オートメーションツールの使用開始
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- Account Engagement オートメーションツールを挙げる。
- 完了アクション、オートメーションルール、セグメンテーションルールを作成する。
オートメーション: ロボットだけのものではない
自動化されたあらゆる機器と同様に、アカウントも各自の仕様に合わせて実行するためには多少の調整や細かなチューニングが必要です。アカウント全体でこれらのオートメーションツールを整えれば、すべてが難なく順調に機能します。アカウントの作成と管理に使用できるオートメーションツールは次のとおりです。
- 完了アクション
- ページアクション
- オートメーションルール
- セグメンテーションルール
- ダイナミックリスト
では、上記のツールの設定方法、一般的な目標に最適なツールの選択、複雑な目標を達成するためにツールを連携させる方法を見ていきましょう。
完了アクション
完了アクションを使用すると、マーケティングアセットから直接自動化できます。このアクションは、プロスペクトがそのアセットでアクションを行うたびに実行されます。完了アクションはアクションに基づくものであり、「プロスペクトが何かを行ったか?」という 1 つのバイナリ条件を使用します。この「何か」には、フォームの登録からメールの開封までさまざまなアクションが該当します。「はい」の場合は、このアクションが行われるたびに完了アクションがすぐにトリガーされて実行されます。
ここで留意すべき重要なことは、完了アクションが過去にさかのぼって適用されない点です。完了アクションが追加された後で行われたアクティビティのみに適用されます。アカウントのアクションを過去にさかのぼってグローバルに自動化する場合は、オートメーションルールを使用します。
完了アクションは、定義された順序では実行されません。ただし、マーケティングアセットに複数の完了アクションがある場合、最初に処理されるアクションが先に実行されます。
連続したプロスペクトエクスペリエンスを作成するには、Engagement Studio プログラムを使用します。
「Explore Strategies That Engage Customers (お客様とエンゲージする戦略を知る)」モジュールに登場した Leung を覚えていますか? Leung は Get Cloudy のマーケティングマネージャーであり、サイト訪問からのフォーム登録を自動化したいと考えています。また、Account Engagement を使用して複数のマーケティングキャンペーンを自動化するために、Salesforce システム管理者である Awhina と協力しています。フォーム登録は手動で営業マネージャーの Alan に割り当てられます。このプロセスを自動化する手順を見てみましょう。
- [Content (コンテンツ)] | [Forms (フォーム)] に移動します。
- [+Add Form (+ フォームを追加)] をクリックします。
- 名前に
Welcome Email(Welcome メール) と入力します。 - [Choose (選択)] をクリックし、[Folder (フォルダー)] を選択します。
- [Choose (選択)] をクリックし、[Campaign (キャンペーン)] を選択します。
- [Next (次へ)] をクリックし、さらに [Next (次へ)] をクリックします。
- [Choose (選択)] をクリックし、[Standard Form (標準フォーム)] レイアウトテンプレートを選択します。
- すべての省略可能な情報を入力します。
- [Next (次へ)] をクリックします。
- 省略可能な情報を入力します。
- [Completion Actions (完了アクションドロップ)] ダウンから、[Send autoresponder email (自動応答メールを送信)] を選択します。
- メールテンプレートの検索バーに Sales Rep Outreach (営業担当のアウトリーチ) と入力します。
- [Next (次へ)] をクリックします。
- [Confirm & Save (確認して保存)] をクリックします。
ページアクション
ページアクションは、「プロスペクトはこのページを表示したか?」という 1 つの条件がある完了アクションです。価格や商品のページにページアクションを配置して、営業チームにアラートが送信されるようにします。あるいは、求人ページにページアクションを配置して、プロスペクトがこのページを参照した場合はスコアからポイントを差し引くことが考えられます。注意すべき重要な点は、完了アクションはプロスペクトのみに適用され、匿名ビジターがサイトを参照してもアクションがトリガーされないことです。
ページアクションが機能するには、ページに Account Engagement トラッキングコードが配置されているか、タグマネージャーを介してトラッキングコードが実装されている必要があります。また、ワイルドカードを使用して、同じドメインの複数のページにページアクションを設定することもできます。
オートメーションルール
オートメーションツールボックスの中でも、厄介な仕事を請け負うのがオートメーションルールです。強力であると同時に柔軟性も高いため、自動化で多用されます。また、Account Engagement で提供されるオートメーションツールの中で最も包括的であり、条件とアクションで構築されます。条件はデータベースを選り分けるもので、アクションは条件と一致したプロスペクトに適用するものです。
オートメーションルールを使用すると、指定した条件に基づいてマーケティングやセールスの特定のアクションを実行できます。オートメーションルールは、ルール条件に一致するプロスペクトを継続的に検索します。このルールは過去にさかのぼって適用されますが、ルールが有効になった後の変更には適用されません。
オートメーションルールについては、次の点に注意します。
- オートメーションルールは「一時停止中」状況から始まります。このため、アクションを実行するルールを再開する前に、ユーザーが一致結果をプレビューできます。
- [Repeat Rule (ルールの繰り返し)] チェックボックスをオンにすると、オートメーションルールが繰り返されるように設定できます。このオプションでは、プロスペクトをルールに照合する回数を管理できます。
- 繰り返しルールのチェックボックスがオフの状態で、既存のオートメーションルールが更新されると、そのオートメーションルールで一致していたプロスペクトが同じルールに一致しなくなります。
- オートメーションルールを削除するとそのルールが実行されなくなりますが、プロスペクトに適用済みのアクションを元に戻すことはできません。オートメーションルールがごみ箱から復元されて再起動されると、そのルールが再開されます。
条件を検討したら、ルールのどの演算子を使用するか、つまり「いずれか一致」と「すべて一致」のどちらを使用するかを検討します。「いずれか一致」と「すべて一致」の違いがわかりづらいかもしれません。ルールの種類を「いずれか一致」と「すべて一致」のどちらかに設定したら、次は条件の演算子を設定します。
- 演算子に「次の値と等しい」を使用する場合: 完全一致する検索語を指定する必要があります。
- 演算子に「次の値を含む」を使用する場合: 1 行に複数の条件をコロンで区切ってリストすれば、幅広いオプションに一致するプロスペクトを柔軟に見つけることができます。
では、オートメーションルールを作成する手順を見てみましょう。
- [Automations (オートメーション)] | [Automation rules (オートメーションルール)] をクリックします。
- [+Add Automation Rules (+ オートメーションルールを追加)] をクリックします。
Assign Task to Sales User(営業ユーザーに ToDo を割り当て) という名前を入力します。- [Automations (オートメーション)] フォルダーがまだ選択されていない場合は選択します。そのフォルダーがまだ作成されていない場合は、[+Add Folder (+ フォルダーを追加)] をクリックして、Automations (オートメーション) と入力します。
- [Choose Selected (選択された部分を選択)] をクリックします。
- [epeat Rule (ルールの繰り返し)] チェックボックスはオフのままにします。
- 一致項目に [すべて一致] を選択します。
- [+ 新しいルールを追加] をクリックします。
- ドロップダウンから、[プロスペクトのスコア] を選択します。
- 次のドロップダウンから [次の値より大きい] を選択します。
- スコアに
100と入力します。 - [+ 新しいアクションを追加] をクリックします。
- ドロップダウンから、[Create Salesforce task (Salesforce の ToDo を作成)] を選択します。
- ToDo の項目に次のように入力します。
- [Subject (件名)] に、
Consulting Interest Follow Up(コンサルティングへの関心のフォローアップ) と入力します。 - [CRM 所有者] を選択します。
- [優先度] を [高] に設定します。
- [状況] を [未開始] に設定します。
- [Due (期日)] に
3日 (今日から) を入力します。 - [Reminder (リマインダー)] に
1日 (今日から) を入力します。
- ページを確認します。
- [オートメーションルールを作成] を選択します。
セグメンテーションルール
セグメンテーションルールはオートメーションルールとよく似ていますが、1) セグメンテーションルールは 1 回しか実行されず、2) リストとキャンペーンの構築のみに使用される、という 2 つの大きな違いがあります。セグメンテーションルールは、プロスペクトのリストを作成し、特定の条件に基づいてセグメンテーションアクションを適用する場合に使用できます。
ルールのロジック
セグメンテーションルールは条件を使用して一致するプロスペクトを絞り込み、ユーザーがそのプロスペクトにアクションを適用します。ルールの構築時にさまざまな条件を選択して組み合わせます。いつでもロジックの 1 つの行で、複数の条件をセミコロン (;) で区切って組み合わせることができます。セグメンテーションルールの構築の最後の手順は、ルールによって実行されるアクションを定義することです。どのアクションもオーディエンスのセグメント化に関係しています。
セグメンテーションルールの使用
セグメンテーションルールに非常に適しているユースケースは、カンファレンス後の 1 回の割引です。たとえば、Get Cloudy が先日の Acme Conference に参加した新規プロスペクトにフォローアップメールを送信したい場合、Leung はメールを送信する前に、まずリストを作成します。
リストをセグメント化する方法によっては、セグメンテーションルールを作成する前にタグの作成が必要になる場合があります。その場合は、[Content (コンテンツ)] タブ | [Tags (タグ)] | [+Add Tag (+ タグを追加)] をクリックして、すぐに作成できます。
- [プロスペクト] | [セグメンテーション] | [セグメンテーションルール] をクリックします。
- [+ セグメンテーションルールを追加] をクリックします。
Acme Conference New Prospect(Acme Conference の新規プロスペクト) という名前を入力します。- [ルールを設定] をクリックします。
- [すべて一致] を選択します。
- [+ 新しいルールを追加] をクリックします。
- 最初のドロップダウンから [Prospect tag (プロスペクトタグ)]、2 番目のドロップダウンから [is (次の値と等しい)]、3 番目のドロップダウンから [Acme Conference Attendee (Acme Conference の参加者)] を選択します。(このオプションがドロップダウンに表示されない場合は、上記のメモを参照してください。)
- [+ 新しいアクションを追加] をクリックします。
- [リストを追加] をクリックします。
Acme Conference Attendees(Acme Conference の参加者) という名前を入力します。- [Preview (プレビュー)] をクリックします。
- [一致をプレビュー] をクリックして、一致するプロスペクトを確認します。
- [セグメンテーションを実行] をクリックします。
- プロンプトの [OK] をクリックします。
ダイナミックリスト
ダイナミックリストは、設定した条件に基づいてプロスペクトを自動的に追加または削除する「スマート」リストです。このリストは簡単に設定でき、自動的に管理されるため、頻繁に変化する情報に関連するリストを構築する場合に適しています。
リストのすべてがダイナミックである必要はありません。アカウントでは引き続きスタティックリストも使用できます。問い合わせフォームに情報を入力したすべてのプロスペクトなどには、スタティックリストを使用します。この種のリストはオートメーションルールまたは完了アクションを使用して作成できます。こうしたフォームに記入したプロスペクトは、ルールに一度照合され、リストに追加されます。
スタティックリストとダイナミックリストにはいくつかの相違点があります。ダイナミックリストの場合、ダイナミックリストに対してプロスペクトを手動で追加や削除することはできません。リストのメンバーシップは、条件に一致するプロスペクトや一致しないプロスペクトに基づいて更新され、変更されます。また、ダイナミックリストは CRM 参照可能リストとして使用できません。
では、ダイナミックリストを作成する手順を見てみましょう。再び Lueng の登場です。Lueng は、Acme Conference が終了してから 2 週間以内に受信したプロスペクトのメールの活動履歴を確認したいと考えています。
- [プロスペクト] | [セグメンテーション] | [セグメンテーションリスト] をクリックします。
- [+ リストを追加] をクリックします。
- 名前に
Suppression List:Emailed >2 times in past week(除外リスト: 過去 1 週間に 2 回以上メールを送信) と入力します。 - [Dynamic List (ダイナミックリスト)] チェックボックスをクリックします。
- [ルールを設定] をクリックします。
- [+ 新しいルールを追加] をクリックします。
- [Prospect has been emailed :: 2 :: times in :: 7 :: days (7 :: 日間に :: 2 :: 回 :: プロスペクトにメールを送信済み)] を選択します。
- [Preview (プレビュー)] をクリックします。
- 一致したプロスペクトを表示する場合は、[Preview matches (一致をプレビュー)] をクリックします (省略可能)。
- [ルールを実行] をクリックします。
- [OK] をクリックします。
これで、Account Engagement で利用可能なオートメーションツールについて理解を深めることができました。次は、リード管理計画において自動タスクごとに適切なツールを選択する方法を学習しましょう。