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アクションプランを設定する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • アクションプランテンプレートを作成する。
  • 新規 ToDo をアクションプランテンプレートに追加する。
  • 既存のアクションプランテンプレートから新しいアクションプランを起動する。
  • 連動 ToDo をアクションプランに追加する。
  • アクションプランを作成します。

このモジュールでは、受講者が Salesforce システム管理者で、アクションプランを設定する適切な権限を有すると想定しています。ただし、システム管理者でなくても問題ありません。このまま読み進み、本番組織でシステム管理者が手順をどのように実行するかを学んでください。Trailhead Playground でこの手順を実行しないでください。Trailhead Playground ではアクションプラン機能を使用できません。

アクションプランテンプレートを作成する

ウェルスマネージャーの Ryan は、新しいアクションプラン機能を試したくてうずうずしています。最初に、財務計画レビューミーティングに伴う反復可能な ToDo を取得するアクションプランテンプレートを作成します。このテンプレートがあれば、彼も他の Cumulus のウェルスマネージャーもアクションプランの一連の ToDo を簡単に自動化できます。

Ryan は次の手順に従ってアクションプランテンプレートを作成します。

  1. アプリケーションランチャー をクリックして [Wealth Management (資産管理)] を選択します。
  2. ナビゲーションバーの [アクションプランテンプレート] タブを選択します。
  3. [新規] をクリックします。
  4. [新規アクションプランテンプレート] ウィンドウで、次の詳細を指定します。
    • Name (名前): Quarterly Plan Review 2021 (2021 年度計画の四半期レビュー)
    • 対象オブジェクト: 取引先
      [新規アクションプランテンプレート] ウィンドウ。
  1. [保存] をクリックします。

[Quarterly Plan Review 2021 (2021 年度計画の四半期レビュー)] アクションプランテンプレートが適切に作成されました。Ryan はこのテンプレートを使用して、Rachel との計画の四半期レビューのアクションプランを作成します (この単元で後述)。けれどもその前に、レビュープロセスで実施する ToDo をテンプレートに追加する必要があります。

新規 ToDo をアクションプランテンプレートに追加する

Ryan は、「クライアントとのミーティングをスケジュール」という 1 つ目の ToDo を追加します。

  1. アプリケーションランチャー をクリックして [Wealth Management (資産管理)] を選択します。
  2. ナビゲーションバーの [アクションプランテンプレート] タブを選択します。
  3. [Quarterly Plan Review 2021 (2021 年度計画の四半期レビュー)] テンプレートを開きます。
  4. [新規 ToDo] をクリックします。
  5. [新規 ToDo] ウィンドウで、次の情報を指定します。
    • Subject (件名): Schedule Meeting with Client (クライアントとのミーティングをスケジュール)。
    • 優先度: 標準。
    • Days (日数): 1 アクションプランの開始日から ToDo を完了するまでの最大日数を指定します。
    • [必須] を選択します。
      チームが次の ToDo に進むためには、この ToDo を完了する必要があります。
    • [ロール]、[Client Associate (クライアントアソシエート)] の順に選択します。
      Ryan がアクションプランを作成すると、この ToDo が自動的に Srilakshmi に割り当てられます。
    • [Send a reminder to the task assignee on the due date at (期日の次の時刻に ToDo の割り当て先に対してリマインダーを送信)] を選択し、時刻に [8:30 AM] を選択します。
      これで Srilakshmi がミーティングをスケジュールし忘れることがなくなります。[新規 ToDo] ウィンドウ。
  1. 作業内容を保存します。

連動 ToDo をアクションプランに追加する

アクションプランテンプレートができ上がりつつあります。Ryan は他の ToDo も追加することにしますが、コンプライアンスと一貫性を確保するために、すべての ToDo が順番に実行されるようにしたいと考えています。ここで役立つのが ToDo 連動関係です。この気の利いた機能を使用すれば、Ryan が ToDo を前提条件として定義し、必ずその ToDo を完了してから、次の ToDo に進むようにすることができます。 

財務計画の四半期レビューミーティングの ToDo については、単元 1 で説明しました。各 ToDo とその順番や前提 ToDo を見てみましょう。

ToDo の順序

ToDo の説明

前提 ToDo

1

クライアントを招待するミーティングをスケジュール

2

取引先パフォーマンスレポートを作成

クライアントを招待するミーティングをスケジュール

3

レポートを確認

取引先パフォーマンスレポートを作成

Ryan はすでに 1 つ目の ToDo を作成し、[Quarterly Plan Review (計画の四半期レビュー)] テンプレートに連動 ToDo として追加しています。2 つ目の連動 ToDo を追加する方法は次のとおりです。

  1. アプリケーションランチャー をクリックして [Wealth Management (資産管理)] を選択します。
  2. ナビゲーションバーの [アクションプランテンプレート] タブを選択します。
  3. [Quarterly Plan Review 2021 (2021 年度計画の四半期レビュー)] テンプレートを開きます。
  4. [新規 ToDo] をクリックします。
  5. [新規 ToDo] ウィンドウで、次の情報を指定します。
    • Subject (件名): Create Account Performance Report (取引先パフォーマンスレポートを作成)
    • 優先度: 標準
    • Days (日数): 1
    • この ToDo は、レポートの確認の前提条件になります。[必須] を選択します。
    • 前提 ToDo: Ryan は、Srilakshmi が親 ToDo を完了してから、パフォーマンスレポートの作成に取りかかって欲しいと考えています。[Tasks Dependencies (ToDo 連動関係)] セクションで、[Schedule meeting with client (クライアントとのミーティングをスケジュール)] を選択し、右向き矢印 を使用して ToDo を [Selected Tasks (選択済みの ToDo)] ボックスに移動します。
    • 割り当て先: [ロール] を選択して、[Client Associate (クライアントアソシエート)] を選択します。
      親 ToDo と同様に、Ryan がアクションプランを作成すると、このロールが Srilakshmi に設定されます。
    • リマインダー: [Send a reminder to the task assignee on the due date at (期日の次の時刻に ToDo の割り当て先に対してリマインダーを送信)] を選択し、時刻に [8:30 AM] を選択します。
      これで Srilakshmi がミーティングをスケジュールし忘れることがなくなります。[新規 ToDo] ウィンドウ。
  1. [保存] をクリックします。[Quarterly Plan Review 2021 (2021 年度計画の四半期レビュー)] テンプレートページの [Items (項目)] タブに、親 ToDo と連動 ToDo の両方が表示されます。
    2 つの ToDo が追加されている [Quarterly Plan Review 2021 (2021 年度計画の四半期レビュー)] アクションプランテンプレート。
  2. ステップ 5 ～ 6 を繰り返し、[Review Account Performance Report (取引先パフォーマンスレポートを確認)] という 3 つ目の ToDo を追加して、[Create Account Performance Report (取引先パフォーマンスレポートを作成)] ToDo を前提条件に指定します。3 つの ToDo が追加されている [Quarterly Plan Review 2021 (2021 年度計画の四半期レビュー)] アクションプランテンプレート。
  3. [テンプレートの公開] をクリックします。

アクションプランを作成する

Ryan はここで Rachel というクライアントの [Quarterly Plan Review 2021 (2021 年度計画の四半期レビュー)] アクションプランを起動します。次の手順を実行します。

  1. アプリケーションランチャー をクリックして [Wealth Management (資産管理)] を選択します。
  2. [取引先] タブをクリックして、Rachel の取引先を選択します。
  3. [アクションプラン] コンポーネントで、[新規プラン] をクリックします。
  4. [新しいアクションプラン] ウィンドウで、次の詳細を指定します。
    • Name (名前): Quarterly Review with Rachel 2021 (Rachel との 2021 年度計画の四半期レビュー)
    • 開始日: アクションプランを開始する日を指定します。
    • アクションプランテンプレート: Quarterly Plan Review 2021 (2021 年度計画の四半期レビュー)
    • 状況: 進行中
    • [Skip Nonwork Days for Tasks (ToDo で非営業日をスキップ)] を選択します。
      非稼働時間、会社の休日、その他の非稼働日を期日の計算から除外するようにアクションプランに指示されます。
      [新しいアクションプラン] ウィンドウ。
  1. [次へ] をクリックします。
  2. プレビューページに新しいアクションプランの概要と、すべての ToDo の詳細 (期日、各ロールにどのユーザーが指定されたかなど) が示されます。
    [保存] をクリックします。

アクションプランの ToDo はすべて、それぞれの所有者に自動的に割り当てられます。ToDo は Rachel の活動タイムラインにも表示されます。 

自分のアクションプランの概要が表示されている Rachel Adams の取引先ページの [アクションプラン] コンポーネント。Rachel の活動タイムラインにアクションプランの ToDo が時系列に示されています。

Ryan や Srilakshmi などの ToDo 所有者は、ホームページの ToDo カードに各自の ToDo が表示されます。

次のステップ

組織でアクションプランを使い始めた Ryan のチームは、再び資産管理部門の業務をスムーズに遂行できるようになりました。ただし、これで終わりではありません。後続の単元で、Ryan がテンプレートをコピーして業務を効率化する方法や、テンプレートをパートナーコミュニティに配布して組織をシームレスに拡張する方法を見ていきます。では、次に進みましょう!

リソース

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