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取引先と取引先責任者の使用開始

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • 法人取引先と法人取引先責任者とは何か、どのように関連しているのかを説明する。
  • 個人取引先とは何かを説明する。
  • 新規法人取引先と関連する取引先責任者を追加する。

取引先と取引先責任者とは?

優れたビジネスは、優れた顧客関係を基盤に構築されます。こうした関係の構築には時間や努力を要するほか、情報も必要です。顧客がどのような人物で、どこで見つけることができ、どのように連絡し、どうすれば満足させられるかを知る必要があります。

Salesforce では、取引先と取引先責任者を使用して顧客に関する情報を保存します。取引先とは、取引を行う会社で、取引先責任者はそこで仕事をする人々です。

取引先と取引先責任者は他の多くの標準オブジェクトと関連しているため、Salesforce で最も重要なオブジェクトになります。取引先と取引先責任者の使用法を理解することが、Salesforce を活用する鍵を握ります。

自営業者や個人の消費者など、1 人の人物と取引を行う場合は、「個人取引先」という特殊な取引先種別を使用します。個人取引先は法人取引先と似ていますが、個人に関する情報を記録するものであるため、個人取引先には独自の取引先責任者がありません。

このモジュールの目的において、想定する販売先は企業のみであるため、取引先はすべて法人取引先になります。ただし、ここで学習する内容の大半は、どちらの種別の取引先にも適用できます。

法人取引先

あなたは、高級なカスタムスニーカーを扱う Cloud Kicks の営業担当であるとします。そして、Get Cloudy Consulting という顧客とのミーティングに向けて準備をしています。Cloud Kicks の新作スニーカーのデザインを Get Cloudy チームに気に入ってもらえるだろうとあなたは考えています。事前に先方のニーズや購入履歴を再確認しておく必要があります。また、重要人物を調べておき、ミーティングで感嘆させたいと考えています。必要な情報は Salesforce で見つけることができます。

Salesforce では、販売先の会社を「法人取引先」といいます。

メモ

メモ

これ以降は、法人取引先を単に取引先とします (ただし、ある機能を使用できる特定の種別の取引先を区別する場合を除きます)。

この先に進むために、Trailhead Playground に Get Cloudy 取引先を作成します。必ずしも Challenge を完了する必要はありませんが、ここで練習を重ねておけば、通常の業務中にこうした作業を簡単にこなせるようになります。

では、取引先を作成しましょう。

  1. このページの一番下までスクロールして、[ハンズオン組織を起動] をクリックします。この操作によって、新しいタブに Trailhead Playground が開きます。
  2. ログインしたら、[取引先] タブ (1) をクリックします。[取引先] タブが表示されない場合は、アプリケーションピッカー (2) から [セールス] を選択します。

    ナビゲーションヘッダーバー。[取引先] タブとアプリケーションピッカーアイコンが強調表示されています。

  3. [新規] をクリックします。
  4. 取引先の次の詳細を追加します(必要に応じてスクロールすると、これらの項目が表示されます)。
    • 取引先名: Get Cloudy
    • 電話: 775-555-5309
    • 取引先番号: 117
    • 取引先 部門: 単一拠点
    • 種別: 顧客 - 直接
    • 業種: コンサルティング
    • 市区郡(請求先): Reno
    • 都道府県(請求先): NV
    新規取引先フォーム。Get Cloudy 取引先の情報を入力して保存します。
  5. [保存] をクリックします。

取引先レコードを開くと、その取引先で仕事をしている人々、進行中の案件、サービス要求、以前のミーティングや通話に関する情報、アップロード済みドキュメントなど、その会社について収集された情報が関連レコードのリストとして表示されます。こうした詳細を確認して、自身のミーティングに備えます。

たとえば、Get Cloudy が 2 か月ほど前にサービスケースを登録していたことがわかるかもしれません。

コンピュータを持たずに外出した場合は、Salesforce モバイルアプリケーションを使用して同じ取引先情報の大半を確認できます。Salesforce モバイルアプリケーションでは、[取引先] をタップして、「Get Cloudy」を検索し [Get Cloudy] をタップします。

モバイルデバイスのスクリーン上の Get Cloudy の取引先レコード

法人取引先責任者

顧客の会社について知っておくべき最も重要な情報の 1 つとして、そこで誰が仕事をし、どうやってその人々に連絡を取るかが挙げられます。Salesforce では、取引先で仕事をする人々を「取引先責任者」といいます。

Get Cloudy Consulting の取引先責任者は Alan Johnson と Leung Chan です。Salesforce には、Alan の取引先責任者レコードがあり、雇用主 (取引先)、メールアドレス、電話番号が表示されます。さらに Leung の取引先責任者レコードがあり、雇用主 (取引先)、メールアドレス、電話番号が表示されます。

この先に進むために、Trailhead Playground に Alan と Leung の取引先責任者を作成します。Trailhead Playground に Get Cloudy 取引先が開いたままになっているはずですが、開いていない場合は [取引先] タブをクリックしてから [Get Cloudy] をクリックします。

  1. [取引先責任者] までスクロールダウンして [新規] をクリックします。
  2. Alan Johnson の取引先責任者レコードを追加します。
    • 名: Alan
    • 姓: Johnson
    • 役職: 営業マネージャ
    • メール: alan@gogetcloudy.com
  3. [保存 & 新規] をクリックします。
  4. Leung Chen の取引先責任者レコードを追加します。
    1. 名: Leung
    2. 姓: Chen
    3. 役職: マーケティングマネージャ
    4. メール: leung@gogetcloudy.com
  5. [保存] をクリックします。

Salesforce に Alan と Leung のレコードができました。[取引先責任者] タブをクリックすると、[最近の取引先責任者] リストにこの 2 人が表示されます。そして、Alan と Leung はどちらも Get Cloudy 取引先の取引先責任者であるため、この取引先のレコードの詳細の下に 2 人ともリストされます。Leung または Alan の名前をクリックすると、取引先責任者レコードの詳細が表示されます。

取引先レコードと同様、取引先責任者レコードにも、各取引先責任者によって登録されたケース、過去に行ったミーティング、その取引先責任者への活動の記録など、独自の情報の関連リストがあります。

Salesforce の Alan の取引先責任者レコード

顧客とのやりとりの追跡

Salesforce のレコードの有用性は、あなたが有用な情報を保存したかどうかで決まります。レコードは、連絡先情報、電話番号、名前などを保存する最適な場所です。さらに、継続的なやりとりを記録できるという点でも優れています。このレコードを見れば、前回相手に対応したのがいつで、どのようなことを話し、どのような予定を立てたのかを正確に知ることができます。

取引先責任者ごとにリストされている関連情報を見れば、あなたもあなたの同僚もその取引先の最新情報がわかります。Leung との電話を切ったあなたは、すぐにこの活動を記録して、レコードを正確なものにします。

  1. Leung Chan の取引先責任者レコードを表示します。
  2. [活動履歴] 関連リストを見つけます(見つからない場合は、スクロールダウンしてください)。
  3. [活動の記録] をクリックします。
  4. 活動の詳細を記録します(会話の内容はあなたしか把握していないため、ここに何を入力すべきかはあなたにしかわかりません!)
  5. [保存] をクリックします。

取引先と取引先責任者に対する理解を深める

ミーティングに出向く前に、数分の時間を割いて、取引先やそこで仕事をする人々に関する最新情報を確認することがあるかもしれません。Web ブラウザを開き、何度か検索を実行して Get Cloudy やテクノロジ業界の近況を調べたり、ソーシャルネットワークの Alan と Leung のプロファイルを (見つかれば) 確認したりします。検索時に、Twitter で取引先責任者の最近の様子がわかることもあります。

Salesforce の共同 CEO である Marc Benioff の Twitter フィードには、Salesforce の本人の取引先責任者レコードからアクセスできます。

ニュース

ニュース機能では、その名のとおり、米国のニュースソース (英語) からのニュースを Salesforce で参照できます。Salesforce に表示されるニュースは、あなたがどこにアクセスしたかに応じてカスタマイズされます。取引先の詳細ページでニュースを参照した場合は、取引先、その役員や業界に基づく記事が表示されます。取引先責任者の場合は、その取引先責任者に関連付けられている取引先に基づいてニュースが選択されます。

ニュースを参照するためには、事前にシステム管理者が組織のニュースを有効にする必要があります。

ソーシャル取引先、取引先責任者、およびリード

組織でニュース機能と、ソーシャル取引先、取引先責任者、およびリード機能を使用している場合は、取引先、取引先責任者、リードが Twitter に投稿した内容を確認できます。

Salesforce 内から Twitter アカウントを表示またはフォローするためには、Twitter にアカウントが必要で、そのアカウントまたは取引先責任者レコードを Twitter プロフィールにリンクさせる必要があります。

ソーシャルネットワークにログインしたときに、取引先または取引先責任者に関して通常参照できない情報は表示されません。ただし、概要を確認することや、Twitter プロフィールの画像を、Salesforce の取引先、取引先責任者、リードのプロファイル画像として使用することができます。

ソーシャル取引先、取引先責任者、およびリード機能を使用するには、事前にシステム管理者が組織でこの機能を有効にし、ユーザが個人設定を行う必要があります。

取引先と取引先責任者の管理のベストプラクティス

あなたの会社での取引先の命名規則を認識する。
確立された命名規則を使用すれば、会社の全員にメリットがあります。名前によってレコード内の会社が見つけやすくなるだけでなく、取引先間のリレーションを示すことができ、さらには会社や個人がすでにレコードに存在するかどうかを判断しやすくなります。たとえば、複数のフランチャイズを扱う場合は、階層内で意味があり、かつ類似の地域内に同じ名前を持つ 2 つの店舗があっても区別しやすい名前を使用することが必要になるでしょう。
常に取引先責任者を取引先に関連付ける。
取引先のない取引先責任者 (非公開の取引先責任者) は、うち捨てられて海を漂うボートのようなものです。取引先のない取引先責任者はあなたとあなたのシステム管理者以外のすべてのユーザに対して非表示になるため、見つけにくく忘れられがちで、同僚にとっては使い道がありません。
無効な取引先や取引先責任者がどこかに埋もれてしまわないようにする。
過去 30、60、90 日間に活動がリストされていない取引先や取引先責任者から目を離さないようにします (または、検出するレポートを作成します)。ビジネスによっては、こうした無効な顧客が新製品の最適な候補になるかもしれません。あるいは、ある時点で無効の顧客をリストビュー、レポート、キャンペーンから排除して有効な顧客に集中することが考えられます。
有効な所有権を維持する。
Salesforce を使用していない人に割り当てられている取引先を積極的に管理することは困難です。異動した人や退職した人が所有者である取引先や取引先責任者を見つけたときは、新しい所有者を見つけてあげましょう。
レコードを最新の状態に保つ。
取引先、取引先責任者、リードに関する新しい情報を見つけたら、必ず Salesforce に入力します。Salesforce データの価値は、あなたが価値あるものにするかどうかで決まります。