活動、スケジュール、コストの計画

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。  

• 作業分解構造を作成する。
  
• プロジェクトスケジュールを作成する。
  

成功するための計画

次の状況を想像してみてください。あなたは大病院のプロジェクトマネージャーです。最近、新しい CEO が任命されました。今日、病院は大規模なプロジェクトに着手することを発表しました。ベッドの使用を最適化し、コスト節約と利益拡大のために設計された自動ベッド管理システムです。CEO は、このプロジェクトが来週から始まり、わずか数週間で終了する予定で、費用は正確に 10 万ドルだと宣言します。

この決定については誰も相談を受けておらず、このプロジェクトパラメーターは行き当たりばったりに設定されたように思えます。残念ながら、このようなシナリオはよくあることです。プロジェクト管理の観点から見ると、時間とコストが固定されているプロジェクトは非常に問題があり、失敗する可能性が高くなります。なぜでしょうか? 簡単に言えば、範囲を理解する前に期日と予算を課すことは間違っているからです。

あなたは、この取り組みのプロジェクトマネージャーとして指名され、着手するように指示されました。どうすればよいでしょうか? プロジェクト管理スキルを活かして、現実的な期待を設定するために計画を立て始めます。Walden University がその方法を説明します。

作業を分解する

プロジェクトの計画を立てる最初のステップは、プロジェクトの範囲を詳しく調べることです。範囲には、期待される成果をもたらすために行う必要があるすべて作業が含まれます。スポンサーや主要なステークホルダーから提供されるプロジェクト要件を使用してはんいを定義します。 

範囲は、作業分解構造 (WBS) と呼ばれる一般的なツールで取り込みます。WBS では、最終成果物や関連付けられた下位成果物を生成するために完了する必要がある活動を特定します。WBS を使用して、スケジュールとコストの計画を立てることができます。

このプロジェクトの範囲が定義済みで、次のように WBS が作成されてプロジェクトチームに提供されているとします。

WBS から何がわかるでしょうか? 

• ベッド管理システムがプロジェクトの期待される最終成果物です。
  
• システムテクノロジーはベッド管理システムの下位成果物です。
  
• システムテクノロジーには、アプリケーションソフトウェアとシステムハードウェアという 2 つの下位成果物が関連付けられています。
  
• アプリケーションソフトウェアとシステムハードウェアを納品するために 4 つの活動がそれぞれ定義され、完了する必要があります。
  

CEO に現実的な期待を抱いてもらうことに一歩近づきました。

どのくらいの時間がかかるのか?

わかりやすくするために、ベッド管理アプリケーションソフトウェアというプロジェクトの構成要素を 1 つだけ見てみましょう。WBS で定義された各活動の所要時間を見積もります。活動の所要時間の見積もりは、プロジェクトマネージャーの仕事の中でも技術的な側面が強いものの 1 つです。

最初に人材を活動に割り当てる必要があります。活動を行うためにどの程度の専門知識が必要ですか? 組織に必要なレベルの専門知識を持つ人材がいますか? その人材は必要なときに作業可能ですか? これらは、プロジェクトを完了するのにかかる時間を正確に割り出すために把握していなければならない点のほんの一部です。

ガントチャートは、プロジェクトスケジュールを作成するために最もよく使用されるツールです。以下のように概要形式で表示することも、棒グラフとして表示することもできます。棒グラフ表示は、詳細は必要ないけれどもタイムラインを把握しておきたい経営陣とのコミュニケーションに特に役立ちます。

プロジェクトのこの構成要素について、ガントチャートからわかることを見てみましょう。

担当者と予想所要時間を含む活動リストがあります。先行活動も特定しました (これについては後ほど説明します)。ベッド管理アプリケーションソフトウェアの納品に関する完全なスケジュールがあります。

要点は何でしょうか? 

• プロジェクトのアプリケーションソフトウェアの所要時間は 21 日です。
  6 月 1 日に開始すると、7 月 5 日に終了します。それだと 30 日近くかかるのではないかと思いましたか? 土日祝日はカウントしません。
  
• 合計所要時間は 21 日です。
  どうやって計算したのでしょうか? すべての活動を同時に開始できるわけではありません。一部の活動には、先行活動 (先に完了する必要がある活動) が必要です。良い例は、RFQ を送信する前に RFQ への回答を評価できないことです。先行活動は非常に複雑になる場合があります。プロジェクトチームは正確なスケジュールを立てるために、活動の順序の付け方を理解し、適切な先行活動を適用する必要があります。
  

活動とスケジュールについてはわかりました。次は、費用について説明します。 

いくら費用がかかるのか?

活動は購入する必要がある構成要素 (ベッド管理システムのソフトウェアとハードウェア) の特定に役立ちます。スケジュールはこのプロジェクトにあなたと一緒に取り組む必要がある人を特定するのに役立ち、料金の内訳を出すことができます。次はすべての料金を合計します。

単純そうに聞こえますが、単純だから簡単ということではありません。作業の料金はさまざまな方法で決められ、組織によって異なります。あなたはプロジェクトマネージャーとして、適正な料金を見つけるために病院の人事チームまたは業務チームの協力が必要になるかもしれません。また、調査したにもかかわらず、ハードウェアとソフトウェアの見積の調整が必要であることが見積依頼フェーズで明らかになるかもしれません。

これらはすべて、プロジェクトに着手する前にあなたが予測し、CEO を含むステークホルダーに認識してもらうべきリスクです。次の単元では Walden University がリスクについて説明します。