承認パスとキューを設定する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 新しい申込状況を定義する。
  
• 確認プロセスの申込状況に基づいてパスを作成する。
  
• 確認者が申込確認のバックログを管理するためのキューを作成する。
  

申込状況を作成する

住民は、資金援助、COVID-19 救済、保育、失業保険、運転免許証、ビジネスライセンスなど、さまざまなプログラムに申し込むことができます。申込を提出すると、申込承認プロセスを通ることになります。申込状況は、申込が承認プロセスのどの段階にあるかを示します。たとえば、住民が Cosville 市の公開ポータルで申込を提出すると、状況は「Submitted (送信済み)」となります。つまり、申込は受領され、処理を待っている状態です。 

公共セクターソリューションでは、ビジネスライセンス申込と個人申込用にデフォルトの申込状況が定義されています。ビジネスライセンス申込書または個人申込書オブジェクトでは、追加の選択リスト値を作成したり、[Application Status (申込状況)] 項目のデフォルト値をカスタマイズしたりできます。

選択リスト値の作成についての詳細は、「リソース」セクションのリンクを参照してください。

次に、確認プロセスで申込状況を使用するパスを作成します。

申込状況のパスを設定する

Tishon は申込承認プロセスのフェーズを確認者に視覚的に表示したいため、パスを使用します。ユーザーはパスに従ってビジネスプロセスを完了します。パスの各ステップには、そのステップで最も重要な情報にユーザーが集中できるように、最大 5 つの項目の詳細が表示されます。パスには、ヒント、リンク、ベストプラクティスなどの有益な情報が記載された [成功へのガイダンス] を含めることもできます。

Tishon は次の手順でビジネスライセンス申込書の承認プロセスのパスを作成します。 

1. [Setup (設定)] の [Quick Find (クイック検索)] ボックスを使用して、[Path Settings (パス設定)] を検索して選択します。[Path Settings (パス設定)] ウィンドウが開きます。
   
   
2. [New Path (新しいパス)] を選択します。
   
   
3. パスに名前を付け、オブジェクトを選択します。
   

• [Path Name (パス名)] に、Salon Establishment License Path (サロン施設ライセンスのパス) と入力します。Tab キーを押して [API Reference Name (API 参照名)] を自動入力します。
  
• [Object (オブジェクト)] で [Business License Application (ビジネスライセンス申込書)] を選択します。
  
• [Record Type (レコードタイプ)] で [Business License (ビジネスライセンス)] を選択します。
  
• [Picklist (選択リスト)] で [Application Status (申込状況)] を選択します。
  
• [Next (次へ)] をクリックします。
  
  

4. [Submitted (送信済み)] で、[+Add/Update Fields (+項目を追加/更新)] をクリックし、[Application Status (申込状況)]、[Application Type (申込種別)]、[Record Type (レコードタイプ)] を追加します。
   
5. 作業内容を保存します。
   
6. [Guidance for Success (成功へのガイダンス)] に、Verify that all required information is included (すべての必須情報が含まれていることを確認する) と入力します。1,000 文字まで入力できます。
   
7. [Next (次へ)] をクリックします。
   
8. [Activate Your Path (あなたのパスを有効化)] をクリックし、[Finish (完了)] をクリックします。
   

次に、確認者が申込確認のバックログを管理するためのキューを作成します。

申込承認キューを作成する

公共セクターソリューションでは、キューは、複数の確認者が確認待ちの申込のバックログを管理するための方法です。承認プロセス中は、ユーザーが申込レコードを所有するのではなく、キューが所有します。そうすることで、次の保留中の申込を確認できる担当者がキューから取得できます。

Tishon がビジネスライセンス申込書の承認プロセスを作成する手順を見ていきましょう。

1. [Setup (設定)] の [Quick Find (クイック検索)] ボックスを使用して、[Queues (キュー)] を検索して選択します。
   
2. [New (新規)] をクリックします。[Queues (キュー)] ページが開きます。
   
   
3. [Label (表示ラベル)] に Initial Review Queue (一次確認キュー) と入力し、Tab キーを押して [Queue Name (キュー名)] を自動入力します。
   
4. (省略可能) メール通知を使用する場合、申込がキューに追加されたときに使用するメールを入力します。キューのすべてのメンバーにメール通知を送信する場合は、[Send Email to Members (メンバーへのメールの送信)] を選択します。
   
5. [Supported Objects (サポートされるオブジェクト)] で、[Business License Application (ビジネスライセンス申込書)] を [Selected Objects (選択されたオブジェクト)] リストに追加します。
   
6. [Queue Members (キューメンバー)] の下にある [Search (検索)] で [Roles (ロール)] を選択し、[Role: Intake Officer (ロール: Intake Officer)] を [Selected Members (選択済みのユーザー)] に追加します。
   
7. 変更内容を保存します。
   

メール通知を使用する場合は、メールテンプレートを設定する必要があります。手順は、「リソース」セクションに記載されているヘルプ記事を参照してください。

確認者が承認申請に返答する方法を設定する

Tishon は確認者が承認申請を簡単に表示して返答できるようにしたいと考えています。そこで、[Home (ホーム)] ページをカスタマイズして、ユーザーがメールから直接承認申請に返答できるオプションを提供することにしました。 

その方法を見ていきましょう。

[ホーム] ページのカスタマイズ: 

1. アプリケーションランチャーで、[Public Sector: License and Permit Management (公共セクター: ライセンスと権限の管理)] を見つけて選択します。
   
2. [Home (ホーム)] ページで、 をクリックして [Edit Page (編集ページ)] をクリックします。Lightning アプリケーションビルダーが開きます。
   
3. [Standard (標準)] にある [Items to Approve (未承認申請)] コンポーネントをページキャンバスの最上部の [Items to Approve (未承認申請)] セクションにドラッグします。
   
4. 変更を保存し、ページを有効化します。
   

メール承認の有効化: 確認者がメールから直接承認申請に返答できるようにするには、メール承認を有効にします。 

1. [Setup (設定)] の [Quick Find (クイック検索)] ボックスを使用して、[Process Automation Settings (プロセスの自動化設定)] を検索して選択します。
   
2. [Enable email approval response (メール承認の有効化)] を選択します。
   
3. 変更内容を保存します。
   

次の単元では、申込の確認と承認を自動化する方法を説明します。さっそく、先に進みましょう。

リソース

• Salesforce ヘルプ: Create a Path for Application Approvals (申込承認のパスの作成)
• Salesforce ヘルプ: Create a Queue for Application Reviewers (申込確認者のキューの作成)
• Salesforce ヘルプ: 健康チェックメールテンプレートの変更または作成
• Salesforce ヘルプ: ユーザーが従来の承認プロセスからメールで承認申請に返答できるようにする
• Salesforce ヘルプ: 選択リスト値の追加または編集