Utilizzare Calendario ed Eventi con maggiore efficienza

Creare visualizzazioni personalizzate dell'elenco eventi

Maria, nel suo ruolo di amministratrice, può aiutare gli agenti a personalizzare i loro calendari degli oggetti creando oggetti personalizzati e visualizzazioni elenco su cui è possibile basare i calendari degli oggetti. Agenti come Erin e Lance possono utilizzare le visualizzazioni elenco per vedere più eventi elencati in una sola vista e pianificare la giornata o rivedere gli eventi passati più agevolmente. Inoltre, possono creare visualizzazioni elenco personalizzate per esaminare gli eventi in base a referenti, lead e altri punti dati.

Sono disponibili diverse visualizzazioni elenco utili per gli agenti e che non richiedono alcuna modifica:

• Eventi recenti personali
• Eventi recenti del team personale
• Eventi imminenti del team personale
• Eventi imminenti personali
• Novità della settimana corrente
• Recenti
• Il programma di oggi

Nella maggior parte di queste visualizzazioni elenco, gli agenti possono scegliere quali campi visualizzare, oppure possono usarle come punto di partenza per creare visualizzazioni evento personalizzate incentrate sui dati più importanti per loro.

Per facilitare le cose per gli agenti, Maria crea anche una visualizzazione elenco personalizzata che tutti gli agenti possono usare.

Personalizzare e combinare le visualizzazioni calendario

Gli agenti possono aggiungere calendari delle risorse, calendari pubblici, elenchi di utenti e calendari utente per stabilire cosa vedere nei propri calendari. Quindi possono modificare le visualizzazioni per renderle più dettagliate. Possono anche usare la visualizzazione disponibilità con gli elenchi di utenti per trovare una data e un'ora in cui tutti i membri del team sono liberi. Puoi personalizzare il layout compatto degli eventi per le schede di anteprima degli eventi, in modo che gli agenti possano vedere i campi più pertinenti per loro.

Per velocizzare e semplificare la visualizzazione delle pianificazioni, i calendari con gli elenchi di utenti si possono combinare con le visualizzazioni disponibilità. Vediamo come questa combinazione può essere utile per Lance ed Erin che, per distribuire il carico di lavoro, gestiscono insieme i clienti più grandi. Inoltre, insieme ad altri membri del team commerciale principale, condividono responsabilità come i sopralluoghi presso clienti esistenti e potenziali. Per i sopralluoghi è necessario programmare almeno mezza giornata di disponibilità, in quanto Lance ed Erin devono recarsi sul posto e non sono disponibili in ufficio per altri clienti.

Spesso è Howard, l'assistente amministrativo del team, a programmare i sopralluoghi. Oltre a Lance o Erin, per il sopralluogo sono necessari due tecnici dei pannelli fotovoltaici e il furgone con le attrezzature. Quando Howard ha il cliente al telefono che aspetta una risposta, ha bisogno di un metodo rapido per aggiungere i calendari di tutti alla sua visualizzazione e trovare un orario in cui tutti siano liberi nello stesso giorno. Maria risponde a questa esigenza configurando gli elenchi di utenti e aggiungendo i calendari con elenchi di utenti per velocizzare il processo di pianificazione per Howard.

Abilitare i calendari con elenchi di utenti

Vediamo la procedura che ha seguito Maria all'interno delle impostazioni del calendario per aiutare Howard a pianificare più facilmente. Per consentire le attività che seguono, devi prima creare un gruppo pubblico per gli agenti di vendita. Inizia andando in Setup (Imposta).

1. Fai clic su e poi su Setup (Imposta). La pagina Setup (Imposta) si apre in una nuova scheda.
2. Nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Groups (Gruppi) e seleziona Public Groups (Gruppi pubblici).
3. Fai clic su New (Nuovo).
4. In Label (Etichetta), inserisci Sales Reps (Agenti di vendita).
   Se si trattasse della tua vera organizzazione, aggiungeresti utenti specifici al gruppo. Per il momento, salvalo così com'è.
5. Fai clic su Save (Salva).

Ora puoi creare un nuovo elenco utenti per gli agenti di vendita.

1. Inserisci Users (Utenti) nella casella Quick Find (Ricerca veloce), quindi seleziona Users (Utenti).
2. Seleziona Create New View (Crea nuova visualizzazione).
3. In View Name (Nome visualizzazione), inserisci Sales Team (Team commerciale).
4. Sotto Restrict Visibility (Limita visibilità), scegli Visible to certain groups of users (Visibile solo a determinati gruppi di utenti).
5. Seleziona Group: Sales Reps (Gruppo: Agenti di vendita) e fai clic su Add (Aggiungi).
   Aggiungi dei filtri per rimuovere gli utenti predefiniti da questa visualizzazione elenco, ad esempio Automated Process (Processo automatico) e Platform (Piattaforma), in quanto sarà visibile agli utenti.
   
6. Fai clic su Save (Salva).

C'è ancora un'altra cosa da fare prima che tu possa aggiungere il nuovo elenco utenti a un calendario: abilitare l'impostazione.

1. In Imposta, inserisci Attività nella casella Ricerca veloce, quindi seleziona Impostazioni delle attività.
2. Seleziona Aggiungi elenchi utenti alle visualizzazioni calendario in Lightning Experience.
3. Fai clic su Submit (Invia).

Aiutare i team a restare connessi con i calendari pubblici

Alcuni eventi riguardano tutto il team, come le scadenze, le date chiave, la formazione e la socializzazione. Il responsabile delle vendite, Lincoln, vuole che il team partecipi a una fiera sull'energia verde che si terrà a breve e in cui troveranno probabilmente molti nuovi clienti potenziali. È anche a conoscenza di altri seminari sulla tecnologia fotovoltaica a cui il team può partecipare. Tuttavia, Lincoln non vuole aggiungere troppe cose ai loro programmi già fitti di impegni e distrarli dalla vendita. Chiede a Maria di aggiungere un calendario pubblico per il suo team, in cui potrà pianificare eventi come le fiere e i seminari.

Ecco la procedura che segue Maria per configurare i calendari pubblici per gli agenti di vendita di Lincoln, in questo modo la pianificazione per il team sarà più semplice ed efficiente.

1. In Setup (Imposta), digita Public (Pubblici) nella casella Quick Find (Ricerca veloce), quindi seleziona Public Calendars and Resources (Calendari pubblici e risorse).
2. Fai clic su New (Nuovo) nell'elenco Public Calendars (Calendari pubblici).
3. In Name (Nome), inserisci Expos & Seminars (Fiere e seminari).
4. Seleziona la casella di controllo Active (Attivo).
5. Fai clic su Save (Salva).
   Il calendario viene creato, ma devi anche consentire al gruppo Sales Reps (Agenti di vendita) di accedervi per poter visualizzare gli eventi.
6. Fai clic su Sharing (Condivisione).
7. Fai clic su Add (Aggiungi).
8. Seleziona Group: Sales Reps (Gruppo: Agenti di vendita) e fai clic su Add (Aggiungi).
   Lascia invariata l'opzione selezionata in Calendar Access (Accesso calendario), in modo che il calendario sia di sola visualizzazione per il gruppo Sales Reps (Agenti di vendita).
9. Fai clic su Save (Salva).

Quando ha finito di configurare i calendari pubblici, Lincoln chiede agli agenti di aggiungere il nuovo calendario pubblico alla loro visualizzazione dall'area Other Calendars (Altri calendari) del riquadro laterale. Gli agenti possono nascondere i calendari pubblici per avere più spazio nella visualizzazione quando devono concentrarsi su altri eventi.

Sfruttare al meglio gli eventi

Una volta che i calendari sono stati personalizzati e connessi, Maria si assicura che gli agenti di vendita abbiano tutto ciò che occorre per la pianificazione all'interno del layout dei loro eventi. Per gli agenti è utile vedere i partecipanti, creare eventi ricorrenti con le serie di eventi e impostare dei promemoria.

Se non lo hai già fatto, rivedi i vantaggi di sincronizzare gli eventi tra Salesforce e Microsoft Outlook o Google Calendar utilizzando Acquisizione Einstein delle attività. I partecipanti agli eventi Salesforce ricevono gli inviti solo se nella tua organizzazione è stata configurata la sincronizzazione con uno di questi prodotti.

Ecco un elenco dei campi layout evento standard che puoi decidere di aggiungere. Puoi anche aggiungere altri campi o personalizzare i tuoi.

• Partecipanti
• Promemoria impostato
• Ripeti

Correlare automaticamente i partecipanti

Un altro modo per facilitare la pianificazione per i tuoi agenti è attivare la funzionalità di correlazione automatica dei partecipanti. Lance ed Erin creano spesso eventi con i clienti e vogliono esser certi che i loro eventi siano visualizzati nel feed delle attività della pagina del record del referente. La funzionalità di correlazione automatica dei partecipanti consente agli agenti di aggiungere partecipanti alle riunioni e fare in modo che il record appropriato sia aggiunto automaticamente al campo Nome. Per abilitare questa funzionalità, accertati che l'opzione Allow Users to Relate Multiple Contacts to Tasks and Events (Consenti agli utenti di correlare più referenti alle operazioni e agli eventi) sia selezionata. Hai già selezionato l'opzione nell'ultima unità, quindi puoi già correlare automaticamente i partecipanti.

Impostare le risorse

Se la tua azienda si avvale di diversi strumenti per le dimostrazioni ai clienti o per altri scopi, puoi catalogare quegli elementi come risorse in Salesforce. In questo modo puoi monitorarli e consentire agli utenti di prenderli, un po' come in una biblioteca. 

Lance deve visitare un cliente per fare un sopralluogo e gli occorre un furgone attrezzato con tutti gli strumenti e le apparecchiature affinché i tecnici possano completare la loro valutazione. Ecco la procedura che ha seguito Maria per impostare le risorse in modo che Lance e gli altri agenti abbiano tutto ciò che occorre per dimostrare i prodotti o valutare le esigenze di un cliente efficacemente.

1. In Setup (Imposta), digita Public (Pubblici) nella casella Quick Find (Ricerca veloce), quindi seleziona Public Calendars and Resources (Calendari pubblici e risorse).
2. Fai clic su New (Nuovo) nell'elenco Resources (Risorse).
3. In Name (Nome), inserisci Demonstration Truck (Furgone per le dimostrazioni).
4. Seleziona la casella di controllo Active (Attivo).
5. Fai clic su Save (Salva).
   Come in precedenza, devi concedere al gruppo Sales Reps (Agenti di vendita) l'accesso a questa risorsa, ma in questo caso consentirai al gruppo di aggiungerla agli eventi.
6. Fai clic su Sharing (Condivisione).
7. Fai clic su Add (Aggiungi).
8. Seleziona Gruppo: Sales Reps (Gruppo: Agenti di vendita) e fai clic su Add (Aggiungi).
9. In Calendar Access (Accesso calendario), seleziona Show Details and Add Events (Mostra dettagli e Aggiungi eventi).
10. Fai clic su Save (Salva).

Ora Lance ed Erin possono aggiungere automaticamente un furgone all'evento per il loro sopralluogo e i tecnici non dovranno fare altro che andare a prenderlo in magazzino.

Creare nuovi eventi da qualsiasi punto

Il prossimo strumento utile per gli agenti sono le azioni globali. Impostandole, gli agenti possono creare rapidamente eventi dalle opportunità e altri oggetti standard in Salesforce. Immagina, per esempio, che Lance noti un'opportunità che non viene contattata da diversi mesi. 

Vuole pianificare un incontro per riprendere il discorso, in quanto dalle note risulta che il referente era interessato ad avere più informazioni. Con le azioni globali per gli eventi, Lance e gli altri agenti possono creare rapidamente eventi partendo dalle opportunità e da altri oggetti standard di Salesforce. Gli agenti possono quindi velocizzare ulteriormente l'avanzamento delle opportunità nel processo di vendita. Ecco come impostarle.

1. In Setup (Imposta), inserisci Global (Globali) nella casella Quick Find (Ricerca veloce) e seleziona Global Actions (Azioni globali).
2. Fai clic su New Action (Nuova azione).
3. In Target Object (Oggetto di destinazione), seleziona Event (Evento).
4. In Label (Etichetta), inserisci Quick Meet (Riunione rapida).
5. Fai clic su Save (Salva).
   Ora puoi semplificare il layout per consentire agli agenti di vendita di creare eventi più rapidamente.
6. Fai clic sull'icona Remove (Rimuovi) () in corrispondenza di Description (Descrizione), Name (Nome), Related To (Correlato a) e di uno degli elementi contrassegnati come Blank Space (Spazio vuoto).
7. Fai cli su Save (Salva).
   Se in futuro vorrai modificare il layout, dovrai semplicemente fare clic su Edit Layout (Modifica layout) nell'azione. Per il momento, poiché il pulsante è pensato per creare riunioni, precompiliamo il campo Subject (Oggetto).
8. Fai clic su New (Nuovo) nell'elenco Predefined Field Values (Valori di campo predeterminati).
9. In Field Name (Nome campo), seleziona Subject (Oggetto).
10. In Formula Value (Valore formula), inserisci "Meeting" ("Riunione").
    Non dimenticare di includere le virgolette.
11. Fai clic su Save (Salva).

Maria può aggiungere questo pulsante al layout di qualsiasi pagina in cui può essere utile aggiungere una riunione. Ad esempio, al layout delle opportunità.

Maria ha configurato elenchi di utenti, risorse e calendari pubblici per migliorare l'esperienza d'uso dei calendari per i suoi agenti. Quindi ha mostrato agli agenti come personalizzare le loro visualizzazioni elenco degli eventi e le visualizzazioni del calendario, aiutandoli a risparmiare tempo, assegnare priorità al loro lavoro e collaborare più facilmente. Maria ha anche migliorato il layout degli eventi per fare in modo che i suoi agenti avessero le informazioni più importanti per loro.

Risorse

• Guida di Salesforce: Opzioni di personalizzazione per eventi e calendari
• Guida di Salesforce: Creazione e gestione di un calendario pubblico o di un calendario di risorsa
• Guida di Salesforce: CalendarView Object Reference (Guida di riferimento all'oggetto CalendarView)