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承認プロセスを作成する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • 最初の承認者にメールを送信する承認プロセスを設定する。
  • ユーザーが商談レコードを承認または却下できる承認プロセスを設定する。
メモ

メモ

日本語で受講されている方へ
Challenge は日本語の Trailhead Playground で開始し、かっこ内の翻訳を参照しながら進めていってください。Challenge での評価は英語データを対象に行われるため、英語の値のみをコピーして貼り付けるようにしてください。日本語の組織で Challenge が不合格だった場合は、(1) この手順に従って [Locale (地域)] を [United States (米国)] に切り替え、(2) [Language (言語)] を [English (英語)] に切り替えてから、(3) [Check Challenge (Challenge を確認)] ボタンをクリックしてみることをお勧めします。

翻訳版 Trailhead を活用する方法の詳細は、自分の言語の Trailhead バッジを参照してください。

メモ

アクセシビリティ

この単元には、スクリーンリーダーユーザー向けの追加の説明が用意されています。この単元の詳細なスクリーンリーダー版を利用するには、以下のリンクをクリックしてください。

Trailhead スクリーンリーダーの説明を開く。

Flow Builder のハンズオン

ではここで Trailhead Playground を起動して、このモジュールの手順を実行してみましょう。Trailhead Playground を開くには、ハンズオン Challenge までスクロールダウンし、[起動] をクリックします。また、ハンズオン Challenge を実行するときにも Playground を使用します。

メールテンプレートを作成する

まず、メールテンプレートを作成し、レコード所有者のマネージャーに商談の割引率が 40% を超えたことを通知できるようにしましょう。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「テンプレート」と入力し、[Classic メールテンプレート] を選択します。
  2. [新規テンプレート] をクリックします。
  3. テンプレートの種類に [テキスト] を選択して、[Next (次へ)] をクリックします。
  4. メールテンプレートを設定します。
    • Folder (フォルダー): Unfiled Public Classic Email Templates (未整理公開 Classic メールテンプレート)
    • Available for Use (有効): 選択
    • Email Template Name (メールテンプレート名): Approve Opportunity Discount (商談割引の承認)
    • Encoding (文字コード): General US & Western Europe (米国および西ヨーロッパ言語)
    • Subject (件名): Please approve this discounted opportunity (この割引された商談を承認してください)
    • Email Body (メール本文): {!User.Manager}, The {!Opportunity.Name} has been discounted. Please approve this discount. Thank you. ({!User.Manager} さん、{!Opportunity.Name} が割引されました。この割引を承認してください。よろしくお願い申し上げます。)

差し込み項目 {!Opportunity.Name} を使用すると商談レコードへのリンクが追加されるため、承認者が処理しやすくなります。これにより、承認者はレコードを確認してから依頼に応答することができます。

  1. [Save (保存)] をクリックします。

カスタム項目の追加

次に、各商談の割引率と承認状況の追跡できるようにカスタム項目を作成しましょう。

  1. [設定] から [クイック検索] ボックスに「オブジェクトマネージャー」と入力し、[オブジェクトマネージャー] を選択します。
  2. [Opportunity (商談)] をクリックします。
  3. [Fields & Relationships (項目とリレーション)] を選択し、[New (新規)] をクリックします。
  4. [Data Type (データ型)] 列で [Percent (パーセント)] を選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
  5. 次の値を使用して、[Percent (パーセント)] 項目を設定します。
    • Field Label (項目の表示ラベル): Discount Percent (割引率)
    • Length (長さ): デフォルトのままにする
    • Decimal Places (小数点の位置): デフォルトのままにする
    • Required (必須): 選択
  6. [Next (次へ)] をクリックします。
  7. [Next (次へ)] をクリックします。
  8. [保存 & 新規] をクリックします。
  9. [Data Type (データ型)] 列で [Picklist (選択リスト)] を選択し、[Next (次へ)] をクリックします。
  10. 次の値を使用して、[Picklist (選択リスト)] 項目を設定します。
    • Field Label (項目の表示ラベル): Discount Percent Status (割引率の状況)
    • Value (値):Enter values, with each value separated by a new line (各値を改行で区切って入力します。)
    • Specify Entry Criteria (選択リスト値):
      • Approved (承認済み)
      • Not Approved (未承認)
  11. [Next (次へ)] をクリックします。
  12. [Next (次へ)] をクリックします。
  13. [Save (保存)] をクリックします。

承認者に通知するためのメールテンプレートを作成し、オブジェクトに承認プロセスをサポートする必須項目を設定しました。

承認プロセスを作成する

組織の準備ができたので、承認プロセスを作成してみましょう。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「承認」と入力し、[承認プロセス] を選択します。
  2. [承認プロセスを管理するオブジェクト] で [商談] を選択します。
  3. [承認プロセスの新規作成] | [ジャンプスタートウィザードを使用] をクリックします。ジャンプスタートウィザードでは、簡単な承認プロセスを作成でき、一部の設定は自動的に選択されます。
  4. 承認プロセスを設定します。
    • Name (名前): Approve Opportunity Discount (商談割引の承認)
    • Approval Assignment Email Template (承認割り当てメールテンプレート): Approve Opportunity Discount (商談割引の承認)
    • Specify Entry Criteria (入力条件の指定):
      • Field (項目): Opportunity: Discount Percent (商談: 割引率)
      • Operator (演算子): greater than (次の値より大きい)
      • Value (値): 0.4
        [Percent (パーセント)] 項目には、入力値を 100 で除算した値が保存されます。たとえば、[Percent (パーセント)] 項目に 40 と入力すると、0.4 として保存されます。この開始条件により、40% より高い割引率が検索されます。
    • Select Approver (承認者の選択): Let the submitter choose the approver manually (申請者が承認者を手動で選択する)
  5. 承認プロセスを保存します。
  6. [承認プロセスの詳細ページの参照] をクリックします。
  7. [最終承認時のアクション] で、[新規アクションの追加] | [項目自動更新] をクリックし、次の値を使用して設定します。
    • Name (名前): Approved (承認済み)
    • Field to Update (更新する項目): Discount Percent Status (割引率の状況)
    • A specific value (特定値): Approved (承認済み)
  8. [Save (保存)] をクリックします。
  9. [最終却下時のアクション] で、[新規アクションの追加] | [項目自動更新] をクリックし、次の値を使用して設定します。
    • Name (名前): Not Approved (未承認)
    • Field to Update (更新する項目): Discount Percent Status (割引率の状況)
    • A specific value (特定値): Not Approved (未承認)
  10. [Save (保存)] をクリックします。

割引された承認の評価を開始するには、承認プロセスを有効化します。

レコードの送信を確認する

レコードの承認が申請された場合の処理を自動化するために、多くの作業を行いました。次は、ユーザーが承認プロセスを開始できるボタンをページレイアウトに追加しましょう。

  1. [Setup (設定)] から、[Object Manager (オブジェクトマネージャー)] タブをクリックします。
  2. [Opportunity (商談)] をクリックします。
  3. [Page Layouts (ページレイアウト)] をクリックします。
  4. [Opportunity Layout (商談レイアウト)] を選択します。
  5. レイアウトエディターのヘッダーバーで、[Buttons (ボタン)] を選択します。
  6. [Submit for Approval (承認申請)] ボタンをページレイアウトの [Standard Buttons (標準ボタン)] セクションにドラッグします。
  7. [Save (保存)] をクリックします。

前の手順に対応するページレイアウトエディター。

メモ

動的アクションを使用するようにアップグレードされた Lightning レコードページを使用している場合は、[Submit for Approval (承認申請)] アクションを Lightning レコードページの強調表示パネルに追加する必要があります。詳細は、「Lightning アプリケーションビルダーでの動的アクションの作成」を参照してください。

これで、ユーザーが商談の [Submit for Approval (承認申請)] をクリックすると、申請は承認プロセスを通ることになります。ただし、ユーザーがボタンをクリックし忘れるとどうなるでしょうか? Flow Builder に移動します。アクション要素で選択可能なアクションの 1 つが「Submit for Approval (承認申請)」です。つまり、レコードの承認を自動的に申請するレコードトリガーフローを作成できるということです。また、ユーザーは商談の承認を申請することを覚えておく必要がありません。たとえば、商談が編集されるとトリガーされて、割引率が 40% より大きいかどうかをチェックし、大きい場合は商談の承認申請をするアクション要素を実行するレコードトリガーフローを作成できます。

フローを使用したレコードの承認申請についての詳細は、「フローのデータとアクション」バッジを参照してください。またそのときに、「Flow Builder を使用したフローの作成」トレイルの残りも完了し、レコードトリガーフローの作成方法なども学習することをお勧めします。

もうひとこと...

ホームページに未承認申請コンポーネントを追加して、ユーザーが進行中の承認申請を確認できるようにします。また、ユーザーがメールまたは Chatter から直接、承認申請に応答できるようにします。詳細は、「組織での承認の準備」を参照してください。

リソース

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