訪問の計画とスケジュールを作成する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 効果的な訪問プランが現場の結果に及ぼす影響を説明する。
  
• 担当者が効率的に訪問をスケジュールするために訪問管理がどのように役立つかを説明する。
  
• おすすめやリスト検索条件などのツールを使用して最適な現場訪問プランを作成する方法を示す。
  

効果的な訪問プランは現場の成功を促進する

ライフサイエンス営業のすべてのやり取りは、価値を提供し、HCP との信頼を築くための機会となります。担当者は 1 週間を計画するときに、会社の戦略的な優先事項、個々の HCP の好み、訪問やサンプルに関する規制制限、移動時間や場所といった現実的な制約など、多くの要素のバランスを取る必要があります。ただカレンダーを埋めるだけでは効果的な訪問プランとは言えません。すべての要素を慎重に考慮する必要があります。

LSC4CE ではこの複雑な計画とスケジュールのプロセスが合理化されます。フィールド担当者のワークフローに合わせて調整された直感的でインテリジェントなツールが提供されます。この単元では、グローバルなバイオ医薬品企業である Cumulus Pharma のフィールド担当者の Sofia Martin が Life Sciences Cloud を使用してコンプライアンスを満たすデータ主導のエンゲージメントを行うところを見ていきます。

Cumulus Pharma は新しい治療法を発売しようとしており、Sofia のテリトリーは混雑する都市部の病院から地方の小さな診療所にまでわたっています。彼女の目標は、価値の高い取引先を優先し、サンプルに関する規制に準拠し、各訪問を最大限に活かすことです。Sofia が明確な戦略を持って 1 週間を始めるために訪問管理がどのように役立つかを見てみましょう。

明確な情報と目的を持って毎週を始める

1 週間の始めに Sofia はタブレットで LSC4CE モバイルアプリケーションを開きます。すばやい同期後にアプリケーションは更新され、彼女のテリトリーについて、提供者との最近のやり取り、本社からの更新情報、活動目標に対する進行状況のリアルタイムメトリクスなどの最新の情報がすべて表示されます。

パーソナライズされた [Home (ホーム)] ページでは、今後の予定や注力すべきポイントが強調表示されています。

• お知らせとアラートでは、本社からのメッセージや通知 (商品の発売、コンプライアンスに関するリマインダー、トレーニング割り当てなど) のフィードが表示され、Sofia は今週の訪問に影響する可能性のあることを認識できます。
  
• 上位 5 件の Next Best Customer (NBC) では、処方パターン、訪問頻度、最近のやり取りに基づいて、次にエンゲージすべき HCP の優先順位付きリストが強調表示されます。Sofia の場合、Aaron Morita 医師が一番上に表示されます。これは、最近ドロップイン訪問を行ったことと、彼女が関心を持ちそうな新しい患者サポートプログラムが開始されたためです。
  
• 次の予定マップには、計画されている訪問、休暇テリトリー (TOT)、全般行動など、Sofia の今後の予定が表示されます。1 週間が視覚的に表示されるため、非効率的なルートにすばやく気づくことができます。
  
• 活動計画トラッカーでは、Sofia の訪問目標に対する進行状況が追跡され、ギャップや注意が必要な領域がわかります。
  
• [Visits to Submit (送信する訪問)] には未処理の訪問レコードが表示され、Sofia はレポートを完成させてコンプライアンスを維持する必要があることがわかります。
  

このようなインサイトが 1 か所に表示されるため、Sofia は明確な方針を持って 1 週間を始めることができます。本社からの通知によって実行すべきアクションを知り、NBC リストによって、高い価値が得られそうなエンゲージメントを優先することができます。

リストと検索条件を使用して取引先をセグメント化する

次に、Sofia は誰を訪問するかを決めるために取引先リストを見直します。LSC4CE では、リストビューと検索条件を使用して取引先をセグメント化できるため、特に関連性の高いサブセットに焦点を絞ることができます。Sofia は優先度の高い対象に集中するためにいくつかの検索条件を適用します。

まず、取引先を絞り込んで、テリトリー内で目的の治療領域の処方が多く、最近訪問していない専門医を表示します。さらに場所で絞り込み、互いに近くにある取引先をまとめます。これによって訪問を地理的にグループ化して移動時間を最小限に抑えることができます。彼女は最近活動があった取引先も確認し、待機中になっているフォローアップやマーケティング部門が優先度が高いとタグ付けしたリードを計画に含めるようにします。

このように取引先をセグメント化することで、Sofia が 1 週間に注力すべき HCP のリストができました。このリストには確かに Aaron Morita 医師の名前も含まれています。Next Best Customer としてフラグ付けされた免疫専門医です。

これで Sofia が誰に会うべきかがわかりました。次はカレンダーにその訪問を入力しましょう。

カレンダーを使用して訪問をスケジュールする

提供者訪問の計画とは、単に予定を書き込むだけではなく、優先度、スケジュール、コンプライアンスの制約、直前の変更のバランスを取ることです。LSC4CE の統合カレンダーはまさにそれを行うために構築されています。Sofia はカレンダーを開いて 1 週間の訪問の計画を開始します。

カレンダーにはフィールド担当者のニーズに合わせて調整された一元的なカレンダービューがあります。Sofia は一目で 1 日、1 週間、1 か月のカレンダーを見ることができ、そこには事前スケジュール済みの訪問、個人的な時間ブロック、チームイベントが含まれています。また、同僚が同じテリトリー内でいつ訪問をスケジュールしたかも確認できるため、重複や不必要な繰り返しを避けることができます。

ドラッグアンドドロップを使用して Sofia は優先度の高い HCP をスケジュールします。たとえば、対象リストから Morita 医師を選択し、火曜日の朝の空いている時間枠にドロップします。カレンダーでは、この時間枠が受付時間内であり、既存の予定と競合がないことが確認されます。

彼女は同じようにほかの主要な訪問をスケジュールし、1 週間の中でさまざまな取引先のバランスを取ります。共有カレンダーで同僚の訪問を参照することができるため、彼女は複数の担当者が同じ HCP に会おうとすることがないようにします。既存の訪問に近すぎる予約を行おうとした場合に、LSC4CE でその競合を検証して警告を表示し再スケジュールを促すように設定できます。

カレンダーでは次のような視覚要素もリアルタイムで表示されます。

• 色分けされた訪問種別によって、確認済み訪問、ドラフト計画、一般的な予定、チームイベントを区別できます。
  
• 受付外時間や提供者の対応可能状況の制約がはっきりと表示され、誤って不適切な時刻に予約することを防止できます。
  
• 共有取引先の場合は同僚のスケジュールが表示され、担当者間で同じ HCP への訪問を連携し、コラボレーションを促進し、HCP を圧倒してしまわないようにします。
  
• 省略可能な入力規則を使用すれば、同じ HCP に対して制限日数以内に営業担当の誰かが訪問をスケジュールした場合にブロックしたり警告を表示したりできます。
  

短時間のうちに、Sofia はカレンダーを使用して、生産性が高くコンプライアンスを満たす 1 週間分の訪問プランを立てます。複数の取引先間でスケジュールのバランスを取り、必要に応じて移動時間を組み込みます。カレンダーはオフラインでも機能するため、地方の接続状況が良くない場所にいても、カレンダーを確認したり調整したりできます。更新内容はもう一度オンラインになったときに同期されます。

グループ訪問を計画する

場合によっては、同時に複数の HCP に会うことで時間を有効に使うことができます。たとえば、診療所でのランチ学習会や同じオフィスの複数の提供者が 1 回のプレゼンテーションに参加できる場合などです。LSC4CE では、担当者は複数の参加者のグループ訪問レコードを簡単に作成できます。

Sofia は Pinefield Hospital でランチタイムセッションを企画して、新しい Immunexis 患者サポートプログラムを紹介することにします。取引先リスト検索条件を使用して、Pinefield のすべての取引先責任者を検索して数人の医師を選択し、すべて 1 つのグループ訪問イベントに追加します。時間を設定し、持っていく資料をメモして、イベント当日の準備を整えます。

後日、Sofia がグループ訪問を実施するときには、各参加者の参加状況を親訪問レコードから直接記録できます。レポートが正確で完全なものになるように、商品、メッセージ、反応は各参加者のレコードに取り込まれます。サンプルや他の物品を提供した場合には、参加者レベルでそれを記録します。

このようにグループでのやり取りを記録することで、Sofia はデータ入力の重複を避け、すべての HCP のレコードに彼女とのエンゲージメントを反映します。

スマートな 1 週間はスマートな計画から始まる

計画セッションを終えて、Sofia の適切に整理された 1 週間の予定が完成しました。そのために彼女が LSC4CE の訪問管理ツールをどのように使用したかを復習しておきましょう。

• おすすめと絞り込まれたリストを使用して主要な取引先に優先順位を付け、特に注意が必要な HCP に焦点を絞りました。
  
• リアルタイムの対応可能状況とコンプライアンスのチェックを備えた直感的なドラッグアンドドロップカレンダーを使用してスケジュールを管理しました。
  
• 個人とグループの訪問を予約しました。複数 HCP のイベントを処理するには一括アクションを使用しました。
  
• スケジュールが最初からデータ主導でルールに準拠したものになるように、計画プロセス全体を通じてワークフローにインサイトやアラートを直接統合しました。
  

これで Sofia の成功への準備が整いました。彼女の 1 週間はテリトリー戦略に沿ったものになり、すぐにも実行できる状態になっています。次の単元では、Sofia が訪問を実行し、実際に HCP と対面 (または仮想) でやり取りを行うときにアプリケーションをどのように使用するかを見ていきます。

リソース

• Salesforce ヘルプ: エンゲージメントの計画