Inviare email da Salesforce
Obiettivi di apprendimento
Al completamento di questa unità, sarai in grado di:
- Fare in modo che tuoi utenti possano inviare email da Gmail e Office 365 tramite Salesforce.
- Personalizzare la visualizzazione delle email in Salesforce.
- Usare Email ottimizzata per adattare l'email alle esigenze degli agenti.
Inviare email da servizi esterni tramite Salesforce
Gli addetti alle vendite di Ursa Major Solar sono di recente passati a Gmail, uno strumento che usano intensamente per comunicare con lead e referenti. Durante la loro giornata lavorativa, gli agenti di vendita usano Salesforce per gestire i lead e le loro attività di vendita, ma lavorano anche in Gmail per le comunicazioni dirette con lead e referenti.
Ridurre i cambi di contesto
Il responsabile delle vendite, Lincoln, viene a sapere che i suoi agenti non trovano produttivo passare da Salesforce a Gmail e viceversa, in quanto richiede una mole esagerata di cambi di contesto. Maria controlla se Salesforce offre qualche funzionalità per ridurre questo disagio.
Scopre che esiste un'opzione che consente agli addetti alle vendite di connettere i loro account Gmail a Salesforce. Ecco la procedura.
- In Imposta inserisci
Servizi di email esterninella casella Ricerca veloce, quindi seleziona Invia tramite servizi di email esterni.
- Attiva uno dei servizi di email utilizzati dalla tua azienda.
Come iniziare a inviare email tramite Salesforce
Gli agenti di vendita di Maria ora possono connettere i loro account Gmail a Salesforce, a patto che abbiano il profilo utente standard o l'autorizzazione utente "Invia email tramite un servizio di email esterno". In entrambi i casi, la prossima volta che gli agenti scrivono un'email in Salesforce verrà visualizzato un prompt. A quel punto possono avviare la procedura di configurazione per connettere il proprio account email a Salesforce.
Quando gli agenti di Maria confermano che vogliono connettere Gmail, vengono visualizzati due semplici prompt.
Gli agenti di vendita possono gestire la configurazione della propria email in My Email Settings (Impostazioni di email personali) all'interno delle impostazioni personali.
La pagina Impostazioni di email personali offre agli agenti la possibilità di inviare email tramite il proprio account esterno. L'opzione consente anche di personalizzare il nome e la firma visualizzati nelle email in uscita.
Se l'invio di email da Gmail o Office 365 tramite Salesforce può essere una soluzione per i tuoi team di vendita, tieni presente quanto segue.
- Gmail e Office 365 gestiscono la funzionalità di recapito e la conformità.
- Le email che i tuoi agenti inviano tramite Salesforce provengono dai loro indirizzi email Gmail o Office 365.
- Le email inviate tramite i flussi di lavoro e i trigger vengono comunque inviate tramite Salesforce.
- La gestione dei messaggi il cui recapito non riesce non è supportata per gli invii tramite account email esterni.
- Se gli agenti inviano email tramite Gmail o Office 365, il protocollo TLS (Transport Layer Security) viene gestito dal servizio di email esterno e non tramite le impostazioni di Salesforce.
- Le informazioni sul recapito relative alla funzionalità Invia con Gmail o con Office 365 non sono disponibili nei registri dell'email. Puoi consultare i registri dell'email di Gmail o Office 365.
Migliorare l'esperienza del servizio email in Salesforce per gli agenti
Sempre nell'ottica di ridurre i cambi di contesto per gli agenti di vendita, Maria vuole motivarli ulteriormente a inviare email da Gmail tramite Salesforce. In questo modo i suoi agenti possono rimanere concentrati sui lead e le trattative senza dover passare a un'applicazione diversa. A questo proposito può rivelarsi utile la funzionalità Email ottimizzata di Salesforce.
Adattare l'email alle necessità dell'azienda
Maria può supportare meglio gli agenti impostando funzionalità e opzioni email che soddisfano esigenze specifiche di Ursa Major. Per esempio, può:
- Aggiungere campi personalizzati alle email
- Impostare trigger basati sulle email
- Utilizzare l'API Salesforce per gestire le email
- Personalizzare i layout pagina per i messaggi email
- Permettere agli agenti di correlare le email ad altri record Salesforce
Puoi trovare maggiori dettagli su queste funzionalità nella sezione Risorse.
Suggerimenti per Email ottimizzata
Questa funzione è abilitata per impostazione predefinita, a meno che non configuri l'utilizzo della funzione Email a caso per la tua azienda. Se la tua azienda utilizza la funzionalità Email a caso, gli agenti possono già utilizzare campi personalizzati, flussi di lavoro e trigger con le email, senza che sia necessario abilitare Email ottimizzata.
- Con Email ottimizzata, le email inviate da Salesforce vengono salvate sia come record EmailMessage sia come record Operazione. Tuttavia, nella pagina dei dettagli delle email è visualizzato solo il record EmailMessage.
- Per le email aggiunte tramite le funzionalità Web a lead, Salesforce per Outlook e Lightning per Outlook, Salesforce archivia le email come record Operazione, anche se hai abilitato Email ottimizzata.
- I campi valuta personalizzati non sono supportati nell'oggetto EmailMessage.
- I record EmailMessage possono avere un solo tipo di record.
- Le regole di flusso di lavoro possono utilizzare i record EmailMessage solo per aggiornare i campi nei record Caso.
Ora che Maria conosce anche questi dettagli, non vede l'ora di aiutare gli agenti a utilizzare l'email con più efficienza in Salesforce.
