在宅でのつながりの維持とコラボレーション

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• オンラインプロファイルを設定する。
• コラボレーションツールを使用して同僚とのつながりを保つ。

どこにいても仕事は発生する

同僚のほとんどまたはすべてが別の場所にいる場合、常に黙々と自分の作業に集中しがちです。ただし、連絡を取り合わずにいると、あなたが何に取り組んでいるかを同僚がわからなくなる可能性があります。さらに、あなたはチームメイトと仕事上の良好な関係を育むチャンスを失います。

そこで、常にチームから見える能動的な存在になる方法について説明しましょう。仕事はどこにいても発生するからです。

認知度を高める

仕事に使用するソフトウェアアプリケーションのほとんどには、カスタマイズ可能なプロファイルページがあります。通常は、写真や自己紹介の情報を追加します。つまり、Salesforce で作業をしているとき、これがあなたの Slack プロファイル、Chatter プロファイル、またはその両方になります。最終的には、あなたと同僚が定期的に使用するソフトウェアアプリケーションすべてにプロファイルを入力するようにしてください。 

便利なヒント: 使用するアプリケーションすべてで同じプロファイル写真を使用すると、どのアプリケーションを使用していても、同僚があなたを見分けやすくなります。

Slack プロファイル

写真、名前、役職、タイムゾーンを共有するだけでなく、現在の状況を表示し、Slack プロファイルで通知を管理します。これで同僚は質問や依頼に対してあなたからいつ返事をもらえそうかがわかりますし、あなたは最も優先度の高い仕事に集中することができます。

Chatter プロファイル

Chatter プロファイルを使用して、写真、名前、役職、場所を共有できます。[自己紹介] セクションで、自分の勤務のコアタイム、タイムゾーン、最適な連絡方法、自分の勤務スタイルについての情報を入力します。他の人があなたに連絡する方法がわかるように連絡先情報を入力します。

コラボレーションを開始する

会社のコミュニケーションツールを使用してつながりを維持します。カレンダーソフトウェアを使用して同僚の空き時間を確認し、ミーティングの依頼とスケジュールができるようにします。または、カレンダーソフトウェアを使用して同僚が空いているか確認してから、インスタントメッセージを送信できます。

Salesforce には、ニーズと利用者に応じて、公式と非公式のコミュニケーションのそれぞれに適したコミュニケーションツールが用意されています。主に使用するのは Slack、Chatter、Quip で、その他のバーチャルコラボレーションにはビデオミーティングとメールを使用します。

チームによって使用するコミュニケーションツールが異なる場合があります。自分のチームのツールを調べ、それらを使用します。同僚や機能横断型チームと連絡を取り合う方法は沢山あります。 

さらに、もう 1 つ試すべきことがあります。チームで優先されているコラボレーションソフトウェアが何でも、それが Slack、Chatter、Quip、または別のツールかどうかに関係なく、最初のソフトウェアにログオンして、同僚との「おはよう」スレッドを開始します。この方法なら、どこで仕事をしているかに関係なく、簡単に挨拶をしてつながりを保つことができます。

Slack で効果的に作業する

Salesforce では Slack をデジタルヘッドクォーターとして扱っています。Slack では、会話はチャンネルとダイレクトメッセージ (DM) で行われます。チャンネルは特定のトピックについて同僚とコラボレーションできるスペースです。DM はチャンネル全体に知らせる必要のない、一度限りの会話を交わしたいときに便利な機能です。

メンバーが自宅勤務、オフィス勤務、出張などで分散しているチーム場合、作業は 24 時間いつでも起こり得ます。Slack では非同期作業が可能であるため、複数のスケジュールやタイムゾーンの調整に悩まされることはありません。

Salesforce で Chatter を利用する

Salesforce を使用しているなら、Chatter を使用してください。Chatter は、最新情報の投稿、質問、ディスカッション、お知らせに最適です。

Chatter の最も便利な機能の 1 つはレコードフィードです。レコードフィードでは、顧客、商談、ケース、その他の特定のレコードに関する情報を見つけることができます。Chatter で発生するすべての最新情報を把握するために、通知設定を制御してカスタマイズできます。特に重要なトピックについては、投稿があるたびに通知を受け取ることができます。

Quip を使用してコンテキスト内でコラボレーションする

Salesforce では、Quip を活用しています。モバイル環境で使いやすく、すぐにコラボレーションができ、ミーティングとメールを減らすのに役立ちます。Quip なら、1 つのアプリケーションで文書、スプレッドシート、チャット、ToDo の作成と共有をすべてクラウドで行うことができます。複数ユーザーによる同時編集が可能で、Salesforce Platform と深く統合されています。 

Salesforce での使用方法の 1 つは、新しいポリシーについてフィードバックを収集し、意思決定を行うというものです。Quip ドキュメントを作成し、提案するポリシーを説明し、必須承認者である関係者のリストを作成します。コラボレーターは、Quip ドキュメントで直接編集とコメントができ、サインオフの準備ができたら、各自の名前の横にあるボックスをチェックするだけです。ミーティングなしですぐに意思決定ができます。

要点のまとめ

必ず自分とチームが仕事に使用するソフトウェアアプリケーションのオンラインプロファイルを入力し、オンラインで同僚に連絡します。コラボレーションツールを使用してチームとして仕事をやり遂げます。このような方法を使用すれば、どこで仕事をしていても、つながりを保ち、コラボレーションすることができます。

次は、在宅勤務を最大限に活用する方法について説明します。