Pianificare l'implementazione
Obiettivi di apprendimento
Al completamento di questa unità, sarai in grado di:
- Pianificare l'implementazione.
- Definire le metriche da utilizzare per misurare il successo.
- Elaborare politiche per la sicurezza e i dispositivi mobili.
La preparazione è tutto
Probabilmente hai già sentito il detto: "Se costruisci qualcosa, la gente verrà". Ma quando si tratta di implementare una nuova tecnologia tra gli utenti, niente potrebbe essere più lontano dal vero.
L'esecuzione di un progetto dipende in pari misura sia dalla preparazione degli utenti alla nuova esperienza, sia dalle fasi tecniche dell'implementazione. In questa fase del processo di implementazione, imparerai che cosa occorre per pianificare un lancio di successo.
Durante la fase di pianificazione, potresti essere chiamato a organizzare ed eseguire l'intera implementazione da solo, ma potresti anche trovarti a collaborare con un responsabile di progetto o con il reparto di gestione dei cambiamenti dell'azienda.
A prescindere, il tuo ruolo è fondamentale. Come amministratore, non sei solo un creatore di rapporti, un creatore di campi o un ripristinatore di password. Di fatto sei il consulente Salesforce di fiducia della tua azienda. E quando si tratta dell'app Salesforce, sei tu il soggetto responsabile di tradurre in realtà i sogni dell'azienda per quanto riguarda la tecnologia mobile.
Creare un gruppo Chatter per il team di implementazione
In una precedente unità abbiamo parlato della creazione del team di implementazione. Una volta che tutti hanno aderito, crea un gruppo Chatter e invita i membri del team coinvolti nel lancio della tecnologia mobile a unirsi a quel gruppo. Chatter ti permette di condividere file, collaborare in un contesto e condividere aggiornamenti pertinenti con tutto il team.
Uno dei file chiave da condividere con i membri del team è la pianificazione del progetto. Tieni aggiornata la pianificazione e pubblica il relativo link nel gruppo Chatter del team.
Scegliere una data di lancio
Scegli la data di lancio con criterio! Valuta la possibilità di allineare il lancio a una riunione di presentazione della campagna vendite dell'azienda o a un altro evento aziendale di grande portata che ti permette di ottenere un'esposizione organica per l'implementazione del progetto. Evita poi le festività e conferma in anticipo la disponibilità degli stakeholder. Se ad esempio uno degli stakeholder chiave è in vacanza per tre settimane fino alla data del lancio, valuta la possibilità di modificare la data scelta!
Momento potenzialmente favorevole |
Momento non molto favorevole |
|---|---|
Presentazione della campagna vendite o di una gara di vendite |
Vacanze |
Riunione aziendale |
Fine del trimestre/anno fiscale |
Bassa stagione (se applicabile) |
Quando gli stakeholder sono in ferie |
Cogli l'occasione per rivedere la tua roadmap Salesforce attuale e sgombra il campo da qualsiasi progetto suscettibile di interferire con l'implementazione. Quindi, collabora con lo sponsor esecutivo per eliminare eventuali intoppi, ad esempio progetti concorrenti non riguardanti Salesforce, che impegnerebbero le risorse necessarie per l'implementazione. Se l'implementazione sembra particolarmente complessa, potrebbe essere necessario consigliare all'azienda di mettere in pausa altri progetti fino al completamento del tuo.
Creare una pianificazione di progetto
Ora che hai una data di lancio, puoi lavorare a ritroso e definire una pianificazione di progetto che ti aiuterà a raggiungere l'obiettivo. Per prima cosa stila un elenco di tutto ciò che occorre fare prima del go-live, dopodiché fai una stima del tempo e delle risorse necessarie per tali attività. Quindi, sviluppa una tabella di marcia per completare le attività, riunisci il tuo team e poi esegui il tutto. Sembra facile, no?
Sicuramente richiederà un po' di tempo e di coordinamento, quindi assicurati di utilizzare il tuo foglio di calcolo o la tua app di gestione dei progetti preferita per gestire tutte le tappe e le attività associate al progetto.
L'implementazione dell'app Salesforce potrebbe richiedere da un paio di settimane a un paio di mesi. Il tempo necessario può dipendere da diversi fattori, tra cui la complessità dell'organizzazione, le dimensioni della popolazione di utenti, l'approccio dell'azienda alla gestione dei cambiamenti o il fatto di essere nuovi clienti che implementano Salesforce.
Definire i criteri per misurare il successo
Una delle attività chiave che occorre portare a termine durante la fase di pianificazione dell'implementazione è definire i criteri per misurare il successo. È in base ai criteri che hai definito per misurare il successo che saprai se il tuo progetto è riuscito.
Collabora con il tuo sponsor esecutivo e con gli stakeholder per stabilire come misurare il successo di ciascun caso d'uso della tecnologia mobile. Documenta le problematiche attuali e cerca un modo per misurare i miglioramenti in quelle aree. Ad esempio, potresti puntare a incrementare la produttività, migliorare la qualità dei dati o raggiungere obiettivi finanziari:
- Riduzione del 20% delle opportunità senza attività di follow-up
- Aumento del 15% delle chiamate registrate
- Aumento del 5% del tasso di conversione dei referenti
Puoi inoltre misurare il successo in base alle preferenze dei dipendenti o dei clienti, raccogliere feedback tramite un'app per sondaggi disponibile su AppExchange o conducente semplici sondaggi su Chatter per raccogliere rapidamente le opinioni dei dipendenti. Un'altra metrica potrebbe essere il tasso di adozione da parte degli utenti, per poter esaminare gli accessi e i dati di utilizzo.
A prescindere dalle metriche che vorrai definire, assicurati di stabilire una base di riferimento o di effettuare un'istantanea di analisi per misurare eventuali incrementi o cali dopo il go-live. Tratteremo i metodi per misurare il successo in un'unità successiva. Per il momento è sufficiente che collabori con il tuo team di progetto per tracciare i criteri di misurazione specifici che desideri monitorare.
Elaborare le politiche per la sicurezza e i dispositivi mobili
Prima di implementare l'app Salesforce nell'organizzazione, è necessario elaborare le politiche aziendali in materia di sicurezza e conformità per i dispositivi mobili. Ogni organizzazione è diversa e le politiche differiscono notevolmente in base alle dimensioni, al settore e alla cultura dell'azienda.
In questa sede tratteremo le nozioni fondamentali, ma prima del lancio della tecnologia mobile ricordati di leggere le guide sulla sicurezza delle applicazioni mobili. È il modo migliore per imparare a proteggere l'app mobile, a proteggere i dati aziendali e a controllare l'accesso a Salesforce tramite dispositivi mobili.
Dispositivi
Una delle prime cose che devi decidere è se i tuoi utenti accederanno all'app Salesforce tramite dispositivi propri o tramite dispositivi forniti dall'azienda, oppure se vuoi prevedere entrambe le opzioni. Se consenti ai dipendenti di utilizzare dispositivi di loro proprietà, devi elaborare una politica BYOD (Bring Your Own Device) in cui siano definite le regole e le responsabilità previste dall'azienda in merito a tali dispositivi.
Indipendentemente dal fatto che il proprietario sia l'azienda o l'utente, devi assicurarti che tutti i dispositivi soddisfino i requisiti minimi della piattaforma per l'esecuzione dell'app Salesforce (vedi la sezione delle risorse).
Sicurezza
L'app Salesforce è dotata sin dall'inizio di soluzioni di sicurezza di livello enterprise. Puoi controllare le politiche relative ad aspetti come il timeout sessione, l'applicazione del codice PIN, l'archiviazione dei dati offline, gli elenchi IP consentiti e molte altre impostazioni utilizzando le Politiche sulle app connesse. Le informazioni sensibili vengono sempre archiviate in un database crittografato, ulteriormente crittografato dal sistema operativo dello smartphone.
Puoi inoltre utilizzare l'app Salesforce in combinazione con il software MDM (Mobile Device Management, Gestione dei dispositivi mobili) o MEM (Mobile Enterprise Management, Gestione enterprise dei dispositivi mobili). Questi strumenti ti aiutano a gestire le politiche BYOD, a effettuare il provisioning dei dispositivi con app preinstallate, a inviare certificati push di identità enterprise, a installare profili VPN, a monitorare il traffico e ad avere accesso diretto a un app store enterprise.
L'utilizzo di MDM può essere vantaggioso perché consente di inviare in push l'app Salesforce agli utenti o impostarne automaticamente gli host di accesso personalizzati per comodità. E se operi in un settore altamente regolamentato, potresti essere costretto a bloccare completamente i dispositivi aziendali per garantire il rispetto della legge. Solo tu sei in grado di decidere se la tua azienda debba utilizzare l'app Salesforce da sola o insieme all'MDM.
Single Sign-On
Se attualmente i tuoi dipendenti accedono all'intero sito Salesforce utilizzando il Single Sign-On, probabilmente dovrai apportare alcune modifiche per farlo funzionare correttamente con l'app mobile. Leggi le istruzioni per configurare l'integrazione del Single Sign-On e fai un test dell'app Salesforce con la tua soluzione SSO prima di dare il via libera al suo utilizzo.
Benissimo. Adesso che hai messo a punto un piano, sei pronto per iniziare a comunicare l'implementazione della tecnologia mobile all'azienda.
Risorse