レコードの承認方法をカスタマイズする
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- 承認プロセスを定義し、その主要コンポーネントを挙げる。
- 承認プロセスを使用したビジネスプロセスの自動化を計画する。
承認について
承認プロセスは、組織での Salesforce レコードの承認方法を自動化します。承認プロセスでは、次の情報を指定します。
- レコードが承認されるために必要なステップと各ステップの承認者。たとえば、従業員が休暇申請を作成すると、その承認申請が自動的に従業員のマネージャーに送信されるようにします。
- 承認プロセス中の状況に基づいて実行されるアクション。たとえば、休暇申請が承認された場合、従業員のレコードの項目を更新します。ただし、申請が却下された場合は、従業員に通知を送信します。
承認プロセスの例を見て、レコードがプロセスのさまざまなステップをどう移動するかを確認しましょう。この例では、ユーザーが会社の新しい職位への申請を送信します。
ユーザーが最初に新しい職位への承認を申請すると、申請時のアクションが実行されます。デフォルトの申請時のアクションでは、レコードがロックされます。このアクションにより、他のユーザー (承認者とシステム管理者を除く) は、未承認の間はレコードを変更できなくなります。その他の申請時のアクションとして、メールアラートの送信、レコードの項目値の更新、ToDo の作成、送信メッセージの送信などがあります。
承認ステップでは、承認申請をさまざまなユーザーに割り当て、承認プロセスにおける承認のつながりを定義します。この例では、最初のステップで承認申請を申請者の直属マネージャーに割り当てます。
直属マネージャーが申請を却下すると、最終却下時のアクションが実行され、職位の承認状況が [Rejected (却下)] に設定されます。
直属マネージャーが申請を承認すると、レコードは次のステップである CEO の承認へと進みます。CEO が職位を却下した場合、同じ最終却下時のアクションが実行されます。
CEO が職位を承認した場合、最終承認時のアクションが実行されます。承認状況が [Approved (承認済み)] に設定され、レコードのロックが解除されて更新可能になり、新しい職位を申請した従業員に通知されます。
最終承認時のアクションは、レコードが承認され、それ以降の承認ステップがない場合にのみ実行されます。
承認プロセスを作成する
承認プロセスの基本的な概要を確認できたので、実際に作成してみましょう。割引率が 40% を超える商談にはマネージャーの承認を得る必要があります。商談は「Approved (承認済み)」または「Not Approved (未承認)」という承認状況を示す必要があります。
自動化を試みる前に、まずはビジネスプロセスをしっかり計画します。こうしておくと、自動化ツールを使用するときの設定が容易になります。
事前計画
開始する前に、計画を立てましょう。
| 目的 | 必要事項 |
|---|---|
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各商談の割引率を追跡する |
カスタム項目 (商談) |
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各商談の承認状況を追跡する |
カスタム項目 (商談) |
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商談割引が 40% を超える場合、マネージャーの承認を申請する |
承認プロセス (商談) |
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商談割引の承認が必要な場合、マネージャーに通知する |
メールテンプレート |
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マネージャーから返答があったら、商談の承認状況を更新する |
承認時のアクション (項目自動更新) |
このシナリオは、課題の目的に合わせて簡略化されています。実際には、商談商品の標準割引項目を使用し、積み上げ集計項目を使用してその値を商談レコードに加算できます。