アクションプランについて
学習の目的
このモジュールを完了すると、次のことができるようになります。
- Financial Services Cloud のアクションプランとは何かを説明する。
- アクションプランを使用する利点を挙げる。
- アクションプランテンプレートとアクションプランの違いを説明する。
はじめに
「Financial Services Cloud で顧客ロイヤルティを促進」トレイルでバッジの 1 つをすでに獲得している場合は、Cumulus Cloud Bank のチームを覚えているでしょう。あらためてご紹介します。
Ryan Dobson は、パートタイムのシステム管理者、フルタイムのウェルスマネージャーおよびファイナンシャルアドバイザーという多才な能力を持つスーパーヒーローです。クライアントの財務的なニーズや目標を理解しようと熱心に取り組み、クライアントの財務計画を立て、将来を保証するために常に人一倍の努力をしています。これが、Ryan が Cumulus にとって貴重な人材である理由です。
もちろん、これらすべてを Ryan 1 人でできるわけではありません。クライアントアソシエートとして最近チームに加わった Srilakshmi Maajid が彼をうまく補佐してくれています。彼女の仕事は、Ryan のようなファイナンシャルアドバイザーを計画、整理、スケジュールの面で補佐し、顧客の成功を支援するという重要な仕事に集中できるようにすることです。Srilakshmi は仕事熱心で、プロセスを改善する機会を常に探しています。
最後に、カスタマーサービスとテクノロジーにおける最新の業界トレンドに Cumulus が後れを取ることがないように、たゆまぬ努力を続けている有能なシステム管理者、Matt を忘れることはできません。
スーパーヒーローだって人間です
実際、近代的な金融機関となるべく取り組んでいる Cumulus Cloud Bank では、行内の職員全員でも手に余るほどの仕事量があります。普段、チームに問題はありませんが、最近いくつかの日常業務の見落としがありました。
Ryan はこのことを懸念しています。ベテランのファイナンシャルアドバイザーとして、Ryan は Cumulus Bank のウェルスマネジメント部門内で起こっていることをすべて把握しています。プロセスと ToDo は潮のみちひきのようなもので、チームがタイムリーに顧客のニーズを把握して満たすために、これらが連携して動作する必要があることを理解しています。
Ryan が最も重要視しているのは、富裕層クライアントとの定期的な財務計画レビューミーティングが引き続き円滑に行われるようにすることです。各ミーティングを行う前に、かなりの量の計画および準備作業があります。
- ミーティングの余裕をもって出席依頼を事前に送信する
- クライアントの財務書類を収集する
- 書類を確認する
どの ToDo も単純なものですが、他にも多くの優先事項があるため、Ryan は誰かがミスをしたり、見落としたりするのではないかと懸念しています。このような ToDo は、期日どおりに完了する必要があるもので、誰かがやらなければなりません。
アクションプランの導入
Ryan は最近、Matt が Financial Services Cloud のアクションプランと呼ばれる機能について話しているのを聞き、チームの ToDo 管理の問題を解決するのに役に立つのではないだろうかと考えています。彼は Matt に詳細を尋ねます。
アクションプランを使用すると、反復可能な ToDo を取得して一連の ToDo を自動化し、コラボレーションと生産性を改善できます。アクションプランを使用して、チームは特定のクライアントエンゲージメントの ToDo 所有者と期日を自動的に割り当てることができます。これらのアクションプランには、Ryan の財務計画ミーティング、口座開設、ローン承認、請求処理が含まれます。
またアクションプランでは、簡単にレポートやダッシュボードを作成できるため、進行状況を監視し、順守を確認することができます。
アクションプランテンプレートとアクションプラン
アクションプランを使用する場合は、まず最初にアクションプランテンプレートを作成します。では、アクションプランテンプレートとアクションプランの違いは何でしょうか?
アクションプランテンプレートでは、クライアントとの財務計画レビューミーティングなど、特定の種類のエンゲージメントに関わる反復可能な ToDo を取得します。このようなエンゲージメントの場合、ウェルスマネージャーは事前にミーティングを設定し、財務書類を収集し、書類を確認する必要があります。アクションプランテンプレートを一度設定し、反復可能な ToDo についての理解が深まるにつれ、その都度更新していきます。
一方、アクションプランは、テンプレートで定義した一連の ToDo を自動化できる、テンプレートの実行時インスタンスです。Ryan の最も重要なクライアントの 1 人である Kiara Shah との次回の財務計画レビューミーティングなど、エンゲージメントごとにテンプレートからアクションプランを生成します。
これは、Microsoft Word での議事録テンプレートと同様に機能します。テンプレートで構造とプレースホルダーコンテンツを一度定義し、毎週のチームミーティングの後に Word 文書でテンプレートの新しいインスタンスを作成します。
サポートされる Salesforce オブジェクト
Salesforce 設定と使用可能なライセンスに応じて、さまざまなオブジェクトのアクションプランテンプレート (よってアクションプランも) を作成できます。アクションプランテンプレートの対象オブジェクトは、次のとおりです。
- 取引先
- 資産と債務
- ビジネスマイルストーン
- キャンペーン
- カード
- 取引先責任者
- 契約
- 金融口座
- 金融取引
- 投資運用ゴール
- 保有銘柄
- 個人申込書
- 保険契約
- 保険契約補償範囲
- リード
- 商談
- 個人ライフイベント
- 住宅ローン申し込み
メモ
アクションプランテンプレートは、カスタムオブジェクトでも作成できます。
アクションプランに含まれるもの
アクションプランテンプレートと生成されるアクションプランに含めることができる項目の種別は、次のとおりです (いずれか、または両方)。
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ドキュメントチェックリスト項目
アクションプランでは、反復可能な ToDo と順序を定義し、ToDo の割り当てと追跡を自動化できます。通常、これらの ToDo には、ローン組成や請求管理などのプロセスに必要なサポートドキュメントの収集と確認が伴います。アクションプランテンプレートにドキュメントチェックリスト項目を含めると、これらのプロセスのドキュメント追跡と承認ステップを標準化および自動化できます。
ドキュメント追跡で借主のエンゲージメントが合理化されます。借主、ローン担当者、住宅ローン引受会社は、住宅ローン申し込みに必要な関連書類をアップロードし、確認することができます。
この機能についての詳細は、「リソース」セクションにある住宅ローンに関する Trailhead モジュールを参照してください。
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作業
ToDo は Salesforce の機能です。商談や取引先に関する ToDo リストを Salesforce で管理して、作業をしっかりとこなすことができます。リード、取引先責任者、キャンペーン、契約のレコードや、他の必要な情報に、すべての ToDo を簡単に関連付けます。Salesforce には、ToDo の迅速な作成と更新、事前に絞り込まれた ToDo リスト、ToDo 通知オプションなど、生産性を最大限に高めるためのツールがいくつか用意されています。
ToDo についての詳細は、「リソース」セクションを参照してください。
アクションプランテンプレートとアクションプランのメカニズム
アクションプランテンプレートでは、ユーザー、ロール、またはアクションプラン作成者に各 ToDo またはその他の項目を割り当てます。ユーザーインターフェースでテンプレートを作成すると、プラン作成者がプラン所有者になります。API を使用してテンプレートを作成すると、プラン作成者とは別にプラン所有者を指定できます。
テンプレートを使用して特定の対象レコードにアクションプランを作成する場合の動作は、次のとおりです。
- ユーザーが割り当てられていない項目は、アクションプランを作成するユーザーに割り当てられる。
- 複数のユーザーが共有するロールに割り当てられている項目は、アクションプランを作成するユーザーに割り当てられる。
- 項目の期日は、アクションプランテンプレートで定義されている開始日と日付オフセットを使用して計算される。ただし、日付計算を暦日と作業日のどちらで行うかは、プラン作成者が選択できる。
アクションプランが開始されると、ユーザーに割り当てられている ToDo が標準の Salesforce ToDo リストやビューに表示されます。ユーザーは ToDo またはその他の項目の標準インターフェースを使用して、ToDo の状況情報を記録します。取引先や取引先責任者などの対象レコードにも、関連するアクションプランのリストが表示されます。
Ryan はその可能性にワクワクしています。次の単元では、行内のすべてのウェルスマネージャーが定期的な作業のアクションプランを使用できるように、Ryan とチームが協力して機能を設定する手順を見ていきます。アクションプランを使用すると、誰も見落としがないように、そして何よりもクライアントを満足させ続けるために、ToDo を割り当て、それらの ToDo に完了日を設定することができます。
次のステップ
この単元でアクションプランについて学習した Ryan はその潜在性に大きな期待を抱いています。次の単元では Matt がミスを防ぐための機能を設定し、Ryan の懸念が払拭されるところを一緒に見ていきます。この結果、お客様も満足させることができます。では、次に進みましょう。