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承認でレコードが承認される方法をカスタマイズする

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • 承認プロセスを定義し、その主要コンポーネントを挙げる。
  • 承認プロセスを使用して自動化できるビジネスプロセスについて説明する。
  • 取引先が見込み客から新規顧客に変わったら、自動的に管理するための承認プロセスを設定する。

承認の使用開始

承認プロセスは、組織での Salesforce レコードの承認方法を自動化します。承認プロセスでは、次の情報を指定します。

  • レコードが承認されるために必要なステップと各ステップの承認者。たとえば、従業員が休暇申請を作成すると、その承認申請が自動的に従業員のマネージャに送信されるようにします。
  • 承認プロセス中の状況に基づいて実行されるアクション。たとえば、休暇申請が承認された場合、従業員のレコードの項目を更新します。ただし、申請が却下された場合は、従業員に通知を送信します。

承認プロセスの例を見て、レコードがプロセスのさまざまなステップをどう移動するかを確認しましょう。この例では、ユーザが会社の新しい職位への申請を送信します。

承認プロセスの例が表示されたチャート。

ユーザが最初に新しい職位への承認を申請すると、申請時のアクションが実行されます。デフォルトの申請時のアクションでは、レコードがロックされます。このアクションにより、他のユーザ (承認者とシステム管理者を除く) は、未承認の間はレコードを変更できなくなります。その他の申請時のアクションとして、メールアラートの送信、レコードの項目値の更新、ToDo の作成、送信メッセージの送信などがあります。

承認ステップでは、承認申請をさまざまなユーザに割り当て、承認プロセスにおける承認のつながりを定義します。この例では、最初のステップで承認申請を申請者の直属マネージャに割り当てます。

直属マネージャが申請を却下すると、最終却下時のアクションが実行され、職位の承認状況が [却下] に設定されます。

直属マネージャが申請を承認すると、レコードは次のステップである CEO の承認へと進みます。CEO が職位を却下した場合、同じ最終却下時のアクションが実行されます。

CEO が職位を承認した場合、最終承認時のアクションが実行されます。承認状況が [承認済み] に設定され、レコードのロックが解除されて更新可能になり、新しい職位を申請した従業員に通知されます。

最終承認時のアクションは、レコードが承認され、それ以降の承認ステップがない場合にのみ実行されます。

承認プロセスの作成

承認プロセスの基本的な概要を確認できたので、実際に作成してみましょう。割引率が 40% を超える商談にはマネージャの承認を得る必要があります。商談は「Approved (承認済み)」または「Not Approved (未承認)」という承認状況を示す必要があります。
ヒント

ヒント

まずビジネスプロセスを計画してから、自動化を試みます。そうすることで、いずれかの自動化ツールを使用するときに、設定がはるかに容易になります。

事前計画

開始する前に、計画を立てましょう。

目的 必要事項
各商談の割引率を追跡する カスタム項目 (商談)
各商談の承認状況を追跡する カスタム項目 (商談)
商談割引が 40% を超える場合、マネージャの承認を申請する 承認プロセス (商談)
商談割引の承認が必要な場合、マネージャに通知する メールテンプレート
マネージャから返答があったら、商談の承認状況を更新する 承認時のアクション (項目自動更新)
ヒント

ヒント

このシナリオは、課題の目的に合わせて簡略化されています。実際には、商談商品の標準割引項目を使用し、積み上げ集計項目を使用してその値を商談レコードに加算できます。

メールテンプレートを作成する

まず、メールテンプレートを作成し、レコード所有者のマネージャに商談の割引率が 40% を超えたことを通知できるようにしましょう。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「テンプレート」と入力し、[Classic メールテンプレート] を選択します。
  2. [新規テンプレート] をクリックします。
  3. テンプレートの種類に [テキスト] を選択して、[次へ] をクリックします。
  4. メールテンプレートを設定します。
    項目
    フォルダ 未整理公開 Classic メールテンプレート
    有効 オン
    メールテンプレート名 Approve Opportunity Discount (商談割引の承認)
    文字コード 米国および西ヨーロッパ言語
    件名 Please approve this discounted opportunity (この割引された商談を承認してください)
    メール内容 {!User.Manager}, The {!Opportunity.Name} has been discounted. ({!User.Manager} さん、{!Opportunity.Name} が割引されました。)Please approve this discount. (この割引を承認してください。)Thank you. (よろしくお願い申し上げます。)
    差し込み項目 {!Opportunity.Name} を使用すると商談レコードへのリンクが追加されるため、承認者が処理しやすくなります。これにより、承認者はレコードを確認してから依頼に応答することができます。
  5. [保存] をクリックします。

カスタム項目の追加

次に、各商談の割引率と承認状況の追跡できるようにカスタム項目を作成しましょう。

  1. [設定] から [クイック検索] ボックスに「オブジェクトマネージャ」と入力し、[オブジェクトマネージャ] を選択します。
  2. [商談] をクリックします。
  3. [項目とリレーション] を選択し、[新規] をクリックします。
  4. [データ型] 列で [パーセント] を選択し、[次へ] をクリックします。
  5. 次の値を使用して、パーセント項目を追加します。
    項目
    項目の表示ラベル Discount Percent (割引率)
    文字数 デフォルトのまま
    小数点の位置 デフォルトのまま
    必須 オン
  6. [次へ] をクリックします。
  7. [次へ] をクリックします。
  8. [保存 & 新規] をクリックします。
  9. [データ型] 列で [選択リスト] を選択し、[次へ] をクリックします。
  10. 次の値を使用して、選択リスト項目を追加します。
    項目
    項目の表示ラベル Discount Percent Status (割引率の状況)
    価値 各値を改行で区切って入力します。
    選択リスト値 Approved (承認済み)
    Not Approved (未承認)
  11. [次へ] をクリックします。
  12. [次へ] をクリックします。
  13. [保存] をクリックします。

承認者に通知するためのメールテンプレートを作成し、オブジェクトに承認プロセスをサポートする必須項目を設定しました。

承認プロセスの作成

組織の準備ができたので、承認プロセスを作成してみましょう。
  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「承認」と入力し、[承認プロセス] を選択します。
  2. [承認プロセスを管理するオブジェクト] で [商談] を選択します。
  3. [承認プロセスの新規作成] | [ジャンプスタートウィザードを使用] をクリックします。ジャンプスタートウィザードでは、簡単な承認プロセスを作成でき、一部の設定は自動的に選択されます。
  4. 承認プロセスを設定します。
    項目
    名前 Approve Opportunity Discount (商談割引の承認)
    承認割り当てメールテンプレート Approve Opportunity Discount (商談割引の承認)
    入力条件の指定 商談: Discount Percent (割引率) > 0.4
    承認者の選択 申請者が承認者を手動で選択する
  5. 承認プロセスを保存します。
  6. [承認プロセスの詳細ページの参照] をクリックします。
  7. [最終承認時のアクション] で、[新規アクションの追加] | [項目自動更新] をクリックし、次の値を使用して設定します。
    項目
    名前 Approved (承認済み)
    更新する項目 Discount Percent Status (割引率の状況)
    特定値 Approved (承認済み)
  8. [保存] をクリックします。
  9. [最終却下時のアクション] で、[新規アクションの追加] | [項目自動更新] をクリックし、次の値を使用して設定します。
    項目
    名前 Not Approved (未承認)
    更新する項目 Discount Percent Status (割引率の状況)
    特定値 Not Approved (未承認)
  10. [保存] をクリックします。

割引された承認の評価を開始するには、承認プロセスを有効化します。

レコードの送信確認

レコードの承認が申請された場合の処理を自動化するために、多くの作業を行いました。これで、ユーザが商談の [承認申請] をクリックすると、申請は承認プロセスを通ることになります。ただし、ユーザがボタンをクリックし忘れるとどうなるでしょうか?

プロセスビルダーに移動します。選択可能なプロセスアクションの 1 つが「承認申請」です。これはつまり、レコードの承認を自動的に申請するプロセスを作成できるということです。また、ユーザは商談の承認を申請することを覚えておく必要がありません。たとえば、商談が作成または編集されたときに実行するプロセスは次のように作成します。

  1. 割引率が 0.4 を超えているかどうかをチェックする条件ノードを追加します。
  2. 商談の承認を申請する [承認申請] アクションを追加します。[承認申請] アクション
ヒント

ヒント

[承認申請] アクションは、Flow Builder でもコアアクションとして使用できます。

もうひとこと...

ホームページに未承認申請コンポーネントを追加して、ユーザが進行中の承認申請を確認できるようにします。また、ユーザがメールまたは Chatter から直接、承認申請に応答できるようにします。詳細は、「組織での承認の準備」を参照してください。