Gestire i valori degli elenchi di selezione

Stai ancora pensando ai dolcetti dell'ultima sfida? Ci sono così tanti tipi di dolcetti e biscotti al mondo. Se dirigi un'azienda produttrice di biscotti, devi standardizzare i nomi dei sapori. I tuoi biscotti alla cannella si chiamano "snickerdoodles"? Una volta scelto il nome, devi assicurarti che gli ordini e gli altri record utilizzino sempre lo stesso nome.

Ti mostriamo come impostare in modo intelligente i valori degli elenchi di selezione. Una buona gestione dei valori degli elenchi di selezione ti fa risparmiare tempo e ti aiuta a mantenere coerenti i dati della tua organizzazione.

Gli elenchi di selezione sono campi associati a singoli oggetti. Gli elenchi di selezione vengono impostati e gestiti nello stesso spazio in cui si aggiungono o gestiscono altri campi: la pagina Campi e relazioni di un oggetto. Quando nell'ultima unità hai creato un elenco di selezione, ne hai impostato i valori iniziali. Torniamo indietro e guardiamo una pagina Campi e relazioni.

Che cosa significa "indicizzato"? La pagina Campi e relazioni identifica alcuni campi, compresi alcuni elenchi di selezione, come indicizzati e probabilmente ti starai chiedendo il significato di questo termine. Un campo indicizzato viene memorizzato nel database in modo da poter essere recuperato rapidamente. Ciò consente di ottimizzare la generazione di rapporti, le visualizzazioni elenco e altre richieste… a volte. Le caratteristiche di un buon candidato all'indicizzazione sono piuttosto avanzate. Salesforce analizza automaticamente la performance e assegna periodicamente i campi da indicizzare. Quando crei gli elenchi di selezione non è necessario che ti preoccupi di questo aspetto, che tuttavia può diventare importante in un secondo momento se cerchi di ottimizzare le prestazioni di un rapporto o di un'organizzazione.

1. In Impostazioni, fai clic sulla scheda Gestore oggetti e seleziona l'oggetto associato al campo dell'elenco di selezione.
2. Fai clic su Campi e relazioni.
3. Fai clic su Etichetta campo in corrispondenza dell'elenco di selezione per visualizzare la pagina dei dettagli del campo. Vedrai i valori nell'elenco correlato Valori 

In questa pagina hai a disposizione alcune opzioni:

Ricorda che a volte i campi elenco di selezione standard condividono un insieme di valori standard. Quando si modifica un valore in quell'insieme, la modifica viene visualizzata anche in altri campi elenco di selezione standard che utilizzano gli stessi valori. Ad esempio, i campi elenco di selezione standard Fonte del lead e Origine account condividono lo stesso insieme di valori. Fai attenzione se ti accingi a modificare i valori dei campi elenco di selezione standard.

• Nuovo: consente di creare un nuovo valore.
• Riordina: consente di riordinare i valori esistenti.
• Sostituisci: consente di sostituire un valore esistente. È possibile sostituire un valore esistente con un valore nuovo, uno degli altri valori o un valore vuoto. Se sostituisci un valore esistente con un valore vuoto, i record esistenti non mostreranno più il valore.
• Formato stampa: consente di vedere tutti i tuoi valori contemporaneamente. È una visualizzazione utile quando imposti un elenco di selezione dipendente.
• Colori grafico: consente di personalizzare l'aspetto dei valori nei grafici e nei rapporti.

Nell'elenco correlato Valori della pagina dettagli, è possibile modificare, eliminare o disattivare i singoli valori. Sicuramente puoi intuire la differenza tra un valore attivo e uno inattivo. I valori attivi vengono visualizzati come opzione in un elenco di selezione. I valori inattivi no, ma non vengono eliminati del tutto dall'organizzazione.

In quali casi ciò può essere utile? Pensa ai tuoi deliziosi biscotti alla zucca. Non sono molto richiesti durante il periodo estivo. Quindi è consigliabile impostarne il valore su inattivo per tutta l'estate. In autunno, i clienti vogliono tutto al sapore di zucca, quindi inizi a produrre biscotti alla zucca e imposti di nuovo il valore su attivo.

A volte però un valore cessa di essere necessario. Hai provato a vendere biscotti agli spinaci. Inaspettatamente, non hanno avuto successo tra i clienti, quindi hai eliminato quel valore.

Diamo un'occhiata all'elenco correlato Valori.

Nella pagina dei dettagli del campo, fai clic su Modifica per visualizzare altre opzioni per un singolo valore.

È facile non tenere conto del nome dell'API perché viene compilato automaticamente quando si crea il campo. Ma questo valore è incredibilmente importante. Il nome API è un identificativo univoco per un valore, anche quando l'etichetta cambia.

Dalla versione della primavera 2017, ai valori degli elenchi di selezione viene assegnato un nome API, che è un riferimento al valore (nonché un'etichetta) visualizzato nell'interfaccia utente. Il nome API consente alle formule e alle app personalizzate di fare riferimento al valore di un elenco di selezione, anche se il nome campo cambia.

Immagina di scrivere una formula o di personalizzare un'app che fa riferimento al valore dell'etichetta di un elenco di selezione (come dovevano fare gli amministratori e gli sviluppatori prima della primavera 2017). Poi il valore dell'elenco di selezione cambia e la formula o il riferimento per quel valore non sono più validi. Qualcosa cambia, ma i riferimenti al nome API continuano a essere validi, a prescindere dal valore dell'etichetta. Inoltre, puoi impedire che il nome API venga modificato, garantendo così che i riferimenti al valore del campo rimangano validi anche in seguito.

Come abbiamo visto nell'unità precedente, i campi elenco di selezione dipendenti limitano i valori disponibili in base alla selezione effettuata in un campo controllante. Poniamo che l'utente selezioni "senza frutta a guscio" in un campo controllante: nel campo elenco dipendente verranno visualizzati solo i gusti di biscotti che non contengono frutta a guscio.

Il campo controllante non deve essere necessariamente un elenco di selezione. Può essere anche una casella di controllo.

Ecco alcuni aspetti da tenere in considerazione:

• I campi dell'elenco di selezione personalizzato possono essere campi controllanti o dipendenti.
• I campi degli elenchi di selezione standard possono essere campi controllanti, ma non campi dipendenti.
• I campi elenco di selezione a selezione multipla possono essere dipendenti, ma non controllanti.
• È possibile impostare dei valori predefiniti per i campi controllanti, ma non per gli elenchi di selezione dipendenti.
• Se l'organizzazione utilizza i tipi di record, scegli un tipo di record per testare come influisce sui valori dell'elenco di selezione controllante e su quello dipendente. Il tipo di record e il campo controllante determinano insieme quali valori sono disponibili nell'elenco di selezione dipendente. Ad esempio, un valore dipendente è disponibile solo se è disponibile nel tipo di record selezionato e nel valore controllante selezionato.

1. In Impostazioni, fai clic sulla scheda Gestore oggetti e seleziona l'oggetto associato al campo dell'elenco di selezione.
2. Fai clic su Campi e relazioni.
3. Fai clic su Modifica accanto al campo elenco di selezione. 
4. Aggiungi la formula in Opzioni generali. 
5. Fai clic su Salva.

È molto utile fare clic su Mostra editor formule per avere più spazio a disposizione

e, soprattutto, per controllare la sintassi e gli elenchi di selezione forniti (evviva gli elenchi di selezione!) per suggerire campi, operatori e funzioni per la formula.

Definisci un valore predefinito nel caso in cui la formula non si risolva in un valore attivo. Ad esempio, questa è la formula per impostare la priorità di un'opportunità su Alta per tutti gli utenti del profilo Vendite con risposta rapida. In caso contrario, il valore è Standard.

IF($Profile.Name = "Vendite con risposta rapida", "Alta", "Standard")

Se vuoi che il campo rimanga vuoto quando l'utente non è nel profilo Vendite con risposta rapida, usa:

IF($Profile.Name = "Vendite con risposta rapida", "Alta", null)

1. In Impostazioni, fai clic sulla scheda Gestore oggetti e seleziona l'oggetto associato al campo dell'elenco di selezione.
2. Fai clic su Campi e relazioni.
3. Fai clic su Modifica accanto al campo elenco di selezione.
4. Seleziona Cambia tipo di campo. 
   

I valori inattivi andranno persi.

E viceversa. È possibile convertire un elenco di selezione a selezione multipla in un elenco di selezione personalizzato che non consente la selezione multipla cambiando il tipo di campo.

Quando si modifica un elenco di selezione a selezione multipla in un elenco che non consente la selezione multipla, Salesforce elimina i valori per quel campo dai record esistenti. Logico, no? Il campo, infatti, ora consente un solo valore.

Come vedi, hai una grande flessibilità nella gestione dei valori degli elenchi di selezione e anche nel tipo di elenco di selezione da utilizzare. Puoi iniziare con una tipologia di elenco di selezione e passare a un'altra, oppure modificare il comportamento dei valori in un elenco di selezione. Il fatto che non sia necessario pianificare tutto in anticipo è di grande aiuto. Modifica le proprietà dell'elenco di selezione per soddisfare le tue esigenze. Nella prossima unità imparerai a condividere i valori degli elenchi di selezione con più di un elenco di selezione.