リードの作成と取引の開始

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

リードと取引先責任者の違いを説明する。
新しいリードレコードを作成する。
リードを取引先責任者に変換する。

道を開く

Salesforce では、リードは可能性を表します。リードは実際には人を表します。ただし、あなたの団体と十分に確立されたリレーションがまだない人です。

リードとは、あなたの団体への協力または支援に関心を示したけれども、まだボランティアやパートナー、支援者にはなっていない人を指します。リードのエンゲージメントが深まれば、そのリードを取引先責任者に変換できます。

たとえば、Web サイトにある月刊ニュースレターへのサインアップフォームからリードを収集することができます。サインアップした人すべてが NPSP 内でリードになります。ニュースレターにはクライアントのプロファイル、ボランティアになるための情報、支援のリンクが含まれています。リードが支援またはボランティアを行った場合、リードを取引先責任者に変換します。その取引先責任者レコードにはリレーションのすべての履歴が含まれます。

Web サイトにフォームを含めるのは、新しいリードを見つけるための一般的な方法で、「Web-to-リード」という名前が付いています。Salesforce システム管理者は、Web マスターと協力してこのフォームを設定できます。Web フォームからのリード作成は便利ですが、リードはこの方法で作成しなければならないわけではありません。リードは、電話、メール、郵便、対面イベント、現在の賛助者からの紹介など、ほぼどこからでも入ってきます。どのような方法で連絡を取ったとしても、その人が自分の情報をあなたと共有し、団体に関心を示したら、関係を築き始めるチャンスです。

新しいリードの作成

たとえば、地元コミュニティのイベントでブースを出し、団体についてもっと詳しく知りたい参加者には、名前とメールアドレスを記入してもらうとします。NPSP にこれらの取引先責任者をリードとして入力する必要があります。

では、NPSP で直接リードレコードを作成してみましょう。

アプリケーションランチャー () で、[Nonprofit Success Pack] を見つけて選択します。
[リード] タブのドロップダウン矢印をクリックします。
[+新規リード] をクリックします。
フォームの必須項目に入力します。この例では、[名]、[姓]、[リードソース]、[メール]、[リード状況] を追加します。[会社名] 項目も必須であるため、ここに Individual (個人) という語を入力します。その理由については、後で説明します。
[保存] をクリックします。

Salesforce のほぼすべての機能と同様に、新規リード入力フォームはカスタマイズすることができます。システム管理者に依頼して、項目を追加または削除したり、必須の項目を変更したりすることができます。

会社名のスキップ (必要な場合)

新規リードフォームの [会社名] 項目について説明しましょう。

ほとんどの非営利団体では、リードは他の団体や企業ではなく個人であることが多いでしょう。その場合、先ほどしたように、「Individual」(個人) という語を入力することで必須項目を回避できます。リードが他の団体や企業 (潜在的なサプライヤーなど) の場合は、[会社名] 項目を入力します。

リードが取引先責任者に変換されると、「Individual (個人)」という語がトリガーとなり、NPSP ではその取引先責任者に世帯取引先が作成されます。もしこの項目に別の名前、たとえば実際の会社名を入力すると、NPSP では団体取引先が作成され、この取引先責任者に関連付けられます。ほとんどの場合にリードをクライアント、支援者、ボランティアの取引先責任者レコードに変換するのであれば、これはあなたが意図することではないでしょう。

[会社] 項目に「Individual (個人)」と入力されている [新規リード] フォーム。

リードから取引先責任者への変換については、次のトピックで詳しく説明します。

リードから取引先責任者への変換

リードの 1 人が、ボランティアに参加することにしました。リードを取引先責任者に変換する必要があります。手順は次のとおりです。

リードレコードを見つけて選択します。
[変換] をクリックします。
[レコードの所有者] 項目は、自分の名前のままにします。
[所有者にメールを送信する] ボックスがオフになっていることを確認します。
[取引先責任者] 項目の名前が正しいことを確認します。リードがすでに取引先責任者として存在する場合は、既存の取引先責任者とマージするか、新しい取引先責任者を作成するかを選択できます。慎重に選択してください。
[変換時に新規商談は作成しない] オプションが選択されていることを確認します。これは重要なステップです。リードから取引先責任者を作成するだけの場合は、このボックスをオンのままにしてください。
[取引先責任者取引先] は「商談取引先」が選択されたままにします。
[取引開始後の状況] で、[完了 - 取引開始済み] を選択します。このメニューではそれが唯一のオプションのはずです。つまり、リードレコードが取引先責任者レコードになったということです。
[変換] をクリックします。

これでリードが取引先責任者レコードになりました。さらに情報を追加し、Salesforce でこの取引先責任者を取引先や商談といった他のレコードに関連付けることができます。

ここで、このリードを取引先責任者に変換するときにスキップした項目について説明します。

リードが最初に作成されたときに [会社名] 項目に「Individual (個人)」以外の語が入力されていれば、表示される変換フォームの内容が異なります。この項目に会社 (または団体) 名が入力されていると、リードから取引先責任者への変換フォームには、世帯取引先または団体取引先のいずれかを作成するオプションと、取引先責任者のアフィリエーションを作成するオプションが表示されます。リードの [会社名] 項目に「Individual (個人)」という値が入力されていると、取引先責任者には世帯取引先を作成するよう NPSP に指定したことになるため、これらのオプションが表示されませんでした。

デフォルトでは [変換時に新規商談は作成しない] オプションが選択され、商談は作成されません。このチェックボックスがオンになっていることを確認できたため、取引先責任者レコードのみを作成しました。ただし、このボックスがオフの場合は、新規取引先責任者に関連する新規支援商談が自動的に作成されます。商談レコード名には取引先責任者名が使用され、[フェーズ] 項目は [見込み客の探査]、金額はゼロに設定されます。このモジュールでは商談について詳しく説明しませんが、これを使用してさまざまなことを行えます。下の「リソース」セクションにあるリンクの記事に、このトピックの詳細が含まれています。この記事を参照し、検討したいものがあれば、システム管理者に相談してください。

レコードの所有権は、変換時に手動で移行するか、自動化できます。リードを取引先責任者に変換するときに [レコードの所有者] 項目を無視しました。これによってあなたが取引先責任者レコードの所有者となりました。別のスタッフメンバーの名前を入力していれば、そのメンバーが新しい取引先責任者レコードの所有者となっていました。単純明快ですが、わざわざ指摘したのは、リードが確約する金額に基づいて異なるユーザーにレコードを転送するなど、システム管理者がこの項目に設定できるオートメーション機能がいくつかあるからです。

このモジュールのすべての手順を完了した場合は、取引先責任者、リード、世帯、団体、リレーション、アフィリエーションを作成し、管理する方法を習得できているでしょう。

成功は成功を生み出します。今後もこれを続けていきたいものです。

下のリソースで詳細を参照したり、Trailhead で NPSP に関する別のトピックを検索したりして、学習ジャーニーを続けましょう。