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デモグラフィック情報の追加

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • EDA で教育履歴、言語、特記事項、住所を追跡する方法を説明する。
  • 正確な取引先責任者レコードの価値を理解する。
メモ

このモジュールでは、Education Cloud の管理パッケージバージョンに関する情報を提供しています。2023 年 3 月以降、新しいお客様と移行したお客様は、管理パッケージではなく統合プラットフォームソリューションを使用します。統合プラットフォームソリューションについての詳細は、Education Cloud のドキュメントを参照してください。

このモジュールを通して、教育機関の対象者がどのような人物で、各人がキャンパスコミュニティ内のさまざまな団体や組織とどのようにつながっているかを正確に描き出すうえで、EDA がいかに強力かを示してきました。

おそらくはすでにお気づきでしょうが、この単元で改めて強調したい点は、EDA は優れたアーキテクチャですが、この EDA を実際に強力なものにするのはシステム管理者のあなたであるということです。確かに EDA は便利なツールを備えていますが、強力なものになるかどうかは、あなたがどのようなデータを取り込むかにかかっています。時として、EDA に一体どれだけの情報を入力すれば十分なのかと戸惑うことがあるかもしれません。そこで、対象者を定義するときに見落とされる可能性があるものの、対象者のビューを「かなり良いもの」から「とてつもなく素晴らしいもの」に変貌させるために欠かせない数種のオブジェクトをここでご紹介します。

教育履歴

これまでは、対象者が学んだ現在と以前の学校をシステム管理者が所属を使って表していました。教育履歴オブジェクトは、所属が担う重労働を軽減し、学生や卒業生の教育履歴の追跡機能を改善するものです。 

教育機関による教育履歴のユースケースをいくつかご紹介します。

  • 卒業生の履歴データを追跡して、メンター制度や寄付プログラムの対象を絞れるようにする。
  • 学生が他校に在籍した期間を追跡する。
  • 学生の教育履歴を追跡して、教育上の決断時に参考にする。

教育履歴レコードの作成

対象者がその教育ジャーニーの課程で学んだことのある学校や教育機関ごとに教育履歴レコードを作成します。 

  1. [取引先責任者] レコードに [教育履歴] 関連リストがある場合は、アクションメニューの [New (新規)] をクリックします。ない場合は、アプリケーションランチャー (アプリケーションランチャーアイコン) で [教育履歴] を見つけて選択し、[New (新規)] をクリックします。
  2. [教育機関取引先] 項目で、既存の取引先を選択するか、[新規取引先] をクリックします。
  3. 適切な詳細を入力します。この例では、Cloudy College の新入生である Vanessa Rodriguez が先頃卒業した高校の詳細を入力します。
    [教育履歴] レコード
  4. [Save (保存)] をクリックします。別の [教育履歴] レコードを作成する場合は、[保存 & 新規] をクリックします。

言語

言語オブジェクトにはさまざまな用途があり、そのすべてが、教育機関のインクルージョンとアクセシビリティの向上という使命の推進に貢献します。

教育機関による言語のユースケースをいくつかご紹介します。

  • 各自の機関で開講している語学の科目を追跡する。
  • 教員が使用する言語を追跡する (特に科目が数か国で開講される場合や、主要な言語が複数ある地域で開講される場合)。
  • 学生の世帯または保護者が希望する言語を追跡する。

言語の設定

各自の機関での言語の使用に応じて、以下の設定の変更を検討します。

  • 科目で使用する言語を追跡する場合は、[開講科目] ページレイアウトに [言語] 参照項目を追加します。
  • 世帯で使用されている言語を追跡する場合は、[世帯取引先] ページレイアウトに [言語] 参照項目を追加します。

言語レコードの作成

学校が認識している言語ごとに言語レコードを作成します。入力したすべての言語が [言語] 参照項目で選択できるようになり、ページレイアウトに追加できます。

  1. [言語] タブに移動して、[New (新規)] をクリックします。このタブが表示されない場合は、アプリケーションランチャー (アプリケーションランチャーアイコン) で、[言語] を見つけて選択し、[New (新規)] をクリックします。
  2. [新規言語] ページで、言語の名前を入力し、[保存 & 新規] をクリックします。

特記事項

学生に補講やサポートを要する特性があるかどうかを教育機関が把握できれば、サービスの実施方法を改善することができます。また、教員の資格を記録して追跡し、どの科目を認可科目として開講できるか確認できることも極めて重要です。

特記事項オブジェクトを使用すれば、こうした種類のメトリクスを追跡できます。次に、ユースケースをいくつか示します。 

  • 資格レコードタイプを使用して、法学部教授の州弁護士資格の管轄と有効期限を追跡する。
  • 特別支援を要する学生への配慮などの特性を追跡する。

特記事項レコードタイプ

EDA には、すぐに使用できる標準の特記事項レコードタイプが 2 つ用意されています。

  • 資格 — 教職員や学生が取得した免許、認定、承認を教育機関が追跡できます。
  • 学生の特徴 — 学生の重要な特性で、その教育に影響を及ぼす可能性のあるものを教育機関が追跡できます。
メモ

資格や学生の特徴に該当しないと思われる特記事項を追跡する場合は、特記事項オブジェクトに、異なる特性を追跡する独自のレコードタイプを追加します。たとえば、成績優秀者リストに載っている学生や、優秀な成績で卒業予定の学生を対象とする優等レコードタイプを作成することが考えられます。

特記事項レコードの作成

  1. 学生または教職員の [取引先責任者] レコードにある [特記事項] 関連リストで、[New (新規)] をクリックします。
  2. 資格または学生の特徴のレポートタイプを選択して、[Next (次へ)] をクリックします。
  3. ページレイアウト、関連リスト、検索でこの特記事項を識別するための特記事項名を入力します。取引先責任者名は変更しないでください。
  4. 必要に応じて省略可能な項目に入力します。
  5. [Save (保存)] をクリックします。

住所

最後に、住所オブジェクトを検討します。最新の住所データを維持していれば、学生、卒業生、その他の関係者を対象に、重要な情報を通知したり、サービスを実施したりすることができます。住所オブジェクトは関連する取引先責任者レコードや取引先レコードの住所の詳細を追跡するもので、個人、世帯、その他のエンティティに関連付けられている多数の住所を追跡できます。Nina Brown というシステム管理者は住所オブジェクトを使用して、Cloudy の学生の定住所とは別に、学年度中に滞在している学生寮の住所を追跡しています。

住所レコードの作成

Vanessa Rodriguez も Cloudy College のそうした学生の 1 人で、学年度中の学生寮の住所のほかに、祖母の自宅を定住所としています。

では、Vanessa の住所レコードを作成してみましょう。

  1. Vanessa の取引先責任者レコードの [住所] 関連リストで、[New (新規)] をクリックします。
  2. まず、Vanessa の定住所の住所(郵送先) 項目に入力します。この例の住所は 5439 Peachtree Lane Ashland, OR 97520 です。 
  3. [デフォルト住所] チェックボックスをオンにします。
  4. [Save (保存)] をクリックします。
    デフォルトの住所(郵送先) の [新しい住所] レコード。

今後は取引先責任者レコードに、このデフォルト住所が表示されます。次に、Vanessa が学年度中に滞在する学生寮の住所を追加します。

  1. Vanessa の取引先責任者レコードで、[住所] 関連リストのドロップダウン矢印をクリックして、[New (新規)] をクリックします。
  2. Vanessa の学生寮の住所の住所(郵送先) 項目に入力します。
    この例の住所(郵送先) は 781 Cumulus Ave Stratus, OR 95720 です。この [デフォルト住所] チェックボックスはオフにします。
  3. レコードの [季節性情報] セクションまでスクロールダウンして、Vanessa がこの学生寮の住所に滞在する学年度の情報を入力します。
    この例では、[季節性開始日] が「1」、[季節性開始月] が「9」、[季節性終了日] が「19」、[季節性終了月] が「5」になります。
  4. [Save (保存)] をクリックします。

これで取引先レコードに Vanessa の 2 つの住所(郵送先) が表示され、定住所がデフォルト住所として記録されます。

取引先レコードの Vanessa Rodriguez の 2 つの住所(郵送先)。

やりました! EDA で教育機関の対象者を定義する方法を学ぶジャーニーの終了です。短期間で実に多くのことを成し遂げました。取引先、取引先責任者、所属、リレーションを作成しました。学生をアカデミックプログラムに登録し、履修科目を使用して取引先責任者を登録可能な科目に結び付けました。そして、教育機関が可能な限り最も効率的かつアクセス可能な方法で対象者に連絡したり、サービスを実施するうえで役立つと思われる EDA の主要なオブジェクトについても検討しました。素晴らしい!

ここで一息ついて、自らの成果を称えましょう。再びトレイルに取り組む準備ができたときには、「EDA レポート」モジュールを受講することをお勧めします (この下の「リソース」セクションにリンクが記載されています)。

リソース

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