サービスプロバイダー (CSP) の営業マネージャーです。Infiwave は新たな地理的・技術的市場に参入し、驚異的な売上を達成しています。Sophia は社内の営業活動を統括するとともに、Salesforce システム管理者と協力して、契約管理などのセールスプロセスを向上させています。
Sophia とその営業チームは優れた仕事振りを発揮して、毎月記録を塗り替えています。多数の商談を成立させれば、それだけ必要なドキュメントも増えていきます。つまり、チームが作成した商談、見積、注文に関する無数の契約を維持する必要があるということです。
Infiwave では旧式の契約管理システムに、契約を個別のドキュメントとして保存しています。そのため、Sophia と営業チームは、契約処理のためにファイルを手動で作成して管理する必要があります。こうしたアプローチにより、チームに次のような課題が生じています。
- 契約を一元管理するデータベースがないため、業務費がかさむ。
- 契約の詳細を把握しにくい。
- 契約処理サイクルが非効率である。
- 契約の文言が統一されていない。
- 契約上の義務が履行されていない。
- 更改などの期限を逃している。
- 契約データや文書の監査履歴に不備がある。
こうした課題が Infiwave の悩みの種になっています。会社が利益を上げているにもかかわらず、契約文書の処理が追いつかず、重い空気に包まれています。そのうえ、コンプライアンス違反が生じれば、罰金や罰則、訴訟のリスクにさらされます。更改のタイミングを逸すれば収益を失い、減収につながります。ご覧のとおり、現行の契約管理モデルは会社にとって持続可能なものではありません。この窮状にいる Infiwave に救いの手を差し伸べてくれるのは誰でしょうか?
Sophia は、紙の書類や個別の電子ファイルの蓄積から、適切な契約ライフサイクル管理ソリューションに移行すれば、契約の作成を標準化して整理できることを察知します。こうした移行によってセールスプロセスが刷新されます。そこで Infiwave は、契約ライフサイクル管理の機能を強化する目的で、Industries CLM を購入しました。このソリューションがあれば、優れたカスタマーエクスペリエンスを実現して、市場を支配することも可能です。
では、Sophia が Industries CLM を使用して障害を克服し、カスタマーエクスペリエンスを向上させるところを見ていきましょう。
ソリューション
Industries CLM があれば、契約のライフサイクル全般を作成して管理し、営業チームやカスタマーエクスペリエンスを向上させることができます。この Industries ソリューションにより、次のことが可能になります。
- 契約ライフサイクルの自動化と合理化により、契約サイクルのタイムラインを短期化し、商談を促進する。
- クラウドベースの共通の統合型契約書リポジトリを使用する。
- 事前承認されたドキュメントテンプレートや条項を使用して、契約プロセスを標準化してデジタル化する。
- コンプライアンスレビューの監査機能が完備されているため、契約を社内のポリシーに準拠させることができる。
- 期限が迫っている契約の更改商談を自動化して、期限内に更改する。
- ドキュメントのバージョン管理やレビューを一新して、デジタル署名機能を利用する。
ビジネスへの影響
Infiwave のような企業が Industries CLM を活用すれば、業務が大幅に改善されます。
- 契約更改率の向上: 更改商談を逸することがなくなるため、収益が増大します。
- 契約サイクル時間の短縮: 迅速な商談成立によってキャッシュフローが好転します。
- 管理費の削減: 管理費や材料費、宅配便などの諸経費が削減されるため、総運用コストが減少します。
- コンプライアンス管理の強化: 財務上や法務上のリスクが最小限に抑えられます。
- エクスペリエンスや顧客満足度の向上: プロセスのデジタル化により、お客様の満足度が上昇します。