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レコードを共有する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • 関係者をレコードに追加する。
  • 準拠データ共有で利益相反がどのように解決されるのか説明する。
  • 共有アクセス権の詳細を表示する。
  • 準拠データ共有とほかの共有機能の違いを説明する。

準拠データ共有を使用する

このモジュールの先行の単元では、準拠データ共有を設定する方法を学びました。ここでは、ユーザーになったつもりで実際に操作してみましょう。

Cumulus の企業投資バンキングチームでは、Northern Trail Outfitters (NTO) 取引の担当者が金融取引レコードを同僚と共有しようとしています。このレコードにアクセスできるのは同僚のみで、それ以外はアクセスできません。

担当者は、「NTO-Dorjeling Kitchen 合併」という金融取引レコードから操作を開始します。この単元では、関係者をレコードに追加する方法を一緒に見ていきます。

関係者を金融取引レコードに追加する

各レコードに最大 100 人の関係者を設定できます。担当者がアナリストを 1 人目の関係者として追加するところを見てみましょう。

  1. 適切な取引レコードを検索して選択します。
  2. [Financial Deal Participants (金融取引関係者)] 関連リストで、[New (新規)] をクリックします。
  3. [New Financial Deal Participant (新規金融取引関係者)] ウィンドウで、次の詳細を指定します。
    • Participant (関係者): Charlie Melly
    • Participant Role (関係者ロール): Corporate Investment Banking Analyst (企業投資バンキングアナリスト)
    • [有効] を選択します。
  1. 作業内容を保存します。

このバッジで前述したとおり、「企業投資バンキングアナリスト」であるこのユーザーにはレコードに対する「参照のみ」アクセス権が付与されます。

[Financial Deal Participants (金融取引関係者)] 関連リストの 1 人目の関係者。

この取引に取り組んでいる担当者は、小売業担当チームの残りのメンバーも追加したいと考えます。関係者グループを活用する最適なユースケースです。各レコードに最大 100 種の関係者グループを関連付けることができます。そのグループに属する関係者の数は関係ありません。関係者グループを接続する手順は次のとおりです。

  1. 金融取引レコードの [Financial Deal Participants (金融取引関係者)] 関連リストで、[New (新規)] をクリックします。
  2. [New Financial Deal Participant (新規金融取引関係者)] ウィンドウで、次の詳細を指定します。
    • Participant (関係者): [Group (グループ)] を選択してから、[Retail Deal Coverage Team (小売業取引担当チーム)] を見つけて選択します。プレビュー をクリックして、グループのメンバーを表示します。
    • Participant Role (関係者ロール): Corporate Investment Banking Associate (企業投資バンキング担当者)
    • [有効] を選択します。
  3. 作業内容を保存します。

[Financial Deal Participants (金融取引関係者)] 関連リストに、関係者と関係者グループの両方が関連レコードとして表示されます。

[NTO-Dorjeling Kitchen Merger (NTO-Dorjeling Kitchen 合併)] レコードの関係者がリスト表示されている [Financial Deal Participants (金融取引関係者)] コンポーネント。

金融取引関係者のいずれかのレコード名をクリックすると、関係者レコードの詳細を確認できます。

準拠データ共有で利益相反を管理する

情報の中には機密性が極めて高いため、ユーザーがほかのユーザーやグループを関係者として追加する前に承認するシステムが必要になる場合があります。ごく簡単なソリューションは、関係者を有効とマークできるユーザーを限定することです。

たとえば、Cumulus の企業投資バンキングチームの担当者は、金融取引レコードを別のチームの同僚と共有したいと考えています。この担当者は関係者レコードを作成できますが、[Active (有効)] を選択することはできません。コンプライアンス担当者などの別のユーザーが関係者レコードを確認し、利益相反がなければ [Active (有効)] を選択できます。

Salesforce システム管理者と協力して、承認、Flow Builder、トリガー、その他の Salesforce ツールを使ってこのプロセスを自動化して簡便にします。詳細は、この単元の「リソース」セクションを参照してください。

共有アクセス権の詳細を表示する

金融取引の進展に伴って、レコードにアクセスする必要があるユーザーが増えることがあります。この全員を追跡するにはどうすればよいのでしょうか?

共有の詳細ページに、取引レコードにアクセスできるすべての関係者、各自のアクセス種別、アクセスの理由がリストされます。共有の詳細ページと共有テーブルエントリを表示できるのは、システム管理者とレコード所有者のみです。

共有の詳細ページで、関係者にレコードに対するアクセス権を付与した機能と、各機能から付与されたレコードに対するアクセスレベルを確認できます。

共有の詳細ページについては、以下の点に留意します。

  • 所有者以外の関係者が共有の詳細ページに表示されるのは、アクセスレベルが組織の共有設定で付与されたレベルを上回る場合のみです。
  • 組織の共有設定、または関係者ロールのデフォルトのアクセスレベルを変更すると、共有の詳細ページが更新されて変更が反映されます。
  • 関係者が複数の共有機能からレコードへのアクセス権を取得した場合は、制限が最も緩いアクセス権が適用されます。

準拠データ共有は、ほかの共有機能と連携してセキュリティを強化します。Salesforce は、取引先チーム、商談チーム、ケースチーム、主従関係など、ほかの共有機能も備えています。ビジネスでこうした機能を使用する場合は、準拠データ共有との互換性を理解しておく必要があります。

数種の機能を併用すると、共有の詳細ページが煩雑になることがあります。たとえば、取引先チームや商談チームを使用することは、データの手動共有と似ています。チームメンバーに付与するアクセスレベルは、そのレコードのコンテキストでメンバーが担うロールとは関係なく、システム管理者が決定します。準拠データ共有の場合は異なります。システム管理者が関係者にコンテキストに応じたロールを割り当て、関係者はその関係者ロールに設定されたデフォルトのアクセスレベルに基づいて自動的にデータへのアクセス権を取得します。この方法は組織全体で一貫しています。同じ組織で取引先チームと準拠データ共有を併用できますが、共有の詳細ページに別々の共有テーブルエントリとして表示されるため、ユーザーが混乱することがあります。

また、主従関係を使用する場合は、主オブジェクトが従オブジェクトへのアクセス権 (例: 誰が従オブジェクトのデータを表示できるか) を決定します。主従関係にも準拠データ共有を使用しますが、主オブジェクトにのみ適用し、従オブジェクトには適用しません。準拠データ共有では親オブジェクトによって共有が決まるためです。

共有の詳細ページについての詳細は、「準拠データ共有レコードアクセス権を持つユーザーの表示」を参照してください。

まとめ

このバッジでは、準拠データ共有を使用すると、Cumulus の企業投資バンキング部門のようなチームが、セキュリティやコンプライアンスを損なうことなく、機密性の高いクライアントデータを共有できることを学習しました。

コンプライアンスマネージャーは、準拠データ共有が最小限のカスタマイズでコンプライアンスのあらゆる面に対処し、誰がどのレベルでクライアントデータにアクセスできるかを管理できる点を評価しています。取引チームやその他の担当者には、誰がデータを参照できるかを簡単に管理できるというメリットがあります。システム管理者は、準拠データ共有を使用すれば簡単に管理でき、カスタムコードを記述することも、開発期間が長引くこともないため、とても気に入っています。

準拠データ共有について理解したところで、実際に使用して、チームがコンプライアンスに準拠した安全な方法で情報を共有できるようにしてみてはどうでしょうか?

リソース

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