申込承認を使用する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 申込承認プロセスに公共セクターソリューションを使用する利点を説明する。
  
• Omnistudio を使用して動的な申込フォームを作成する方法を説明する。
  
• Omniscript を使用して、住民が入力した申込を送信できるようにする。
  

始める前に

このモジュールを始める前に、次の推奨コンテンツを完了することを検討してください。

• 公共セクターソリューションの基本
  
• 公共セクターソリューションの管理の基本
  

申込の承認について知る

世界各地の政府は、より効率的に業務を遂行し、人々により質の高いサービスを提供するよう努めています。改善を行う時期にきている領域の 1 つが申込の承認です。住民は、食料や医療支援の要請からライセンスや許可の申請まで、さまざまな理由で政府機関に申込書を提出する必要があります。

多くの政府機関は、いまだに手作業で申込を審査し、承認しています。手作業のプロセスは、面倒で時間がかかり、ミスが起こりやすいだけでなく、不透明でわかりにくい場合があります。また、職員が適切なプロセスを知らなければ、コンプライアンスの問題が発生する可能性もあります。 

そこで登場したのが、公共セクターソリューションです。食料配給券、保育、失業保険から、運転免許証、ビジネスライセンス、資金援助まで、あらゆる種類の申込の承認プロセスに対応する自動化と柔軟性を提供します。

公共セクターソリューションを使用すると、政府機関やその他の組織はカスタム承認プロセスを作成して、一貫して正確に申込を審査し、承認することができます。職員は、アプリケーション内通知とメール通知により、申込に迅速に返答できます。確認者と承認者は、チェックリストと次のステップに従って必須の ToDo を処理していくことができます。すべての担当者がすべきことを理解しており、申込が誰かの受信箱で止まってしまうことなく、コンプライアンスも確保されます。

公共セクターソリューションを含む Developer Edition 組織にサインアップする

このモジュールにはハンズオン Challenge はありませんが、練習のために手順を試してみたい場合、公共セクターソリューションとサンプルデータが搭載された特別な Developer Edition 組織が必要です。通常の Trailhead Playground には、公共セクターソリューションやサンプルデータが含まれていません。次の手順に従って、今すぐ無料の Developer Edition を取得してください。

1. 公共セクターソリューションを搭載した無料の Developer Edition 組織にサインアップします。
   
2. フォームに入力します。
   

1. [Email (メール)] に、有効なメールアドレスを入力します。
   
2. [ユーザー名] に、メールアドレス形式の一意のユーザー名を入力します。有効なメールアカウントである必要はありません (たとえば、yourname@hc4evah.com でも構いません)。
   

3. [サインアップ] をクリックします。確認メッセージが表示されます。
   
4. アクティベーションメールを受信したら (数分かかる場合があります)、そのメールを開いて [Verify Account (アカウントを確認)] をクリックします。
   
5. パスワードと確認用の質問を設定して、登録を完了します。
   ヒント: 後でアクセスしやすいように、自分のユーザー名、パスワード、ログイン URL をメモしてください。
   

Omniscript を使用して動的な申込を作成する

Public Sector Solutions を使用して申込の承認プロセスを合理化する準備はできていますか? Cosville の公共セクターソリューション管理者である Tishon Nichols がビジネスライセンス申込書の承認ワークフローを設定する手順を見ていきましょう。

住民向けの承認ワークフローを設定する前に、どのような準備が必要でしょうか? もちろん、ビジネスライセンス申込フォームです。

公共セクターソリューションに付属している Omnistudio というデジタルエンゲージメントスイートを使用して、住民が入力して送信できる動的な申込フォームを作成して Cosville 公開ポータルにリリースすることができます。Omnistudio には、Omniscript Designer というドラッグアンドドロップ方式のビジュアルデザイナーが含まれており、コードを使用せずにキャンバス上ですべてのフォーム要素を定義できます。

まず、Omniscript Designer を使用して動的なビジネスライセンス申込フォームを作成します。動的なフォームとは一体何か、と思われているかもしれません。このスマートなフォームでは、申込者がフォームの別の部分で入力した回答やデータに基づいて質問を表示する条件ロジックが使用されています。それによって、住民はライセンス、許可、その他のプログラムを更に迅速かつ簡単に申請できるようなります。 

ビジネスの場所など、いくつかの変数を処理するフォームを設計します。ビジネスの場所が商業施設なのか申込者の自宅なのかに応じて、Omniscript で申込者の次のステップをすばやく判断する条件ロジックが作成されます。 

この単元の手順に従って、ビジネスライセンス申し込み用の Omniscript フォームを作成します。Public Sector Solutions には、カスタマイズ可能なビジネスライセンス申し込み用 Omniscript など、いくつかの Omniscript テンプレートも用意されています。これらのすぐに使えるコンポーネントの詳細については、Salesforce ヘルプ記事の「ガイド付きフローコンポーネントのライセンスと許可」の記事を参照してください。

Omniscript フォームを作成する

以下の手順に従ってフォームを作成します。

1. アプリケーションランチャーから Omnistudio アプリケーションを見つけて選択します。
   
2. アプリケーションナビゲーションメニューから [Omniscripts] を選択し、[New (新規)] をクリックします。
   
3. 次の詳細を入力します。
   
   1. Name (名前): Business License Application (ビジネスライセンス申込書)
      
   2. Language (言語): English (英語)
      
   3. Type (種別): LicensingandPermitting
      
   4. SubType (サブ種別): Salon (サロン)
      
4. 作業内容を保存します。
   

Omniscript フォームを設定する

次に、ビジネスに関する情報を取得するようにフォームを設定します。

1. Omniscript Designer で [Step1 (ステップ1)] をクリックし、[Step Properties (ステップのプロパティ)] で [Name (名前)] と [Field Label (項目の表示ラベル)] を Business Information (ビジネス情報) に変更します。
   
2. 日付要素を作成します。
   
   1. [Build (作成)] パネルの [Inputs (入力)] セクションから、キャンバスに Date 要素をドラッグします。
      
   2. [Date Properties (日付のプロパティ)] で要素に StartDate と名前を付けます。
      
   3. [Field Label (項目の表示ラベル)] に Date that you plan to open or take over the establishment (開業または継承する予定日) と入力します。
      
3. ラジオボタンを作成します。
   
   1. [Build (作成)] パネルから、[Radio (ラジオ)] 要素を日付要素の下にドラッグし、BusinessatHome と名前を付けます。
      
   2. [Field Label (項目の表示ラベル)] に、Is this business located inside a residence? (このビジネスは住居内にありますか?) と入力します。
      
   3. [Options (オプション)] で [Add New Option (新規オプションを追加)] を選択します。
      
   4. [Value (値)] に True と入力し、[Label (表示ラベル)] に Yes (はい) と入力します。
      
   5. [Save & New (保存 & 新規)] を選択します。別のオプションを追加して、[Value (値)] に False と入力し、[Label (表示ラベル)] に No (いいえ) と入力します。
      
   6. 作業内容を保存します。自分の住居内でサロンを開業する場合は、特定のビジネスおよび業務上の規定を遵守する必要があります。したがって次は、申込者がこの倫理規定を参照できるようにメッセージを表示するフォーム入力を追加します。
      
4. 条件付きテキストブロックを作成します。
   
   1. [Build (作成)] パネルの [Display (表示)] セクションから、[Text Block (テキストブロック)] 要素をラジオ要素の下にドラッグし、Regulatory Codes (規制コード) と名前を付けます。
      
   2. リッチテキストエディターで If yes, see Business and Professions Code sections 7346, 7350, and 7353 for the requirements for a home-based salon. (「はい」と回答した場合、自宅でのサロン営業の要件について、事業および職業倫理規定のセクション 7346、7350、7353 を参照してください。) と入力します。
   3. [Save (保存)] を選択します。
      
   4. パネルの [Conditional View (条件付きビュー)] を展開して、[Show Element if True (True の場合は要素を表示する)] を選択し、BusinessatHome [is equal to (次の値と等しい)] True という条件を追加します。
      
   5. 作業内容を保存します。
      
5. ラジオボタンを作成します。
   
   1. [Radio (ラジオ)] 要素をステップにドラッグします。
      
   2. [Name (名前)] に CommercialLocation と入力します。
      
   3. [Field Label (項目の表示ラベル)] に Is this business located inside a commercial establishment, such as a health club or a hotel? (このビジネスはヘルスクラブやホテルなど、商業施設内にありますか?) と入力します。
      
   4. [Value (値)] が True、[Label (表示ラベル)] が Yes (はい) のオプションを作成します。
      
   5. [Value (値)] が False、[Label (表示ラベル)] が No (いいえ) の別のオプションを作成します。
      
6. 別の条件付きテキストブロックを作成します。
   
   1. Text 要素を最後の要素の下にドラッグします。
      
   2. [Name (名前)] に BusinessLocation と入力します。
      
   3. [Field Label (項目の表示ラベル)] に If Yes, enter the type of commercial establishment (「はい」と回答した場合、商業施設の種類を入力してください) と入力します。
      
   4. [Conditional View (条件付きビュー)] で [Show Element if True (True の場合は要素を表示する)] を選択し、CommercialLocation [is equal to (次の値と等しい)] True という条件を追加します。
      
   5. 作業内容を保存します。
      
7. 項目を作成します。
   
   1. Number 要素をステップにドラッグします。
      
   2. [Name (名前)] に EmployeeCount と入力します。
      
   3. [Field Label (項目の表示ラベル)] に Number of Employees (従業員数) と入力します。
      
8. フォームがどのように表示されるかを確認するには、[Preview (プレビュー)] をクリックします。
   

Tishon は申込者の入力に基づいて動的に変更されるビジネスライセンス申込フォームを作成しました。申込者が「Is this business in a residence? (このビジネスの所在地は住宅ですか?)」という質問に [Yes (はい)] と回答すると、フォームには該当する施設の事業および職業倫理規定が表示されます。

申込社が「Is this business located inside a commercial establishment such as a health club or a hotel? (このビジネスはヘルスクラブやホテルなど、商業施設内にありますか?)」という質問に [Yes (はい)] と回答すると、商業施設の種別の入力が求められます。

申込をメール、Fax、または郵便で送付する申込者については、インテリジェントフォームリーダーの光学文字認識を使用して紙のドキュメントからテキストを自動的に抽出し、そのテキストを公共セクターソリューションの申込項目に対応付けることができます。

Omniscript を使用して申込を検証する

Tishon は申込者が完全な申込のみを送信できるようにしたいと考えています。申込の内容に不備があれば、処理時間が長くなり、承認チームの仕事が増えます。Omniscripts と高度なデータ検証要素を使用すれば、不備のある申込が送信されないようにすることができます。さっそく、Omniscripts で提供されているデータ検証要素を見てみましょう。 

必須項目

特定の項目が入力されている場合にのみ申込者が申込を送信できるようにするために、Tishon はその項目を必須項目として指定します。たとえば、ビジネスライセンス申込の [EmployeeCount] 項目を必須とします。そのために、Tishon は Omniscript Designer で [EmployeeCount] 項目を選択し、[Properties (プロパティ)] タブで [Required (必須)] チェックボックスをオンにします。 

Set Values

Set Values は Omniscript のもう 1 つのデータ検証要素で、申込者が間違った情報をオンラインで送信できないようにするのに役立ちます。たとえば、運転免許証の再発行を申請するフォームを作成する場合は、Set Values 要素を使用して、申請者の現在の運転免許証が有効であることを確認する数式を Omniscript に追加できます。また、前提条件を定義したり、項目要素にデータを入力したりするために Set Values 要素を使用することもできます。 

Omniscript Designer で Set Values 要素を見つけるには、[Build (作成)] タブの [Actions (アクション)] セクションに移動します。 

Set Errors

Omniscript には、データ検証用の Set Errors 要素もあります。必須項目と Formula/Messaging 要素は、現在のステップのみで動作します。一方、Set Errors 要素はすべてのステップで動作し、データが完全であることを確認します。 

たとえば、事業所申込書の受入ステップでプロジェクト計画をアップロードする必要はないが、最終的に送信するときにプロジェクト計画が必須である場合、最終ステップで Set Errors 要素とカスタムエラーメッセージを使用して、ビジネスの承認済みプロジェクト計画をアップロードできるページに申込者を移動させることができます。

Set Errors 要素は、[Build (作成)] タブの [Actions (アクション)] セクションにあります。 

Omniscript を使用した申込の作成と検証についての詳細は、「リソース」セクションの Omnistudio のドキュメントと Trailhead モジュールを参照してください。

次の単元では、複雑なポリシーの決定を自動化し、住民のプログラム対象資格を効率的に判断するために使用できるビジネスルールエンジンについて説明します。また、エンタイトルメントプロセスとマイルストーントラッカーを作成して承認ワークフローを作成する方法についても説明します。 

リソース

• Trailhead: Omnistudio Basics (Omnistudio の基本)
• Salesforce ヘルプ: Omniscript 申込フォームの作成とカスタマイズ
• Salesforce ヘルプ: ガイド付きフローコンポーネントのライセンスと許可
• Salesforce ヘルプ: インテリジェントフォームリーダー