プロセスビルダーを使用してシンプルなビジネスプロセスを自動化する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • プロセスビルダーで作成できるプロセスの種別を挙げる。
  • プロセスの作成に使用する重要な構成要素を定義する。
  • 取引先の住所が更新されたときに、取引先責任者の住所を更新するプロセスを作成する。

プロセスビルダーの使用開始

プロセスビルダーは、if-then に基づくビジネスプロセスを簡単に自動化し、プロセスを作成しながらグラフィック表示を確認できるポイント & クリックツールです。

プロセスの構成要素

すべてのプロセスは、トリガ、1 つ以上の条件ノード、1 つ以上のアクションで構成されます。ルール適用時のアクションを設定、または特定の時間に実行されるようにアクションをスケジュールすることができます。

次に、簡単なプロセスの例を示します。

条件ノード、ルール適用時のアクション、スケジュール済みアクションがあるプロセスの例。

トリガ: プロセスを実行するタイミングを特定する

トリガは、プロセスを実行するタイミングを特定します。レコード変更プロセスの場合、トリガはどのオブジェクトとどのような変更に注意すべきかを判断します。

  • レコードを作成したときのみ
  • レコードを作成または編集したとき

条件: アクションを実行するかどうかを判断する

プロセスには 1 つのトリガを使用しますが、条件ノードはいくつでも追加できます。各条件ノードは、プロセスが関連付けられたアクションを実行するかどうかを制御します。レコードが条件に一致しない場合、それらのアクションはスキップされ、プロセスの次の条件ノードに進みます。

各条件ノードでは、次のことができます。

  • 絞り込み条件を設定する。
  • カスタム数式を入力する。入力規則と同様に、数式は true または false に解決されなければなりません。
  • 条件を無視し、関連付けられたアクションを常に実行する。

アクション: プロセスで実行される操作

条件ノードが true に評価されると、プロセスは関連付けられたアクションを実行するか、スケジュール時間まで実行を待機します。

  • 各ルール適用時のアクションは、条件が true に評価されるとすぐに実行されます。
  • 各スケジュール済みアクションは、指定された時間に実行されます (例: レコードの完了予定日の 10 日前、今から 2 日後など)。指定された時間になると、関連付けられた条件ノードが true に評価されるか再確認されます。その場合は、スケジュール済みアクションが実行されます。アクションは、次のいずれかに基づいてスケジュールできます。
    • プロセスを開始したレコードの特定の日時項目。たとえば、取引先のサービス契約期限が切れる 1 か月前。
    • プロセスが実行される時間。たとえば、今から 3 日後。

アクションが実行されるタイミングに関係なく、プロセスアクションでは次のような操作を実行できます。

  • レコードを作成する。
  • プロセスを開始したレコード、または関連レコードを更新する。
  • レコードの承認を申請する。
  • 1 つ以上の関連レコードを更新する。
  • 指定したメールテンプレートを使用してメールを送信する。
  • Chatter フィードに投稿する。

プロセスビルダーの標準アクション以外の操作が必要な場合は、自動起動フローまたは Apex クラスを作成して機能を補完します。次にプロセスからそのフローまたは Apex を呼び出します。

プロセスのタイプ

プロセスビルダーでは、数種類のビジネスプロセスを自動化できます。主な違いはトリガ、つまりプロセスを開始するタイミングです。
種別
プロセスを開始するタイミング
レコード変更
レコードを作成または編集したとき
呼び出し可能
別のプロセスから呼び出されたとき
プラットフォームイベント
プラットフォームイベントメッセージを受信したとき

この単元では、説明を簡潔にするために、最も一般的なプロセス種別であるレコード変更について説明します。


プロセスビルダー

詳しい説明をする前に、プロセスビルダーを簡単に紹介します。
プロセスビルダーユーザインターフェースのスクリーンショット

ボタンバー (1) で、プロセスを管理、またはすべてのプロセスのリストを表示できます。

キャンバス (2) は、プロセスの主要ワークスペースです。キャンバスでは、次の内容を定義できます。

  • トリガ (3)
  • 1 つ以上の条件ノード (4)

1 つ以上のアクション (5) を含むアクショングループ (6)

プロセスを作成する

一般的な使用事例を紹介します。商談が作成または更新され (トリガ)、その商談が重要商談で、成立済みであれば (条件)、ドラフト契約を作成します (ルール適用時のアクション)。商談成立の 6 日後に (スケジュール)、フォローアップ ToDo を取引先所有者に作成します (スケジュール済みアクション)。

ヒント

ヒント

自動化を試みる前に、まずはビジネスプロセスをしっかり計画します。こうしておくと、自動化ツールを使用するときの設定が容易になります。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「プロセスビルダー」と入力し、[プロセスビルダー] を選択して [新規] をクリックします。
  2. プロセスに「Closed Won Opportunties」(成立した商談) という名前を付けます。[名前] 項目から移動すると、API 名が「Closed_Won_Opportunities」に更新されます。
  3. 説明に「If a high-value opportunity is closed and won, create a draft contract and a follow-up task for the account owner」 (重要商談が成立したら、ドラフト契約および取引先所有者のフォローアップ ToDo を作成する) と入力します。
  4. レコード変更時に開始されるプロセスを設定します。
  5. [保存] をクリックします。

トリガを追加する

  1. [オブジェクトを追加] をクリックします。
  2. [オブジェクト] に、「商談」と入力してオプションのリストを絞り込み、[商談] を選択します。
  3. [レコードを作成または編集したとき] を選択します。[オブジェクトを選択してプロセスを開始するタイミングを指定] パネル
  4. [保存] をクリックします。

条件を追加する

では、条件を定義しましょう。商談が成立していて、それが重要商談であるかどうかを確認します。この例では、「重要」は商談金額が 250,000 ドルより多いことを意味します。
  1. [条件を追加] をクリックします。
  2. 条件に「Closed Won and High-Value」 (商談成立および重要) という名前を付けます。
  3. [条件を満たしている] はオンのままにします。
  4. 商談が成立したかどうかを確認します。
    1. [項目] (1) で、[商談] | [フェーズ] を選択して、[選択] をクリックします。
    2. [演算子] (2) は、[次の文字列と一致する] が選択されたままにします。
    3. [種別] (3) は、[選択リスト] が選択されたままにします。
    4. [値] (4) で、[商談成立] を選択します。
  5. もう 1 つの条件で、商談が重要かどうかを確認します。
    1. [行を追加] をクリックします。
    2. [項目] (1) で、[商談] | [金額] を選択して、[選択] をクリックします。
    3. [演算子] (2) で、[＞] を選択します。
    4. [種別] (3) は、[通貨] が選択されたままにします。
    5. [値] (4) に、「250,000」と入力します。
    6. [すべての条件に一致] が選択されていることを確認します。
      [このアクショングループの条件を定義] パネル
  6. [詳細] をクリックして [はい] を選択します。このオプションを選択すると、プロセスは定義された条件に関連しないレコードの変更を無視します。たとえば、商談の説明が更新された場合、プロセスは関連アクションを実行しません。
  7. [保存] をクリックします。

スケジュールを追加する

商談成立の 6 日後に所有者が取引先をフォローアップするようにしましょう。
  1. [スケジュール済みアクション] で、[スケジュールを設定] をクリックします。
  2. 商談成立の 6 日後にスケジュールを設定します。[スケジュールを設定] パネル
  3. [保存] をクリックします。

アクションを追加する

次に、条件が一致すると実行されるアクションを定義しましょう。ドラフト契約を作成するルール適用時のアクションと、取引先所有者の ToDo を作成するスケジュール済みアクションが必要です。

ルール適用時のアクション

  1. [ルール適用時のアクション] で、[アクションを追加] をクリックします。
  2. [アクション種別] で [レコードを作成] を選択します。
  3. アクションに「Create Draft Contract」 (ドラフト契約の作成) という名前を付けます。
  4. [レコードタイプ] で [契約] を選択します。レコードを作成するオブジェクトを選択すると、プロセスビルダーは、必須項目を表示します。
  5. 契約を商談の取引先に関連付けるには、取引先 ID を設定します。
    1. [種別] で [項目の参照] を選択します。
    2. [値] で、[商談] | [取引先 ID] を選択し、[選択] をクリックします。
      横に矢印が表示されていない値を選択すると、項目を選択したことになります。関連レコードの項目を使用するには、横に矢印が表示されている値をクリックします。
      [商談] > [取引先 ID] を選択します。
  6. 新しい契約がドラフトであることを確認します。[状況] の [値] で、ドロップダウンリストから [ドラフト] を選択します。プロセスアクションでは、契約の取引先 ID が商談の取引先所有者 ID に設定され、契約の状況は「ドラフト」に設定されます。
  7. [保存] をクリックします。

スケジュール済みアクション

  1. 先に作成したスケジュール (完了予定日の 6 日後) で、[アクションを追加] をクリックします。
  2. [アクション種別] で [レコードを作成] を選択します。
  3. 「Follow-up Task」 (フォローアップ ToDo) という名前を付けます。
  4. [レコードタイプ] で [ToDo] を選択します。
  5. ToDo の項目値を設定します。
    項目
    		種別
    		値
    所有者 ID
    		項目の参照
    		[商談] > [取引先 ID] > [所有者 ID]
    優先度
    		選択リスト
    		高
    状況
    		選択リスト
    		未開始
  6. [保存] をクリックします。

成功です。重要商談を自動的に管理するプロセスを作成できました。

最終プロセス

このプロセスは、有効化するだけで使用を開始できます。

もうひとこと...

このプロセスを展開して、条件とアクションを追加できます。定義した最初の条件ノードが true と評価されなかった場合、プロセスは重要商談が成立したか、不成立になったか、または見積が提供されたかを、これらの条件に基づいた追加のアクションを使用して確認できます。可能性は無限です。

リソース