適切なレポートを使用してパフォーマンスを追跡する

学習の目的

このモジュールを完了すると、次のことができるようになります。

• パフォーマンスデータを取得する最適な営業ツールを特定する。
  
• レポート作成のベストプラクティスを実践する。
  

あらゆる質問の答えを示す

大半の営業ツールを使用する究極の目的は、営業チームが年間を通して適切な判断を下すために役立つレポートを作成することです。こうしたレポートには、次のような質問に対する答えが示されます。

• 営業チームがアウトバウンドコミュニケーション (通話、メール) をどのくらい実施しているか?
  
• 各州または各国の顧客数はどのくらいか?
  
• 営業チームの各メンバーがどの取引先を担当しているか?
  
• 先月、営業チームの各メンバーにいくらのコミッションが支払われたか?
  

一般的なシステムとそのレポートの内容

レポートを作成すれば、あらゆる種類のビジネスデータを参照できます。下表に、一般的なレポート、そのレポートが役立つセールスプロセス、データの入手先がまとめられています。

手早く確認する

レポートは、会社の特定の時点のパフォーマンスを把握するための出発点です。同じデータセットを長期にわたって使用すればデータが最新のものでなくなる可能性があります。KPI を繰り返し評価することが重要であるのと同様に、最新のレポートを頻繁に取り込むことも重要です。データや KPI によっては、四半期に 1 回でよいものもあれば、毎日取り込むべきものもあります。  

また、データポイントを組み合わせれば、大局的なストーリーを得ることができます。テリトリーがどのように分割され、どの営業チームが担当するかを知ることと、各テリトリーがどのように取り組み、どのテリトリーが成果を上げている、あるいは上げていないか、そのためにどのようなベストプラクティスを検討すべきかを確認することは、別の次元の情報です。

データの安全性を確保する

全員がすべてのデータポイントを確認する必要はありません。適切な担当者が業務の遂行に必要な情報をのみを参照するようにレポートを構成することが重要です。このアプローチを「最小権限の法則」といいます。大半のツールのレポート機能は、誰にどのデータの参照権限を付与するかを管理できます。この種のセキュリティがデータレベルで管理されることもあります (参照、更新、編集、削除など)。

概して、営業組織で最も機密性が高いのはコンペンセーションデータで、厳重な権限を必要とします。所定のコミッションレポートの数値を確認できるのは、コミッションの受領者、そのマネージャー、財務部門の関係者に限られます。テリトリーの割り当てを明確にするレポートなど、業務上の混乱を避けるために、営業部門の全員が簡単に確認できるようにする必要のあるレポートもあります。

データを楽しめるように工夫する

他にも、ランキング表を作成して、各人が目標にどのくらい近づいているかを公開することが考えられます。最初の単元で、営業電話数が最も多いのは誰かを競うコンテストを年間計画に盛り込む案について述べたのを覚えていますか? ランキング表を作成して、1 日に発信した通話数を示すことや、1 週間に設定可能な打ち合わせの数を表示することが考えられます。こうしたコンテストによって、反復的な業務が楽しくなるものと思われます。

データを小分けにする

最後に、優れたレポートとはわかりやすいレポートのことです。細かなデータの羅列を見て、その要点を掴める人はそういません。書式設定、グラフ、絞り込みを駆使すれば、大量のデータも虫眼鏡なしで理解することができます。データに簡単にアクセスできることとレポートを簡単に解釈できることは、有益な営業レポートの重要な 2 つの要素です。

リソース

• ヘルプ: レポートとダッシュボードのベストプラクティスガイド