承認申請を管理する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• アプリケーション内通知またはメール通知を使用して承認申請に返答する。
  
• 複数フェーズの承認プロセスを管理する。
  
• 複数の承認申請を移行する。
  

承認申請に返答する

前の単元で、Tishon がビジネスライセンス申込書の承認プロセスを設定する手順を見てきました。この単元では、承認者が承認申請を管理する方法を見ていきます。 

まず、Cosville のコンプライアンス担当者である Salima Sheikh が、確認を求められた承認申請にどのように返答するかを見てみましょう。彼女は Salesforce のホームページまたはメール通知で承認申請を承認または却下できます。では、詳しく見てみましょう。 

Salesforce の [Home (ホーム)] ページ: 未承認の申請はすべて [Items to Approve (未承認申請)] セクションに表示されます。各未承認申請には、[Approve (承認)]、[Reject (却下)]、[Reassign (再割り当て)] ボタンがあります。Salima はいずれかのボタンを使用して、承認申請に直接返答することができます。 

または、[Items to Approve (未承認申請)] セクションでビジネスライセンス申込書番号を選択すると、その承認申請に関する詳細を参照できます。内容に目を通し、前の承認者のコメントを確認したら、[Approve (承認)]、[Reject (却下)]、[Reassign (再割り当て)] オプションを使用して返答できます。 

メール通知: メール通知を受信するには、Salima は自分のユーザープロファイルの [Approver Settings (承認者の設定)] で [Receive Approval Request Emails (承認申請メールを受信)] 項目を設定する必要があります。そうすると、彼女が承認申請に返答する必要があるたびにメールが届きます。メール内のリンクをクリックすると、申請を開くことができます。

Tishon がメール承認を有効化してあるため、Salima はサポートされている返答の単語を使用してメール通知に返信することで申請を承認または却下できます。

1. メール内のリンクをクリックして申請を開きます。
   
2. メール通知への返信の 1 行目に、approve (承認)、approved (承認済み)、または yes (はい) と入力すると申請が承認され、reject (却下)、rejected (却下済み)、または no (いいえ) と入力すると申請が却下されます。各単語の後にピリオドや感嘆符を使用できます。
   
3. 必要に応じて、返信の 2 行目にコメントを追加します。
   
4. メールを送信します。
   

承認申請のコメントは 4,000 文字に制限されています。中国語、日本語、または韓国語の場合は 1,333 文字に制限されます。

複数フェーズの承認プロセスを管理する

申込者が申込を提出すると、複数のフェーズを通り、確認者が申込を承認または却下できます。各フェーズには複数の承認者を設定できますが、申込を次のフェーズに進めるには少なくとも 1 人の確認者が承認する必要があります。確認者は申込レコードの [Approval History (承認履歴)] セクションで前の確認者のアクションとコメントを参照できます。

複数フェーズの承認プロセスを管理するためにさまざまな申込状況を使用できます。例を挙げて詳しく説明します。 

1. 申込者がビジネスライセンス申込書を提出すると、確認者 1 の承認キューに追加されます。この時点で、申込書の状況は [Submitted (送信済み)] になっています。
   
2. 確認者 1 は、申込書の項目がすべて記入されていることを確認し、承認します。申込書の状況は [Intake Complete (受入完了)] に変更され、申込書は確認者 2 の承認キューに追加されます。
   
3. 確認者 2 は、関係書類を確認し、申込書を承認します。申込書の状況は [Ready for Inspection (検査の準備完了)] に変更され、申込書はコンプライアンス担当者の承認キューに追加されます。
   
4. コンプライアンス担当者は検査訪問を作成し、検査担当者に割り当てます。検査担当者は事業所を訪問して検査を行います。検査担当者が検査を完了し、違反が見つからなかった場合、申込状況は [Inspection Complete (検査完了)] に変更されます。
   
5. 申込書は最終承認者の承認キューに入っています。最終承認者は最終確認を行い、ライセンスを発行します。申込状況は [Approved and Issued (承認および発行済み)] に変更されます。
   

複数の承認申請を移行する

承認タスクを別の職員に引き継ぐ必要が生じる場合があります。たとえば、Salima は緊急事態によって外出しなければならなくなりました。彼女の承認キューには直ちに確認が必要なビジネス申込書がいくつか入っています。そのため、別の同僚に承認申請を引き継ぎます。

Salima は休みに入る前に次の手順で承認申請を同僚に移行します。 

1. [Setup (設定)] の [Quick Find (クイック検索)] ボックスを使用して、[Mass Transfer Approval Requests (承認申請の一括移行)] を検索して選択します。
   
2. [Find (検索)] をクリックして、すべての未承認申請を表示します。
   
3. [Mass transfer outstanding approval requests to a new user (未決の承認申請を新規ユーザーに一括移行)] を選択します。
   
4. 申請の移行先となるユーザーを検索して選択します。そのユーザーに、承認申請に関連付けられているレコードを編集する権限があることを確認します。
   
5. コメントを追加します。コメントは [Approval History (承認履歴)] 関連リストに表示されます。
   
6. 移行する各承認申請を選択します。
   
7. [Transfer (移行)] をクリックします。
   

できました! 公共セクターソリューションを使用して承認プロセスを設定して管理する方法を学びました。今度は、組織で申込を一貫して正確に審査して承認できるカスタムプロセスを作成してみてください。

リソース

• Salesforce ヘルプ: 公共セクターソリューションでの承認の管理