Flow Builder でユーザをガイドしてビジネスプロセスを進める

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • フローを定義し、その主要コンポーネントを挙げる。
  • フロー要素の種別について説明する。
  • レコードを作成し、ファイルをアップロードするフローを作成する。

Flow Builder 入門

フローは、複数の用語で表されることがあります。正式な用語を再確認しましょう。

  • Salesforce フロー — フローやプロセスの作成から管理、実行までを包括的に行う製品。
  • Flow Builder — フローを作成できるポイント & クリックツール。
  • フロー — ビジネスプロセスを自動化するアプリケーション。Salesforce 組織または外部システムでデータを収集し、何らかの操作を実行します。

簡単に言うと、Salesforce フロー製品にはいくつかのツールが含まれています。そのうちの 1 つが Flow Builder で、これを使用してフローを作成します。

フローのビルディングブロック

すべてのフローは、3 つのビルディングブロックで構成されます。フローの要素、コネクタ、およびリソース

  • 要素 (1) は、キャンバスに表示されます。キャンバスに要素を追加するには、配置する場所で 要素を追加 をクリックします。
  • コネクタ (2) は、実行時にフローがたどるパスを定義します。次にどの要素を実行すべきかをフローに指示します。
  • リソース (3) は、項目値や数式など、特定の値を表すコンテナです。リソースは、フローの過程でいつでも参照できます。たとえば、取引先の ID を検索して、その ID を変数に保存し、後でその ID を参照して取引先を更新します。

フロー要素は、4 つのカテゴリに分けれらます。

画面 
ユーザーにデータを表示したり、ユーザーから情報を収集したりするには、画面要素を使用します。画面には、簡単な項目 (入力項目など)、ラジオボタン、標準の Lightning コンポーネント (ファイルのアップロードなど) を追加できます。標準の項目とコンポーネントで作成されたフロー画面

カスタムナビゲーション、またはテーブル形式で表示される情報など、フロー画面に標準以上の機能が必要な場合は、カスタム Lightning コンポーネントを作成またはインストールします。カスタムコンポーネントを使用したフロー画面。

ロジック 
フローの流れを制御します。ブランチの作成やデータの更新、データセットのループを行うほか、特定の時間待機します。 

アクション 
画面を通じてユーザーから収集するなどして必要な情報を得たら、Salesforce で何らかの操作を実行します。フローでは、Salesforce レコードを検索、作成、更新、削除できます。また、Chatter 投稿の作成、レコードの承認申請、メールの送信を行うこともできます。標準的なアクションでは必要な操作が不可能な場合は、フローから Apex コードをコールします。 

インテグレーション 
コアアクションまたは Apex アクションを使用して、フローを外部データベースに接続します。コアアクションを使用すると、Salesforce サーバーを経由せずに要求を実行できます。Flow Builder にはプラットフォームイベント関連の機能が 2 つあります。[レコードの作成] 要素を使用して、プラットフォームイベントメッセージを公開します。[一時停止] 要素を使用して、プラットフォームイベントに登録します。

一連の流れ

フロー作成作業のスタートポイントは Flow Builder です。

Flow Builder のユーザーインターフェースのスクリーンショット。数字はツールボックス、キャンバス、ボタンバーを示しています。
ツールボックス (1): ツールボックスには、フローの作成に使用する要素とリソースが含まれます。[マネージャー] タブから、フローで使用する変数、フェーズ、選択肢などのリソースを作成します。または、フローに追加したすべての要素とリソースのリストを表示します。

キャンバス (2): キャンバスは、要素を追加してフローを作成する作業エリアです。キャンバスに要素を追加して要素を接続するときに、フローのダイアグラムが表示されます。

ボタンバー (3): ボタンバーにはフローに関する次のような情報が表示されます。
  • フローが有効かどうか。
  • フローが保存されたのはどれぐらい前か。
  • フローに警告やエラーがあるかどうか。警告やエラーを表示するには、それぞれのアイコンをクリックします。
キーボードショートカット 
次の便利なキーボードショートカットを使用すると、フローをすばやく操作できます。Windows
  • ズームインするには、CTRL + = キーを押します。
  • ズームアウトするには、CTRL + - キーを押します。
  • 画面サイズに合わせてズームするには、CTRL + Alt + 1 キーを押します。
  • ズームして表示するには、CTRL + Alt + 0 キーを押します。
Mac
  • ズームインするには、Command + = キーを押します。
  • ズームアウトするには、Command + - キーを押します。
  • 画面サイズに合わせてズームするには、Command + Option + 1 キーを押します。
  • ズームして表示するには、Command + Option + 0 キーを押します。

フローを作成する

ページレイアウトによっては、オブジェクトに項目が多数ある場合があります。このような場合、ただレコードをすばやく作成したいユーザーは戸惑ってしまうかも知れません。フローを作成して、効率的に取引先を作成できるようにしましょう。フローが実行されると、ユーザーが入力した新しい取引先についての情報に基づいて取引先レコードが作成され、ユーザーはその取引先レコードにファイルをアップロードできます。
メモ

自動化を試みる前に、まずはビジネスプロセスをしっかり計画します。こうしておくと、自動化ツールを使用するときの設定が容易になります。

[設定] から、[クイック検索] ボックスに「フロー」と入力して、[フロー] を選択し、[新規フロー] をクリックして [画面フロー] を選択し、[作成] をクリックします。

画面を追加してユーザー入力を収集する

  1. キャンバスで 要素を追加 をクリックします。
  2. [画面] をクリックします。
  3. [表示ラベル] 項目に、「New Account」(新規取引先) と入力します。
  4. [コンポーネント] で、[テキスト] をクリックします。
  5. 最初の [テキスト] 画面コンポーネントを選択し、[表示ラベル] 項目に「Account Name」 (取引先名) と入力します。[必須] チェックボックスをオンにします。
  6. [コンポーネント] で、[電話] をクリックします。
  7. [電話番号] 画面コンポーネントを選択します。[表示ラベル] 項目に「Phone Number」(電話番号)、[API 参照名] 項目に「Phone_Number」と入力します。
  8. 画面コンポーネントの下にあるフッターを選択します。右側で、[フッターを設定] を展開します。[[前へ] ボタン] で [[前へ] を非表示] を選択します。[[一時停止] ボタン] で [[一時停止] を非表示] を選択します。
    [画面コンポーネント] 画面のスクリーンショット
  9. [完了] をクリックします。

[レコードの作成] 要素を追加してレコードを作成する

[レコードの作成] 要素は、[New Account (新規取引先)] の値を使用して取引先レコードを作成します。
  1. [New Account (新規取引先)] 要素に続けて 要素を追加 をクリックします。
  2. [レコードの作成] をクリックします。
  3. [表示ラベル] に「Create Account」(取引先の作成) と入力します。
  4. [レコード項目の設定方法] で、[個別のリソースおよびリテラル値を使用] を選択します。
  5. [このオブジェクトのレコードを作成] で、[取引先] を選択します。
  6. [項目] で [名前] を選択します。
  7. [値] で、[画面コンポーネント] にある [Account_Name] を選択します。
  8. [項目を追加] をクリックします。
  9. [項目] で [電話] を選択します。
  10. [値] で、[画面コンポーネント] にある [Phone_Number] を選択して、[値] をクリックします。[レコードの作成] 要素が次のようになっていることを確認します。
    [新規のレコードの作成] 画面のスクリーンショット
  11. [完了] をクリックします。

ファイルのアップロードができる画面を作成する

2 番目の画面要素では、作成した取引先にファイルをアップロードできるようにします。
  1. [Create Account (取引先の作成)] 要素に続けて 要素を追加 をクリックし、キャンバスに別の [画面] 要素を追加します。
  2. [画面のプロパティ] で、次のように設定します。
    1. [表示ラベル] 項目で、画面に「Upload Files」 (ファイルのアップロード) という名前を付けます。
    2. 右側で、[フッターを設定] を展開します。[[前へ] ボタン] で [[前へ] を非表示] を選択します。[[一時停止] ボタン] で [[一時停止] を非表示] を選択します。この選択を行わないと、ユーザーが最初の画面に戻ることができるため、誤って複数の取引先が作成される可能性があります。
  3. 左側の [画面コンポーネント] で、[ファイルのアップロード] をクリックします。
    1. [API 参照名] に「accountFiles」と入力します。
    2. [File Upload Label (ファイルのアップロードの表示ラベル)] に、「Upload Related Files」 (関連ファイルのアップロード) と入力します。
    3. [複数のファイルを許可] で [$GlobalConstant.True] を選択します。
    4. [関連レコード ID] で、[変数] にある [Create_Account からの AccountId] を選択します。結果の値は {!Create_Account} になります。[ファイルのアップロード] コンポーネントの項目の設定
  4. [完了] をクリックします。
  5. フローを保存します。[フローの表示ラベル] で、「Quick Account」(簡易取引先) と入力します。
  6. [保存] をクリックします。

設定どおり、この [ファイルのアップロード] コンポーネントでは、作成した取引先に一度に複数のファイルをアップロードできます。

フローを配布する

次に、適切なユーザーにフローを配布します。これには、ホームページにフローを追加します。
フローのさまざまな配布方法については、「画面フローの配布」モジュールを参照してください。

フローを有効化する

Lightning アプリケーションビルダーで使用できるのは有効なフローのみですから、まずはフローを有効化します。まだ Flow Builder で [Quick Account (簡易取引先)] フローを表示している場合は、[有効化] をクリックします。表示されていない場合は、次の手順に従います。
  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「フロー」と入力し、[フロー] を選択します。
  2. [Quick Account (簡易取引先)] をクリックします。
  3. Flow Builder のボタンバーで [有効化] をクリックします。

ホームページにフローを追加する

  1. ホームページを作成します。
    1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「ビルダー」と入力し、[Lightning アプリケーションビルダー] を選択します。
    2. [新規] をクリックします。
    3. [ホームページ] を選択し、[次へ] をクリックします。
    4. ページに名前を付けて、[次へ] をクリックします。
    5. [Salesforce のデフォルトページをコピー] をクリックして、必要に応じて [デフォルトのホームページ] を選択し、[完了] をクリックします。
  2. フローコンポーネントを右列の最上部にドラッグします。フローコンポーネントをホームページにドラッグ
  3. [フロー] で、[Quick Account (簡易取引先)] を選択します。
  4. [保存][有効化] の順にクリックして変更を保存し、ページを有効化します。
  5. [組織のデフォルトとして割り当て][保存] の順にクリックして、このページを組織のデフォルトのホームページとして割り当てます。
  6. ホームページに移動して、実際のフローを確認します。
    1. [戻る] をクリックして [設定] に戻ります。
    2. アプリケーションランチャーアイコン をクリックし、[セールス][ホーム] の順にクリックします。
変更されたホームページ

ユーザーがフローを実行できることを確認する

ユーザーがフローを実行できるようにするには、「フローを実行」ユーザー権限を権限セットまたはプロファイルに追加し、それを適切なユーザーに割り当てます。フローに [デフォルト動作を上書きし、有効化されたプロファイルまたは権限セットにアクセスを制限します] が選択されている場合は、このフローを権限セットまたはプロファイルに追加して、適切なユーザーに割り当てます。
メモ

無効なフローを実行できるのは、フロー管理者 (「フローの管理」ユーザー権限を持つユーザー) のみです。

もうひとこと...

  • フローインタビューは、フローの実行中のインスタンスです。フローを配布するとき、ユーザーはそのフローの個々のインタビューを操作します。
  • この単元では、単純なフローの例を説明します。そのフローをカスタマイズして、機能を追加できます。たとえば、Quick Account (簡易取引先) フローを拡張して、取引先番号や会社形態など、他の取引先項目の値を設定することができます。または、同じ入力内容を使用して、取引先責任者や商談を作成することもできます。

リソース

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