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クイックテキストを使ってみる

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • クイックテキストメッセージを作成する。
  • ToDo や行動でクイックテキストを使用する。
  • Salesforce 認定アドミニストレーター資格を維持する。

この単元では、クイックテキスト機能を取り上げます。Winter '19 の新機能であるクイックテキストについて説明し、その後実際に操作していただきます。クイックテキストを使用すると、定義済みのメッセージをメール、ToDo、行動、チャットなどに挿入して、時間を節約し、文言を標準化させることができます。クイックテキストを使いやすくするために、より多くの方法で定義済みメッセージが挿入できるようになりました。キーボードショートカット、リッチテキストエディタ (メールパブリッシャーなど) のツールバーのボタン、サポートされているテキスト項目の横にあるポップアップボタンを使用します。

まずは、クイックテキストメッセージの設定方法を説明します。

クイックテキストメッセージの作成

[設定] でクイックテキストをアプリケーションに追加し、クイックテキストのリストビューをユーザが表示できるようにします。

  1. クイックテキストを有効にします。
    • [設定] から、[クイック検索] ボックスに「クイックテキスト設定」と入力し、[クイックテキスト設定] を選択します。
    • [クイックテキストを有効化] を選択します。
  2. アプリケーションランチャーをクリックします。
    • [すべての項目] の下で [クイックテキスト] を選択します。
    • 標準ナビゲーションアプリケーションでは、[クイックテキスト] タブをクリックします。
    • コンソールナビゲーションアプリケーションでは、項目ピッカーから [クイックテキスト] を選択します。
  3. [新規クイックテキスト] をクリックします。
    • クイックテキストのレコードタイプが複数ある場合は、新規メッセージのレコードタイプを選択して、[次へ] をクリックします。
  4. メッセージ名を入力します。
    • ユーザがこのメッセージを使用するときに容易に識別できる名前を使用します。
  5. メッセージを入力します。
    • メッセージには改行、リスト、特殊文字、差し込み項目、および最大 4,000 文字を入力できます。
  6. メッセージを使用可能にするチャネルを選択します。組織で有効な機能に応じて、次のチャネルを利用できます。
    • メール — メールアクション用
    • 行動 — 行動アクション用
    • 内部 — 状況の変更アクションなど、内部項目で使用します
    • ナレッジ — Lightning Experience のナレッジ記事用
    • Live Agent — サービスコンソールの Live Agent チャットで使用します
    • 電話 — 活動の記録アクション用
    • ポータル — コミュニティまたはカスタマーポータルで使用します
    • ソーシャル — ソーシャル投稿用
    • ToDo — ToDo アクション用
  7. カテゴリを選択します。
    • Salesforce Classic のクイックテキストを有効化している Spring '18 より前に作成した組織では、この項目が必要であるため、デフォルトのカテゴリが自動的に提供されます。Spring '18 以降に作成した組織では、この項目は必要ではありません。
  8. フォルダを選択します。
    • フォルダは、クイックテキストの整理と共有に役立ちます。最大 4 レベルのフォルダ (1 つのルートフォルダと最大 3 つのサブフォルダ) を作成できます。
    • この項目は、[フォルダでクイックテキストを共有および整理] が有効になっている場合にのみ表示されます。一部の組織では、[フォルダ] 項目をページレイアウトに追加する必要があります。
  9. 差し込み項目を使用している場合、[プレビュー] をクリックして、選択したレコードからのデータを含むメッセージを確認します。
  10. [保存] をクリックします。

クイックテキストメッセージの作成方法が理解できたところで、今度は Winter '19 でのクイックテキストの新機能を見てみましょう。

ToDo と行動でのクイックテキストの使用

新機能

ToDo と行動でクイックテキストがサポートされるようになりました。ユーザは同じメッセージを繰り返し入力するのではなく、クイックテキストを挿入して「顧客の詳細をフォローアップ」や「顧客の住所を確認」のような共通の説明を入力できます。

そのしくみ

Lightning Experience では、デフォルトでクイックテキストがすべての組織で有効になります。Salesforce Classic でクイックテキストを有効化して作成していた場合、メッセージは Lightning Experience で機能します。

クイックテキストメッセージを作成または編集するときは、[チャネル] 項目を [ToDo] または [行動] に設定します。クイックテキストをサポートする項目にカーソルを置くとクイックテキストボタンが表示されます。営業担当も ToDo と行動でクイックテキストを使用できます。

ToDo では、[コメント] 項目を確認します。ケースレコードの新規 ToDo のスクリーンショット
行動で、[説明] 項目を確認します。ケースレコードの新規行動のスクリーンショット
メモ

メモ

このポップアップボタンを無効にするには、[設定] で [クイックテキスト設定] ページに移動して、[クイックテキストボタンとポップアップを非表示] を選択します。

では、クイックテキストを実際に使ってみましょう。 

リソース