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コミュニティユーザと共有セットの作成

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • 各種のコミュニティライセンスの主な違いを挙げる。
  • コミュニティメンバーのニーズに基づいて、適切な種類のライセンスを割り当てる。
  • コミュニティユーザを作成する。
  • 共有セットおよび共有グループを使用して、コミュニティメンバーが所有するレコードへのアクセスを制御する。

コミュニティライセンスの種類について

Erica は Cloud Kicks コミュニティの目的を認識し、主なリソースを収集しました。次は、コミュニティメンバーと安全かつ効率的な方法で情報を共有するにはどうすればよいか考えています。また、各種のライセンスについて詳しく知り、どのライセンスを購入すればよいか判断できるようになりたいと思っています。Salesforce のコミュニティ界にはライセンスと共有が複雑に織り込まれているため、ここでその両方を見ていきましょう。

幸い、Erica は Trailhead の「コミュニティの基本」および「データセキュリティ」モジュールを終了しています。また、「Who Sees What」という動画シリーズも繰り返し見ているため、Salesforce の共有モデルのこともよく知っています。さらに、社内の Salesforce システム管理者で、共有に関するあらゆることに精通している Linda に厄介な質問をすることも厭いません。

誰でも守秘すべき内部データを外部と共有するようなことはしたくないため、共有について理解しておくことは極めて重要です。コミュニティメンバーが問題をすばやく解決できるように、ナレッジ記事へのアクセス権を付与するのはどうでしょうか? 問題ありません。では、社内のセールスプラクティスや売上数値にアクセスできるようにするのはどうでしょうか? それは問題です。

共有について詳しく見ていく前に、コミュニティライセンスを使用する必要のある状況を抑えておきましょう。

次の便利な判断チャートを見れば、どのライセンスが必要なのかがわかります。

コミュニティライセンスの選択のスクリーンショット

各種のライセンスはそれぞれどのような状況で必要になるのでしょうか? そこで、次の点を自問します。

ユーザが何百万人もいる大規模な B2C コミュニティがありますか? ある場合はおそらく、何らかのカスタマーコミュニティライセンスが必要です。

コミュニティメンバーが次のものにアクセスする必要がありますか?

  • レポートとダッシュボード
  • 代理管理者
  • コンテンツライブラリ
  • さまざまな取引先のレコード

ある場合はおそらく、カスタマーコミュニティプラスライセンスが必要です。

コミュニティメンバーが上記のほかに次のものにもアクセスする必要がありますか?

  • リードおよび商談
  • キャンペーン

ある場合はおそらく、パートナーコミュニティライセンスが必要です。

たとえば、Erica が Cloud Kicks コミュニティの何人かのメンバーをコミュニティの代理管理者に指名しようと考えているとします。代理管理者がいれば、ユーザの作成や、コミュニティメンバーの簡単なトラブルシューティングなどを手伝ってもらうことができます。

こうした代理管理者には、アクセス権が拡張されるカスタマーコミュニティプラスライセンスが適しています。

それ以外のコミュニティユーザは、カスタマーコミュニティライセンスを使用してコミュニティにアクセスします。

ヒント

ヒント

コミュニティライセンスは、特定のコミュニティではなく、ユーザに関連付けられます。

Erica は、必要に応じて、これらのライセンスを有するユーザをコミュニティ間で移動させることができます。あるいは、あるコミュニティを作成し、各種のライセンスや権限を使用してユーザごとにエクスペリエンスを変えることもできます。

別の考え方もできます。コミュニティは飛行機のようなものです。各旅客はさまざまな種類のチケット (ライセンス) を持っており、そのためにアクセスのレベルが異なります。旅客はすべて同じ飛行機に乗っていますが、各旅客が経験することは、チケットの価格に基づいて多少異なります。

カスタマーコミュニティライセンスは、エコノミークラスのチケットのようなもので、基本的なパスです。カスタマーコミュニティプラスライセンスは、ビジネスクラスのチケットのようなもので、利用できるものが増大します。では、パートナーコミュニティライセンスはどうでしょうか? このライセンスは、ファーストクラスのチケットのようなもので、利用できるものさらに増大します。

利用できるオプションを比較検討した Erica と Linda は、同社のカスタマーコミュニティにはカスタマーコミュニティライセンスとカスタマーコミュニティプラスライセンスを組み合わせて選ぶように CIO の Yanik に助言します。

この 2 種類のライセンスでコミュニティにアクセスできるようにすれば、必要に応じて柔軟にメンバーに追加の権限を与えることができます。たとえば、外部のコミュニティメンバーをモデレータに指名することや、限定的な代理管理者権限を付与することができます。

外部共有設定

ライセンスの種類を理解したところで、Erica はデータの共有においてこれらのライセンスがどのように機能するのか把握しておく必要があります。

外部共有モデルを設定すれば、外部ユーザと情報を共有するという Erica の目標を達成させることができます。外部組織の共有設定を使用する場合、外部ユーザに対して、社内の Salesforce 組織ユーザ向けのアクセスレベルとは異なるレベルを設定できます。

外部組織の共有設定は、次のオブジェクトでサポートされています。

  • 取引先およびその取引先に関連付けられている契約および納入商品
  • 納入商品
  • ケース
  • 取引先責任者
  • 個人
  • 商談
  • 注文
  • カスタムオブジェクト
  • ユーザ

すべての組織で、外部組織の共有設定がデフォルトで有効になっています。[共有設定] でアクセスレベルを確認できます。

各オブジェクトに次のアクセスレベルのいずれかを設定できます。

アクセスレベル 説明
親レコードに連動 ユーザが関連するすべての主レコードでアクション (表示、編集、削除など) を実行できる場合は、主従関係の従の側のレコードに対しても同じアクションを実行できます。
メモ

メモ

取引先責任者については、デフォルトの内部および外部アクセス権の両方に [親レコードに連動] を設定する必要があります。

非公開 所有権、権限、ロール、階層、共有の直接設定、または共有ルールによってアクセス権が付与されているユーザのみがレコードにアクセスできます。
公開/参照のみ すべてのユーザがオブジェクトのすべてのレコードを表示できます。
公開/参照・更新可能 すべてのユーザがオブジェクトのすべてのレコードを表示および編集できます。
重要

重要

デフォルトの外部アクセスレベルの制限は、常にデフォルトの内部アクセスレベル以上である必要があります。外部組織の共有設定を使用しているときは、コミュニティメンバーに付与するオブジェクトへのアクセスレベルを、社内の Salesforce 組織ユーザに付与するレベルより高くすることはできません。ベストプラクティスは、外部組織の共有設定を常に非公開にすることです。

カスタマーコミュニティライセンスを使用した共有の微妙な差異

カスタマーコミュニティライセンスを使用して Cloud Kicks コミュニティにアクセスするコミュニティメンバーは、他のコミュニティライセンスの保有者や社内の Salesforce 組織ユーザと比べて、コミュニティのオブジェクトへのアクセスがはるかに制限されます。

それはなぜですか? こうしたライセンスの保有者には Salesforce 内のロールがないため、ロールに基づく共有を利用できません。ロールに基づく共有とは何だろうとお思いかもしれませんね。それは、ロールを使用する必要がある Salesforce 内の任意のデータ表示のことです (ロール階層を使用した共有など)。

デフォルトでは、カスタマーコミュニティライセンスを持つメンバーは、自分がサポートに登録したケースなど、自身のレコードのみを表示できます。コミュニティで他のユーザのケースを見ることはできません。

けれども、カスタマーコミュニティライセンスの保有者も、共有セットを使用すれば自身の取引先や取引先責任者に関連付けられているレコードにアクセスできます。まだ混乱していますか? 詳しく見ていきましょう。

まず、共有セットとは何でしょうか? 共有セットを使用すると、コミュニティユーザが、そのユーザプロファイルに基づいて自身の取引先や取引先責任者に関連付けられているレコードにアクセスできるようになります。

すごいことのように思えますが、実際にはどのような意味があるのでしょうか?

Cloud Kicks コミュニティのメンバーで、カスタマーコミュニティライセンスを有する Jess をご紹介します。Jess は購入した靴が思っていたよりも早く擦り切れてきたため、コミュニティ経由でサポートにケースを登録します。次回コミュニティにログインしたとき、そのケースにアクセスして状況をチェックすることができます。これは、そのケースを Jess 自身が所有しているためです。

では、Jess がケースを自分で登録せず、Cloud Kicks サポートに電話したとします。この場合は、サポートエージェントの Mike が Jess に代わってケースを登録します。Jess はこのケースにアクセスできるでしょうか? できます。が、コミュニティ管理者が、プロファイルを使用して自身の取引先責任者レコードに関連付けられているケースへのアクセス権を Jess に付与する共有セットを設定している場合に限ります。

重要

重要

コミュニティ管理者は、オブジェクト別のプロファイルごとに共有セットを 1 つのみ設定できます。

Linda は共有セットを設定できるようにします。その前に、組織でコミュニティを有効にする必要があります。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「コミュニティ」と入力し、[コミュニティ設定] を選択します。
  2. [コミュニティを有効化] を選択します。
  3. Lightning Platform ドメインの一意の名前を入力します。
    重要

    重要

    コミュニティを有効にした後は、Lightning Platform ドメイン名を変更できません。混乱を避けるために、企業は通常その会社名をドメインに使用します。マーケティングチームやエグゼクティブと相談のうえ、ビジネスの一意の名前を設定します。コミュニティを 2 つ以上設定する場合は、URL にコニュニティ名を追加すると区別できます。

  4. [使用可能か調べる] をクリックして、ドメイン名を使用できることを確認します。
  5. [保存] をクリックして、[OK] をクリックします。

共有セットに進みます。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「コミュニティ設定」と入力し、[コミュニティ設定] を選択します。
  2. [共有セット] 関連リストで、[新規] をクリックします。
  3. [共有セットの編集] ページで、[表示ラベル][共有セット名] 項目に入力します。
  4. 説明を入力します。
  5. カスタマーコミュニティユーザプロファイルなど、アクセス権を付与するユーザのプロファイルを選択します。
  6. アクセス権を付与するオブジェクトを選択します。[利用可能なオブジェクト] リストに、次のオブジェクトは含まれません。
    • 組織の共有設定が「公開/参照・更新可能」であるオブジェクト
    • 取引先または取引先責任者の参照項目がないカスタムオブジェクト
  7. [アクセス権の設定] セクションで、オブジェクト名の横にある [設定] をクリックして、選択したプロファイルに対するアクセス権を設定します。
    メモ

    メモ

    [アクション] 列に [設定] があるオブジェクトは、大規模ポータルユーザ用の設定になっていません。オブジェクトを設定するまで、大規模ポータルユーザにはそのレコードに対するアクセスが制限されるか、アクセス権がありません。アクセス権についての詳細は、「大規模ポータルユーザについて」を参照してください。

  8. 取引先または取引先責任者ルックアップに基づいてアクセス権を付与します。
    • [ユーザ] ドロップダウンリストで値を選択して、ユーザの取引先ルックアップまたは取引先責任者ルックアップを決定します。
    • [対象オブジェクト] 項目で値を選択して、対象オブジェクトの取引先ルックアップまたは取引先責任者ルックアップを決定します。

    たとえば、ユーザの取引先責任者レコードで識別された取引先に関連付けられているすべてのケースへのアクセス権を付与するには、Contact.AccountAccount をそれぞれ選択します。

    メモ

    メモ

    選択した両方の項目は、取引先または取引先責任者のいずれかを指し示している必要があります。たとえば、Contact.AccountEntitlement.Account はどちらも取引先を指し示しています。

  9. 「参照のみ」または「参照・更新」のアクセスレベルを選択します(オブジェクトの組織の共有設定が「公開/参照のみ」の場合、選択できるのは「参照・更新」のみです)。
  10. [更新] をクリックし、[保存] をクリックします。

ここで、Jess にケースがいくつもあるとします。信頼できるサポートエージェントの Mike は、このすべてにアクセスする必要があります。Mike が Jess のケースを表示するにはどうすればよいでしょうか?

もちろん、共有グループを使用します。

すばらしいですね。ところで、共有グループとは何でしょうか?

簡単に言うと、共有グループを使用した場合、カスタマーコミュニティライセンスの保有者が所有するレコードを、コミュニティの内部および外部ユーザと共有できます。

Salesforce ではさまざまなレコードアクセス機能を使用できるのに、なぜ共有グループが必要なのでしょうか? これらの機能の大半 (ロール階層によるレコードアクセス、条件に基づく共有ルール、共有の直接設定、チーム共有) は、Salesforce 階層のロールが必要なため、カスタマーコミュニティライセンスでは利用できません。

カスタマーコミュニティライセンスの保有者にはロールがありません。

共有グループは、カスタマーコミュニティライセンスの保有者が所有するレコードに対するレコードアクセスを可能にすることで、このロールの問題を解消します。

コミュニティでの共有についての詳細は、動画シリーズ「Who Sees What in Communities (コミュニティでは誰に何が表示されるか)」をご覧ください。

コミュニティユーザの作成

組織でコミュニティを有効にすると、Lightning Experience の取引先と取引先責任者のページレイアウトに特定のアクションが追加され、カスタマーユーザを作成できるようになります。取引先責任者のドロップダウンメニューに [カスタマーユーザを有効化] が表示されない場合は、次の手順に従います。コミュニティ固有のアクションが表示されている場合は、これらのステップは省略できます。

  1. [設定] で [オブジェクトマネージャ] をクリックします。
  2. [取引先責任者] | [ページレイアウト] | [Contact Layout (取引先責任者レイアウト)] をクリックします。
  3. ページレイアウトエディタで、[モバイルおよび Lightning のアクション] をクリックします。(初めに [モバイルおよび Lightning のアクション] セクションで、レンチをクリックしてカスタマイズを上書きする必要がある場合があります。)
  4. [カスタマーユーザを有効化] ボタンを [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience アクション] セクションにドラッグします。
  5. [適用] をクリックします。
メモ

メモ

[カスタマーユーザを有効化] オプションが表示されるには、Trailhead Playground ユーザ (つまり、あなたです) にロールが割り当てられている必要があります。自分のユーザレコードを編集して、ロール階層内の任意のロールを自分自身に割り当てます。

Erica は何人かのカスタマーコミュニティユーザを作成したいと考えています。この作成は単純なプロセスです。取引先責任者レコードで、メニューから [カスタマーユーザを有効化] をクリックします。

次に、ユーザレコードを次のように編集します。

  • メール: 自分のメールアドレス
  • ユーザ名: メール形式の一意のユーザ名
  • ユーザライセンス: カスタマーコミュニティ
  • ユーザプロファイル: カスタマーコミュニティユーザ
  • [パスワードをリセットしてユーザに通知する] チェックボックスをオンにします。(こうすることで、カスタマーユーザとしてログインできます。)
  • [保存] をクリックします。
メモ

メモ

ここでのベストプラクティスは、[カスタマーコミュニティユーザ] プロファイルをコピーし、あらゆるユーザ権限をつぶさに調べて、すべて意図したとおりの設定になっていることを確認することです。

これで、カスタマーコミュニティユーザが誕生します。

信頼できる信頼

確かに、コミュニティの共有やライセンスはややこしいかもしれません。けれども、すべて Salesforce の最大の価値である信頼を確保するためです。さまざまなレベルのセキュリティを実装することで、データの一部をコミュニティメンバーと共有することにした場合でも、そのデータの安全性が維持されます。