Gestire i valori degli elenchi di selezione

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

• Gestire i valori degli elenchi di selezione.
  
• Utilizzare le formule per definire i valori degli elenchi di selezione in modo dinamico.
  
• Spiegare cosa accade ai dati esistenti quando si modificano i valori degli elenchi di selezione.
  

Nota

Stai seguendo la formazione in italiano? Inizia la sfida in un Trailhead Playground in italiano e utilizza le traduzioni fornite tra parentesi per la navigazione. Per quanto riguarda i valori da inserire, copia e incolla solo quelli in lingua inglese, perché la convalida della sfida è basata sul fatto che i dati siano in inglese. Se non superi la sfida nella tua organizzazione italiana, ti consigliamo di (1) selezionare Stati Uniti per le impostazioni internazionali, (2) selezionare Inglese per la lingua seguendo le istruzioni riportate qui e, successivamente, (3) fare nuovamente clic sul pulsante "Controlla la sfida".

Visita il badge Trailhead nella tua lingua per informazioni dettagliate su come usufruire dell'esperienza Trailhead in altre lingue.

Una buona gestione dei valori è importante

Stai ancora pensando ai dolcetti dell'ultima sfida? Ci sono così tanti tipi di dolcetti e biscotti al mondo. Se dirigi un'azienda produttrice di biscotti, devi standardizzare i nomi dei sapori. I tuoi biscotti alla cannella si chiamano "snickerdoodles"? Una volta scelto il nome, devi assicurarti che gli ordini e gli altri record utilizzino sempre lo stesso nome.

Ti mostriamo come impostare in modo intelligente i valori degli elenchi di selezione. Una buona gestione dei valori degli elenchi di selezione ti fa risparmiare tempo e ti aiuta a mantenere coerenti i dati della tua organizzazione.

Dove impostare i valori degli elenchi di selezione

Gli elenchi di selezione sono campi associati a singoli oggetti. Gli elenchi di selezione vengono impostati e gestiti nello stesso spazio in cui si aggiungono o gestiscono altri campi: la pagina Fields & Relationships (Campi e relazioni) di un oggetto. Quando nell'ultima unità hai creato un elenco di selezione, ne hai impostato i valori iniziali. Torniamo indietro e guardiamo una pagina Fields & Relationships (Campi e relazioni).

Che cosa significa "Indexed" ("Indicizzato")? La pagina Fields & Relationships (Campi e relazioni) identifica alcuni campi, compresi alcuni elenchi di selezione, come indicizzati e probabilmente ti starai chiedendo il significato di questo termine. Un campo indicizzato viene memorizzato nel database in modo da poter essere recuperato rapidamente. Ciò consente di ottimizzare la generazione di rapporti, le visualizzazioni elenco e altre richieste… a volte. Le caratteristiche di un buon candidato all'indicizzazione sono piuttosto avanzate. Salesforce analizza automaticamente la performance e assegna periodicamente i campi da indicizzare. Quando crei gli elenchi di selezione non è necessario che ti preoccupi di questo aspetto, che tuttavia può diventare importante in un secondo momento se cerchi di ottimizzare le prestazioni di un rapporto o di un'organizzazione.

Gestire i valori degli elenchi di selezione

È ora di iniziare a trafficare con i valori.

1. In Setup (Imposta), fai clic sulla scheda Object Manager (Gestore oggetti) e seleziona l'oggetto associato al campo elenco di selezione.
   
2. Fai clic su Fields & Relationships (Campi e relazioni).
   
3. Fai clic sull'etichetta del campo elenco di selezione per visualizzarne la pagina dei dettagli. I valori sono visualizzati nell'elenco correlato Values (Valori). 
   

In questa pagina hai a disposizione alcune opzioni:

Ricorda che a volte i campi elenco di selezione standard condividono un insieme di valori standard. Quando si modifica un valore in quell'insieme, la modifica viene visualizzata anche in altri campi elenco di selezione standard che utilizzano gli stessi valori. Ad esempio, i campi elenco di selezione standard Lead Source (Fonte del lead) e Account Source (Origine account) condividono lo stesso insieme di valori. Fai attenzione se ti accingi a modificare i valori dei campi elenco di selezione standard.

• New (Nuovo): consente di creare un nuovo valore.
  
• Reorder (Riordina): consente di riordinare i valori esistenti.
  
• Replace (Sostituisci): consente di sostituire un valore esistente. È possibile sostituire un valore esistente con un valore nuovo, uno degli altri valori o un valore vuoto. Se sostituisci un valore esistente con un valore vuoto, i record esistenti non mostreranno più il valore.
  
• Printable View (Formato stampa): consente di vedere tutti i tuoi valori contemporaneamente. È una visualizzazione utile quando imposti un elenco di selezione dipendente.
  
• Chart Colors (Colori grafico): consente di personalizzare l'aspetto dei valori nei grafici e nei rapporti.
  

Valori attivi, inattivi, eliminati e sostituiti

Nell'elenco correlato Values (Valori) della pagina dei dettagli, è possibile modificare, eliminare o disattivare i singoli valori. Sicuramente puoi intuire la differenza tra un valore attivo e uno inattivo. I valori attivi vengono visualizzati come opzione in un elenco di selezione. I valori inattivi no, ma non vengono eliminati del tutto dall'organizzazione.

In quali casi ciò può essere utile? Pensa ai tuoi deliziosi biscotti alla zucca. Non sono molto richiesti durante il periodo estivo. Quindi è consigliabile impostarne il valore su inattivo per tutta l'estate. In autunno, i clienti vogliono tutto al sapore di zucca, quindi inizi a produrre biscotti alla zucca e imposti di nuovo il valore su attivo.

A volte però un valore cessa di essere necessario. Hai provato a vendere biscotti agli spinaci. Inaspettatamente, non hanno avuto successo tra i clienti, quindi hai eliminato quel valore.

Ecco alcune cose importanti da sapere sui valori inattivi:

• I record esistenti che contengono un valore, continuano ad averlo quando lo imposti su inattivo.
  
• I valori inattivi possono essere riattivati. Questa è una buona alternativa all'eliminazione totale di un valore.
  
• Esiste un limite al totale dei valori attivi e inattivi combinati. Vedi Limitazioni degli elenchi di selezione. Se raggiungi i limiti ma servono più valori, dovrai procedere a qualche eliminazione.
  

Ecco alcune cose importanti da sapere sull'eliminazione/sostituzione di valori:

• Decidi se sostituire il valore o lasciarlo vuoto. Se lo sostituisci con un valore vuoto, i record esistenti non mostreranno più il valore. Per mantenere il valore nei record esistenti, usa Deactivate (Disattiva) anziché Del (Canc).
  
• L'eliminazione di un valore in un elenco di selezione viene aggiunta alla coda dei processi in background. Quando il processo viene completato, l'elenco viene aggiornato e tu vieni avvisato via email.
  
• Sostituendo un valore superiore in un elenco di selezione, la dipendenza dell'elenco di selezione da quel valore va persa. Dopo aver sostituito il valore superiore, occorre ricreare la dipendenza utilizzando il nuovo valore superiore.
  
• Per sostituire un valore, crea prima il nuovo valore. Quindi, fai clic su Replace (Sostituisci) per avviare il processo.
  

Modificare i valori di un elenco di selezione

Diamo un'occhiata all'elenco correlato Values (Valori).

Nella pagina dei dettagli del campo, fai clic su Edit (Modifica) per visualizzare altre opzioni per un singolo valore.

Puoi apportare una qualunque delle seguenti modifiche:

• Modificare l'etichetta. È ciò che viene visualizzato nell'interfaccia utente.
  
• Cambiare il nome API. Identifica il valore da utilizzare nelle formule e nei riferimenti di programmazione. In genere, una volta impostato, questo valore non dovrebbe cambiare. In caso contrario, i riferimenti al valore possono essere interrotti.
  
• Impostare il valore come predefinito per l'elenco di selezione.
  
• Cambiare il colore utilizzato nei grafici. Questa impostazione determina la modalità di visualizzazione del valore in questione nei rapporti e nei cruscotti digitali. Se non viene selezionato, il colore è assegnato dinamicamente.
  

Per quale motivo il nome API del valore elenco di selezione è importante

È facile non tenere conto del nome dell'API perché viene compilato automaticamente quando si crea il campo. Ma questo valore è incredibilmente importante. Il nome API è un identificativo univoco per un valore, anche quando l'etichetta cambia.

Dalla versione della primavera 2017, ai valori degli elenchi di selezione viene assegnato un nome API, che è un riferimento al valore (nonché un'etichetta) visualizzato nell'interfaccia utente. Il nome API consente alle formule e alle app personalizzate di fare riferimento al valore di un elenco di selezione, anche se il nome campo cambia.

Immagina di scrivere una formula o di personalizzare un'app che fa riferimento al valore dell'etichetta di un elenco di selezione (come dovevano fare gli amministratori e gli sviluppatori prima della primavera 2017). Poi il valore dell'elenco di selezione cambia e la formula o il riferimento per quel valore non sono più validi. Qualcosa cambia, ma i riferimenti al nome API continuano a essere validi, a prescindere dal valore dell'etichetta. Inoltre, puoi impedire che il nome API venga modificato, garantendo così che i riferimenti al valore del campo rimangano validi anche in seguito.

Campi controllanti, elenchi di selezione dipendenti e limitazione dei valori

Come abbiamo visto nell'unità precedente, i campi elenco di selezione dipendenti limitano i valori disponibili in base alla selezione effettuata in un campo controllante. Poniamo che l'utente selezioni l'opzione "Senza frutta a guscio" in un campo controllante: nel campo elenco di selezione dipendente verranno visualizzati solo i gusti di biscotti che non contengono frutta a guscio.

Il campo controllante non deve essere necessariamente un elenco di selezione. Può essere anche una casella di controllo.

Per impostare un campo elenco di selezione dipendente:

1. Dalle impostazioni di gestione per l'oggetto a cui vuoi aggiungere un campo, fai clic su Fields & Relationships (Campi e relazioni).
   
2. Fai clic su Field Dependencies (Dipendenze campi).
   
3. Fai clic su New (Nuovo).
   
4. Scegli un campo controllante e un campo dipendente.
   
5. Fai clic su Continue (Continua).
   
6. Usa la matrice di dipendenza tra campi per specificare i valori dipendenti dell'elenco di selezione disponibili per ciascun campo controllante selezionabile dall'utente.
   
7. Facoltativamente, fai clic su Preview (Anteprima) per testare le tue selezioni.
   
8. Fai clic su Save (Salva).
   

Ecco alcuni aspetti da tenere in considerazione:

• I campi elenco di selezione personalizzati possono essere campi controllanti o dipendenti.
  
• I campi elenco di selezione standard possono essere campi controllanti, ma non campi dipendenti.
  
• I campi elenco di selezione a selezione multipla possono essere dipendenti, ma non controllanti.
  
• È possibile impostare dei valori predefiniti per i campi controllanti, ma non per gli elenchi di selezione dipendenti.
  
• Se l'organizzazione utilizza i tipi di record, scegli un tipo di record per testare come influisce sui valori dell'elenco di selezione controllante e su quello dipendente. Il tipo di record e il campo controllante determinano insieme quali valori sono disponibili nell'elenco di selezione dipendente. Ad esempio, un valore dipendente è disponibile solo se è disponibile nel tipo di record selezionato e nel valore controllante selezionato.
  

Utilizzare le formule per i valori predefiniti degli elenchi di selezione

Adesso che hai appreso le nozioni di base, assegniamo un valore predefinito dinamico. Ciò significa che, in base a determinate condizioni e valori di altri campi, il valore predefinito dell'elenco di selezione cambia. Impostare il giusto valore predefinito può accelerare l'inserimento dei dati.

Ad esempio, è possibile modificare il valore predefinito per un campo in base al profilo della persona che visualizza il campo. Oppure, se il totale dei biscotti acquistati da un cliente supera una certa cifra, il suo status di cliente frequente cambia.

1. In Setup (Imposta), fai clic sulla scheda Object Manager (Gestore oggetti) e seleziona l'oggetto associato al campo elenco di selezione.
   
2. Fai clic su Fields & Relationships (Campi e relazioni).
   
3. Fai clic su Edit (Modifica) accanto al campo elenco di selezione. 
   

4. Aggiungi la formula in General Options (Opzioni generali). 
   

5. Fai clic su Save (Salva).
   

È molto utile fare clic su Show Formula Editor (Mostra editor formule) per avere più spazio a disposizione.

L'aspetto più importante è che l'editor delle formule consente di controllare la sintassi e mette a tua disposizione elenchi di selezione (sì, proprio elenchi di selezione!) per suggerire campi, operatori e funzioni per la formula.

Definisci un valore predefinito nel caso in cui la formula non si risolva in un valore attivo. Ad esempio, quella seguente è la formula per impostare la priorità di un'opportunità su High (Alta) per tutti gli utenti del profilo Fast Response Sales (Vendite con risposta rapida). In caso contrario, il valore è Standard.

IF($Profile.Name = "Fast Response Sales", "High", "Standard")

Se vuoi che il campo rimanga vuoto quando l'utente non appartiene al profilo Fast Response Sales (Vendite con risposta rapida), usa:

IF($Profile.Name = "Fast Response Sales", "High", null)

Cambiare il tipo di campo per consentire/impedire la selezione multipla

L'abbondanza di opzioni disponibili per i campi elenco di selezione garantisce la possibilità di cambiare il tipo di campo quando è necessario. Ad esempio, se hai un campo elenco di selezione personalizzato e decidi di trasformarlo in un elenco di selezione a selezione multipla, puoi farlo.

1. In Setup (Imposta), fai clic sulla scheda Object Manager (Gestore oggetti) e seleziona l'oggetto associato al campo elenco di selezione.
   
2. Fai clic su Fields & Relationships (Campi e relazioni).
   
3. Fai clic su Edit (Modifica) accanto al campo elenco di selezione.
   
4. Seleziona Change Field Type (Cambia tipo di campo). 
   

I valori inattivi andranno persi.

E viceversa. È possibile convertire un elenco di selezione a selezione multipla in un elenco di selezione personalizzato che non consente la selezione multipla cambiando il tipo di campo.

Quando si modifica un elenco di selezione a selezione multipla in un elenco che non consente la selezione multipla, Salesforce elimina i valori per quel campo dai record esistenti. Logico, no? Il campo, infatti, ora consente un solo valore.

Come vedi, hai una grande flessibilità nella gestione dei valori degli elenchi di selezione e anche nel tipo di elenco di selezione da utilizzare. Puoi iniziare con un tipo di elenco di selezione e passare a un altro, oppure modificare il comportamento dei valori in un elenco di selezione. Il fatto che non sia necessario pianificare tutto in anticipo è di grande aiuto. Modifica le proprietà dell'elenco di selezione per soddisfare le tue esigenze. Nella prossima unità imparerai a condividere i valori degli elenchi di selezione con più di un elenco di selezione.

Risorse

• Blog degli sviluppatori: Salvaguardare le integrazioni con gli elenchi di selezione utilizzando i nomi API
• Blog degli sviluppatori: Conoscere gli indici dei campi Salesforce per ottenere velocemente rapporti, visualizzazioni elenco e SOQL
• Guida di Salesforce: Modifica del tipo di campo personalizzato
• Guida di Salesforce: Definizione degli elenchi di selezione dipendenti
• Guida di Salesforce: Suggerimenti per l'uso dei campi formula elenco di selezione ed elenco di selezione a selezione multipla