NPSP メールの基本を学ぶ

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 基本的なメール設定について Salesforce システム管理者と相談する。
• 取引先責任者レコードの基本的なメール機能を操作する。

メールに関連する問題を解決する

メールは、支援者、ボランティア、プログラム参加者、サポーターとの主要なコミュニケーションチャネルです。

メールはすばやく簡単に使えますが、サポーターとのコミュニケーションでメールを使用することに関連していくつか問題があります。大抵の場合、個人の受信トレイ以外に会話の履歴がありません。メッセージが送信または返信されたことを確認できるのはメッセージを送信したユーザーだけです。複数のユーザーが重複するメッセージを送信することもありがちで、送信するメールの数が多すぎたり少なすぎたりすることもあります。

このモジュールでは、Salesforce で Nonprofit Success Pack (NPSP) から直接、個別メールや少人数グループメールを送信してこうした問題を回避する方法を確認します。また、Gmail や Microsoft Outlook のメールやカレンダーサービスとの統合など、機能を拡張できるその他のメールツールについても説明します。

Salesforce を使用してメールを送信すれば、誰がメッセージを送信したかは関係ありません。アクセス権があれば誰でも [活動] パネルまたは取引先責任者レコードで件名行、送信日時、受信されたかどうか、開封日時を確認できます。

メール設定からはじめる

より優れた透明性の高いメールの導入は、Salesforce システム管理者と協力することから始まります。

Salesforce で拡張メールが有効になっていることをシステム管理者に確認してください。おそらくデフォルトで有効になっていると思いますが、確認しておいて損はありません。 

また、[メール] タブがレコードページの [活動] パネルに追加されていることを確認します。特に取引先責任者オブジェクトや、このタブが表示されていれば便利なその他のオブジェクト (商談など) で確認してください。

こららが設定されていれば、Salesforce レコードからメールの送信を開始できます。ただし、拡張メールの使用を開始すると、それ以降は Salesforce から送信されたメッセージのみが取得されます。非公開メールからの履歴は含まれません。さらに、メールシステムに他のインテグレーションを設定してある場合、Salesforce で追跡されるのはあなたに送信されたメールのみです (これについては、このバッジの後半で詳しく説明します)。

Salesforce メールの機能について学ぶ

[活動] パネルの [メール] タブは、取引先責任者に個別メールを送信する場合に作業を開始する場所です。ページ上の [活動] パネルの配置は、Salesforce システム管理者がページレイアウトをどのように設定したかによって決まります。 

[メール] タブには、メールを送信するときに必要なすべてのリッチテキスト機能と、Salesforce 用の特別なツールが含まれています。

主要な機能を確認していきましょう。(Salesforce インスタンスに表示されない機能があれば、システム管理者に問い合わせてください。システム管理者は機能を有効にしてカスタマイズできます。)

1. メール連絡先: 取引先責任者に複数のメールアドレスがある場合、メッセージを作成するときに自動的に [宛先] 項目に入力される優先メールアドレスを指定します。
2. 組織のメールアドレス: 代表アドレス (共有受信箱) または団体の代表者 (事務局長やその他の広報担当者) からメッセージを送信する場合に選択します。
3. クイックテキスト: あらかじめフレーズやメッセージを作成して保存しておき、メール、チャット、行動、ToDo など、Salesforce の他の場所に挿入します。
4. メールの署名: [プロファイルを参照] に移動し、[設定]、[メール]、[私のメール設定] の順に選択してメールの署名を設定します。システム管理者は、すべてのメールに使用するデフォルトのフッターメッセージを含めることもできます。
5. 差し込み項目: レコードから直接メッセージにデータを挿入します。ユーザーがキーボードで入力したり、切り取って貼り付けたりする必要がないため、多数のメールを送信するときやテンプレートでの人為的ミスをなくすことができます。たとえば、多くの受信者がいるメールに [Recipient Average Gift (受信者の平均支援金額)] 差し込み項目を使用すると、各受信者のメッセージにその人の平均支援金額が表示されます。
6. メールテンプレート: 添付ファイルを含めたり、差し込み項目を使用してレコードからデータを挿入したりできる再利用可能なテンプレートを作成して使用します。テンプレートは非公開にして自分専用にすることも、団体で共有することもできます。

基本を理解したところで、取引先責任者レコードから個人にメールを送信する手順を見ていきましょう。これを次の単元で取り上げます。

リソース

• Salesforce ヘルプ: Salesforce からのメールの送信
• Salesforce ヘルプ: 拡張メールによるメール機能の強化
• Salesforce ヘルプ: 取引先責任者の優先電話番号およびメールアドレスの指定