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世帯取引先の管理

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • 既存の世帯に取引先責任者を追加する。
  • 世帯の主取引先責任者を指定する。
  • 世帯名と住所を管理する。

世帯を最大限に活用する

実生活では、どの世帯にもそれぞれ違いがあり、その営みも世帯によって大きく異なります。これは Salesforce にも当てはまります。 

NPSP では、世帯取引先レコードを更新して、実生活と同じよな独自性を反映できます。これらの変更によって、チームは相手の好みに基づいて世帯とのやり取りを行うことができ、関係者の満足度と団体の有効性が高まります。カスタマイズの中には当然と思えるものから、団体が関係者とやり取りする方法を予期しないやり方でパーソナライズするものまであります。 

この単元では、基本的で最も一般的な世帯設定について見ていきます。

世帯の命名規則を理解する 

団体の標準に従って、世帯取引先の一部の項目には値が自動的に入力されます。ここでは、世帯名と挨拶という 2 つの主要な命名規則について説明します。

世帯名 

世帯取引先名は取引先責任者の名前から自動的に派生します。デフォルトの世帯名形式をカスタマイズして、個々のレコードを手動で変更しなくても済むようにすることができます。次に Candace Evans と Calvin Wong のカップルを含む世帯名形式の例を示します。 

  • Evans and Wong Household
  • Candace Evans and Calvin Wong Household
  • Evans Candace and Wong Calvin Household
  • Evans (Candace) and Wong (Calvin) Household
  • Evans and Wong Family
  • Candace Evans and Calvin Wong Family
  • Ms. Candace Evans and Mr. Calvin Wong Family

チームが NPSP のデフォルト以外の形式を希望する場合は、団体の Salesforce システム管理者にお問い合わせください。 

公式および非公式の挨拶

支援者に対し、どのような状況でも同じように挨拶するわけではありません。たとえば、支援を依頼するダイレクトメールの封筒の宛名は敬称にしますが、同封の手紙には下の名前で呼びかけることがあります。このような場合、NPSP では世帯に対する公式の挨拶と非公式の挨拶を自動的に指定できます。 

世帯取引先の詳細セクションで、デフォルトの公式の挨拶と非公式の挨拶を確認できます。NPSP では、自動的に非公式の挨拶には名が使用され、公式の挨拶には名と姓が使用されます。デフォルトを別の形式に変更したい場合は、Salesforce システム管理者にお問い合わせください。

個々の取引先レコードで挨拶を変更するには、項目の編集アイコンをクリックして手動で変更します。 

世帯取引先レコードの [公式の挨拶] 項目と [非公式の挨拶] 項目を編集するために使用される鉛筆アイコン。

既存の世帯に新しい取引先責任者を追加する

言うまでもなく、多くの場合、世帯は複数の人で構成されています。取引先レコードから新しい取引先責任者を既存の世帯に追加してみましょう。

  1. アプリケーションランチャー () で、[Nonprofit Success Pack] を見つけて選択します。
  2. グローバル検索を使用して名前で世帯を見つけて選択します。
  3. [世帯の管理] をクリックします。
  4. 検索ボックスに名前を入力します。結果がない状態は正常です。その場合、重複レコードを作成してしまうことがありません。 
  5. [+新規取引先責任者] をクリックします。または、世帯に追加する必要がある人の取引先責任者レコードがすでに存在し、結果に表示された場合は、名前の横にある [+] をクリックして追加します。
  6. 新規取引先責任者フォームに入力し、[新規取引先責任者] をクリックします。
  7. [保存] をクリックします。

また、新しい取引先責任者を作成するときに既存の世帯取引先を追加することもできます。

挨拶から世帯メンバーを除外する

取引先責任者が世帯に追加されたら、その取引先責任者が世帯名や挨拶にどのように含まれるかを変更できます。たとえば、取引先名や活動資金集めのダイレクトメールの住所ラベルに世帯内の子供の名前を記載したくない場合があります。幸い、NPSP にはこれを管理する方法が組み込まれています。

[世帯の管理] 画面で、[世帯名]、[公式の挨拶]、[非公式の挨拶] から取引先責任者を除外できます。取引先責任者の各設定をオンまたはオフにして変更を行った後に [保存] をクリックします。

世帯メンバーを挨拶から除外するオプション。

これらのオプションを使用して、すべての世帯メンバーを個別に管理できます。1 人は世帯名のみから除外してコミュニケーションの挨拶には含め、別の人はすべてのオプションから除外するということができます。 

さらに高度なことをしたい場合は、団体の Salesforce システム管理者に、この管理の一部に自動化を追加できるかどうかを相談してください。たとえば、年齢に基づいて取引先責任者を世帯の挨拶から自動的に除外するといったことができます。 

世帯住所を変更する

世帯は通常、同じ家に住んでいるため、住所も同じになります。NPSP には、[世帯の管理] 画面から世帯の住所を変更するための住所管理機能があります。実際にやってみましょう。

  1. NPSP で、作業する必要がある世帯取引先を見つて選択します。  
  2. [世帯の管理] をクリックします。 
  3. [世帯の住所] を見つけて、[住所の変更] をクリックします。[世帯の管理] ページの [住所の変更] ボタン。
  4. 新しい住所を入力して、[住所を設定] をクリックします。
  5. [世帯の管理] ページで [保存] をクリックします。

これによって世帯の住所が更新されただけではなく、この世帯に関連付けられている個々の取引先責任者レコードの住所も更新されました。NPSP の効果が発揮されています。 

世帯の主取引先責任者を指定する 

世帯全体がミッションにとって重要であることもあるもしれませんが、通常は主取引先責任者であるメンバーが 1 人います。このメンバーは、主要な支援者、ボランティア、または主連絡先です。したがって、各取引先レコードでは主取引先責任者を指定することができます。

取引先の主取引先責任者を指定すると、チームが 1 つの世帯に複数の支援依頼を何通も送付することを避けるなど、役に立つことがあります。 

また、支援の入力にも影響します。世帯から行われたすべての支援に関して、取引先の主取引先責任者はハードクレジットを取得し、他のメンバーはソフトクレジットを取得します。(ハードクレジットとソフトクレジットについての詳細は、「リソース」セクションにあるリンクを参照してください。)

デフォルトでは、NPSP は、最初に作成された取引先責任者を世帯の主取引先責任者として指定します。世帯取引先に複数の人がいる場合は、主取引先責任者を編集または変更できます。 

この情報は、世帯取引先レコードの [詳細] タブにある [主取引先責任者] 項目で変更できます。

世帯取引先レコードの [主取引先責任者] 項目

その他の世帯管理オプション

ほとんどの変更は [世帯の管理] ページで行うことができますが、若干の移動が必要な変更もあります。ここでは詳しく説明しませんが、あなたやチームがこれらのオプションを利用できることだけは知っておいてください。質問がある場合は、システム管理者にお問い合わせください。

世帯取引先をマージまたは分割する 

重複する世帯取引先レコードが見つかってマージする必要が生じるかもしれません。または、既存の世帯レコードから新規世帯レコードへの取引先責任者の移動が必要になるかもしれません。エラーをクリーンアップしたり、取引先責任者の実世界での変化をデータに反映したりするために、データのマージまたは分割が必要になることがあります。NPSP では、データを失わずに世帯取引先レコードのマージや分割ができます。 

取引先責任者のデフォルトの住所を上書きする

取引先責任者を世帯に追加するとき、デフォルトでは常に世帯の住所が取引先責任者の住所になります。ただし、1 つの世帯のメンバーが異なる住所を持っている場合もあります。たとえば、頻繁に移動する場合や、子供が大学に入学して家を出る場合などです (子供はあっという間に成長します)。その場合でも、NPSP ではデフォルトの世帯住所を上書きして、個々の取引先責任者に異なる住所を割り当てられるので問題ありません。 

ここまでで紹介してきたほとんどの機能とは異なり、この機能は [世帯の管理] ページにはありません。このオプションは、個々の取引先責任者レコードを編集するときに表示されます。

独自の住所を入力し、[住所の上書き] オプションをオンにして [保存] をクリックします。ただし、注意してください。このボックスがオンになると、世帯レベルで住所が更新されても、住所の上書きが有効になっている関連取引先責任者には同期されなくなります。

[取引先責任者の編集] ページの [住所の上書き] オプション。

住所 (季節性) を指定する

郵送先住所が季節によって変わる場合があります。関係者がどこに住んでいて誰であるかに応じて、1 年間のさまざまな時点で、郵便物を第 2 住所で受け取ることがあります。NPSP には、取引先に第 2 住所を追加し、開始日と終了日を指定できるように、世帯取引先の住所 (季節性) 機能があります。その期間中に発送される郵便物は世帯の住所ではなく住所 (季節性) に送付されます。 

世帯取引先レコードから住所 (季節性) を追加するには、関連リストの [住所] セクションを見つけて、[新規] をクリックします。 

世帯取引先レコードの関連リストの [住所] セクション。

[季節性情報] セクションに住所と開始日、終了日の情報を入力し、[保存] をクリックします。 

住所フォームの [季節性情報] セクション。

NPSP で世帯を管理する準備が整ったと感じていますか? テストを受けて確かめてみましょう。次の単元では、リレーションについて学習します。 

リソース

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