Preparare l'organizzazione

Nota

Stai seguendo la formazione in italiano? In questo badge, la convalida delle sfide pratiche di Trailhead funziona in inglese. Le traduzioni sono fornite tra parentesi come riferimento. Nel tuo Trailhead Playground, accertati di (1) selezionare Stati Uniti per le impostazioni internazionali, (2) impostare la lingua su Inglese e (3) copiare e incollare soltanto i valori in lingua inglese. Segui le istruzioni qui.

Visita il badge Trailhead nella tua lingua per informazioni dettagliate su come usufruire dell'esperienza Trailhead in altre lingue.

Introduzione

La vita degli agenti di vendita è costellata di sì e di no pronunciati non solo dai clienti. Ci sono alcune attività che richiedono l'approvazione di un responsabile interno all'organizzazione, come le richieste di sconto, che saranno l'argomento di questo progetto. In qualità di amministratore puoi rendere l'approvazione molto più semplice per tutte le figure interessate configurando un apposito processo.

Un processo di approvazione è un processo automatico implementato per consentire l'approvazione di record in Salesforce. Nel processo sono specificati i passaggi necessari per l'approvazione ed è previsto un passaggio che consente di approvare tutti i record che presentano determinati attributi. In un processo automatico è specificato anche chi è responsabile dell'approvazione in ciascuna fase e le azioni che devono essere eseguite quando un record viene approvato, respinto o richiamato.

In questo progetto, creerai un processo di approvazione automatica per la nuova Vicepresidente delle vendite per il Nordamerica, Allison Wheeler, che ha richiesto un sistema automatico per l'elaborazione delle richieste di sconto presentate dagli agenti. Il sistema deve avere i seguenti parametri:

• Se lo sconto richiesto è minore o pari al 15%, viene approvato automaticamente.
  
• Se lo sconto richiesto è superiore al 15%, deve essere approvato da un responsabile del reparto Commerciale, che per gli agenti negli Stati Uniti è Courtney Brown.
  
• Se lo sconto richiesto è superiore al 40%, deve essere approvato da Allison.
  

Prima di configurare questo processo di approvazione per Allison, è necessario preparare l'organizzazione in modo tale che ci sia tutto il necessario per soddisfare sue specifiche. Quindi, prendi la tua cassetta degli attrezzi e mettiti al lavoro.

Seguire il processo con Trail Together

Hai bisogno dell'assistenza di un insegnante per completare questa fase? Dai un'occhiata a questo video, che fa parte della serie Trail Together su Trailhead Live. Puoi trovare un collegamento alla sessione completa nella sezione Risorse. 

Aggiungere un nuovo utente

Avviare il Trailhead Playground

Per completare questo progetto pratico, utilizzerai il tuo ambiente Salesforce personale, noto come Trailhead Playground. Puoi avviarlo accedendo a Trailhead e facendo clic su Launch (Avvia) in fondo a questa pagina. Il playground si apre in una nuova scheda o finestra del browser. Tieni aperta la finestra del playground durante il progetto. Una volta completate le fasi del progetto nel playground, torna a questa finestra e fai clic su Verify step (verifica passaggio) in fondo alla pagina.

Prima di configurare l'automazione del processo, imposta il record utente di Allison Wheeler, in modo da poterle assegnare attività in un secondo momento.

1. In Setup (Imposta), inserisci Users (Utenti) nella casella Quick Find (Ricerca veloce), quindi seleziona Users (Utenti). 
   
2. Fai clic su New User (Nuovo utente). Compila il record del nuovo utente utilizzando i dettagli seguenti:
   

3. Deseleziona Generate new password and notify user immediately (Genera nuova password e notifica utente immediatamente).
   
4. Fai clic su Save (Salva).
   

Creare un ruolo

Uno dei primi progetti in cui Allison sarà impegnata è una ristrutturazione del reparto commerciale di AW Computing. Allison vuole aggiungere un responsabile del reparto commerciale la cui funzione ufficiale sarà approvare gli sconti. Aggiungi questo ruolo alla struttura gerarchica, alle sue dipendenze.

1. In Setup (Imposta), inserisci Roles (Ruoli) nella casella Quick Find (Ricerca veloce) e fai clic su Roles (Ruoli).
   
2. Fai clic su Set Up Roles (Imposta ruoli).
   
3. Fai clic su Expand All (Espandi tutto).
   
4. Al di sotto di VP, North American Sales (Vicepresidente, vendite Nordamerica), fai clic su Add Role (Aggiungi ruolo) e compila i dettagli del nuovo ruolo:
   

5. Fai clic su Save (Salva).
   

Allison ha assunto Courtney Brown per ricoprire il ruolo di responsabile. Aggiungila come utente utilizzando il ruolo Manager (Responsabile) che hai appena creato, in modo da poterle assegnare attività in un secondo momento.

1. In Setup (Imposta), inserisci Users (Utenti) nella casella Quick Find (Ricerca veloce), quindi seleziona Users (Utenti).
   
2. Fai clic su New User (Nuovo utente). Compila il record del nuovo utente utilizzando i dettagli seguenti:
   

3. Deseleziona Generate new password and notify user immediately (Genera nuova password e notifica utente immediatamente).
   
4. Fai clic su Save (Salva).
   

La tua responsabile sarà Courtney, quindi impostala come tale.

1. In Setup (Imposta), inserisci Users (Utenti) nella casella Quick Find (Ricerca veloce) e seleziona Users (Utenti).
   
2. Fai clic su Edit (Modifica) accanto al tuo nome.
   
3. In Approver Settings (Impostazioni responsabile approvazioni), fai clic sull'icona di ricerca accanto al campo Manager (Responsabile), cerca Courtney Brown e fai clic sul suo nome.
   
4. Fai clic su Save (Salva).
   

Aggiungere campi personalizzati

Prima di creare un processo di approvazione, devi aggiungere alcuni campi personalizzati all'organizzazione. I campi personalizzati consentono al team commerciale di acquisire informazioni aziendali importanti come la percentuale di sconto e lo stato dell'approvazione, che verranno inserite nei campi che aggiungerai in questa fase. Puoi aggiungere fino a un massimo di 800 campi personalizzati a ciascuna delle schede e degli oggetti utilizzati dalla tua organizzazione.

Per evitare problemi di unione e visualizzazione, il nome e l'etichetta di un campo personalizzato devono essere univoci all'interno dell'oggetto di cui fanno parte. Ad esempio, se per un campo crei un'etichetta denominata Email ed esiste già un campo standard con lo stesso nome, il campo di unione potrebbe non essere in grado di distinguere tra i due. Per rendere univoco il nome di un campo personalizzato puoi utilizzare un carattere o un qualificatore. Ad esempio Email2 o Email Lead.

Per prima cosa, crea il campo Discount Percentage (Percentuale di sconto):

1. In Setup (Imposta), fai clic sulla scheda Object Manager (Gestore oggetti).
   
2. Fai clic su Opportunity (Opportunità) e poi su Fields & Relationships (Campi e relazioni).
   
3. Nella parte alta della sezione Fields & Relationships (Campi e relazioni), fai clic su New (Nuovo).
   
4. Fai clic sul pulsante di opzione Percent (Percentuale) e poi su Next (Avanti).
   
5. Compila i dettagli per il nuovo campo:
   

6. Fai clic su Next (Avanti).
   

• Seleziona la casella di controllo nell'intestazione della colonna Read-Only (Sola lettura).
  
• Nella colonna Read-Only (Sola lettura), deseleziona le caselle di controllo in corrispondenza di Standard User (Utente standard) e System Administrator (Amministratore del sistema).
  

7. Fai clic su Next (Avanti) e poi su Save & New (Salva e nuovo).
   

Nella pagina Fields & Relationships (Campi e relazioni) dell'oggetto Opportunità, crea il campo Approval Status (Stato approvazione):

1. Fai clic sul pulsante di opzione Picklist (Elenco di selezione) e poi su Next (Avanti).
   
2. Nella fase 2, compila i dettagli per il nuovo campo:
   

3. Nella casella di testo visualizzata, inserisci i valori seguenti, ciascuno sulla propria riga:
   

• Pending (In sospeso)
  
• Approved (Approvato)
  
• Not Approved (Non approvato)
  

4. Accertati che la casella di controllo Restrict picklist to the values defined in the value set (Limita l'elenco di selezione ai valori definiti nell'insieme di valori) sia selezionata.
   
5. Fai clic su Next (Avanti) e imposta la sicurezza al livello del campo:
   

• Seleziona la casella di controllo nell'intestazione della colonna Read-Only (Sola lettura).
  
• Nella colonna Read-Only (Sola lettura), deseleziona le caselle di controllo in corrispondenza di Standard User (Utente standard) e System Administrator (Amministratore del sistema).
  

6. Fai clic su Next (Avanti) e poi su Save (Salva).
   

Creare una cartella e i modelli di email

Ora configura due modelli di email: uno da utilizzare per avvisare i richiedenti che uno sconto è stato approvato e un altro per avvisarli che uno sconto è stato respinto. Ma prima devi creare una cartella in cui salvare i modelli.

1. In Setup (Imposta), inserisci Classic Email Templates (Modelli di email Classic) nella casella Quick Find (Ricerca veloce), quindi seleziona Classic Email Templates (Modelli di email Classic).
   
2. Fai clic su Create New Folder (Crea nuove cartelle).
   
3. Compila le informazioni sulla cartella:
   

4. Seleziona il pulsante di opzione This folder is accessible by all users (Questa cartella è accessibile a tutti gli utenti).
   
5. Fai clic su Save (Salva).
   

Ora crea i modelli necessari. Innanzitutto, configura il modello di email Discount Approved (Sconto approvato).

1. In Setup (Imposta), inserisci Classic Email Templates (Modelli di email Classic) nella casella Quick Find (Ricerca veloce), quindi seleziona Classic Email Templates (Modelli di email Classic).
   
2. Fai clic su New Template (Nuovo modello).
   
3. Seleziona il pulsante di opzione Text (Testo) e fai clic su Next (Avanti).
   
4. Compila i dettagli seguenti:
   

[Alt text: Immagine della schermata del campo Copy Merge Field (Copia valore campo di unione)]

5. Fai clic su Save (Salva). 
   

Ora configura il modello di email Discount Rejected (Sconto respinto).

1. Ritorna alla pagina Classic Email Templates (Modelli di email Classic) e fai clic su New Template (Nuovo modello).
   
2. Seleziona il pulsante di opzione Text (Testo) e fai clic su Next (Avanti).
   
3. Compila i dettagli seguenti:
   

4. Fai clic su Save (Salva).
   

Ora che hai preparato tutto il necessario, tutto è pronto per la creazione di un processo di approvazione.

Risorse

• Trail Together: Build a Discount Approval Process (Creare un processo di approvazione per gli sconti)
  
• Trailhead Live: Preparing for your Advanced Admin Certification - Approval Processes (Prepararsi alla certificazione Advanced Admin - Processi di approvazione