プロセスビルダーを使用してシンプルなビジネスプロセスを自動化する

すべてのプロセスは、トリガ、1 つ以上の条件ノード、1 つ以上のアクションで構成されます。ルール適用時のアクションを設定、または特定の時間に実行されるようにアクションをスケジュールすることができます。

トリガ: プロセスを実行するタイミングを特定する

トリガは、プロセスを実行するタイミングを特定します。レコード変更プロセスの場合、トリガはどのオブジェクトとどのような変更に注意すべきかを判断します。

• レコードを作成したときのみ
• レコードを作成または編集したとき

条件: アクションを実行するかどうかを判断する

プロセスには 1 つのトリガを使用しますが、条件ノードはいくつでも追加できます。各条件ノードは、プロセスが関連付けられたアクションを実行するかどうかを制御します。レコードが条件に一致しない場合、それらのアクションはスキップされ、プロセスの次の条件ノードに進みます。

各条件ノードでは、次のことができます。

• 絞り込み条件を設定する。
• カスタム数式を入力する。入力規則と同様に、数式は true または false に解決されなければなりません。
• 条件を無視し、関連付けられたアクションを常に実行する。

アクション: プロセスで実行される操作

条件ノードが true に評価されると、プロセスは関連付けられたアクションを実行するか、スケジュール時間まで実行を待機します。

• 各ルール適用時のアクションは、条件が true に評価されるとすぐに実行されます。
• 各スケジュール済みアクションは、指定された時間に実行されます (例: レコードの完了予定日の 10 日前、今から 2 日後など)。指定された時間になると、関連付けられた条件ノードが true に評価されるか再確認されます。その場合は、スケジュール済みアクションが実行されます。アクションは、次のいずれかに基づいてスケジュールできます。
  • プロセスを開始したレコードの特定の日時項目。たとえば、取引先のサービス契約期限が切れる 1 か月前。
  • プロセスが実行される時間。たとえば、今から 3 日後。

アクションが実行されるタイミングに関係なく、プロセスアクションでは次のような操作を実行できます。

• レコードを作成する。
• プロセスを開始したレコード、または関連レコードを更新する。
• レコードの承認を申請する。
• 1 つ以上の関連レコードを更新する。
• 指定したメールテンプレートを使用してメールを送信する。
• Chatter フィードに投稿する。

プロセスビルダーでは、数種類のビジネスプロセスを自動化できます。主な違いはトリガ、つまりプロセスを開始するタイミングです。

種別	プロセスを開始するタイミング
レコード変更	レコードを作成または編集したとき
呼び出し可能	別のプロセスから呼び出されたとき
プラットフォームイベント	プラットフォームイベントメッセージを受信したとき

この単元では、説明を簡潔にするために、最も一般的なプロセス種別であるレコード変更について説明します。

ボタンバー (1) で、プロセスを管理するか、またはすべてのプロセスのリストを表示できます。

キャンバス (2) は、プロセスの主要ワークスペースです。キャンバスでは、次の内容を定義できます。

• トリガ (3)
• 1 つ以上の条件ノード (4)

1 つ以上のアクション (5) を含むアクショングループ (6)

では、条件を定義しましょう。商談が成立していて、それが重要商談であるかどうかを確認します。この例では、「重要」は商談金額が 250,000 ドルより多いことを意味します。

商談成立の 6 日後に所有者が取引先をフォローアップするようにしましょう。

次に、条件が一致すると実行されるアクションを定義しましょう。ドラフト契約を作成するルール適用時のアクションと、取引先所有者の ToDo を作成するスケジュール済みアクションが必要です。

1. [ルール適用時のアクション] で、[アクションを追加] をクリックします。
2. [アクション種別] で [レコードを作成] を選択します。
3. アクションに「Create Draft Contract」 (ドラフト契約の作成) という名前を付けます。
4. [レコードタイプ] で [契約] を選択します。レコードを作成するオブジェクトを選択すると、プロセスビルダーは、必須項目を表示します。
5. 契約を商談の取引先に関連付けるには、取引先 ID を設定します。
   1. [種別] で [項目の参照] を選択します。
   2. [値] で、[商談] | [取引先 ID] (横に矢印が表示されていない) を選択し、[選択] をクリックします。
      横に矢印が表示されていない値を選択すると、項目を選択したことになります。関連レコードの項目を使用するには、横に矢印が表示されている値をクリックします。
      
6. 新しい契約がドラフトであることを確認します。[状況] の [値] で、ドロップダウンリストから [ドラフト] を選択します。
7. [保存] をクリックします。

1. 先に作成したスケジュール (完了予定日の 6 日後) で、[アクションを追加] をクリックします。
2. [アクション種別] で [レコードを作成] を選択します。
3. 「Follow-up Task」 (フォローアップ ToDo) という名前を付けます。
4. [レコードタイプ] で [ToDo] を選択します。
5. ToDo の項目値を設定します。

   項目	種別	値
   所有者 ID	項目の参照	[商談] > [取引先 ID] > [所有者 ID]
   優先度	選択リスト	高
   状況	選択リスト	未開始

6. [保存] をクリックします。