Creare un gruppo di insiemi di autorizzazioni

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

• Creare un gruppo di insiemi di autorizzazioni.
• Assegnare utenti a un gruppo di insiemi di autorizzazioni.
• Analizzare i profili e le autorizzazioni esistenti e sviluppare un modello che include i gruppi di insiemi di autorizzazioni.

Identificare le esigenze di business

Prima di iniziare a creare un gruppo di insiemi di autorizzazioni, analizziamo le esigenze di business. Il vicepresidente delle vendite, E.J. Agarwal, desidera che i membri dei team eseguano determinate operazioni come parte dell'attività di elaborazione degli ordini di vendita prevista dalla loro funzione. E.J. Dice che alcuni addetti alle vendite devono essere autorizzati ad apportare modifiche agli ordini e che altri membri del personale di vendita devono poter apportare modifiche sia agli ordini che ai contratti. 

Crea due insiemi di autorizzazioni basati su queste operazioni. Poi includili in un gruppo di insiemi di autorizzazioni relativo alla funzione svolta dagli utenti di E.J. 

"Aspetta", stai pensando. "Perché risparmio tempo se devo comunque creare nuovi insiemi di autorizzazioni?"

Bella domanda, ma ricorda: puoi riutilizzare gli insiemi di autorizzazioni. Quando raggruppi questi insiemi di autorizzazioni per le esigenze di E.J. mantieni la possibilità di assegnare i singoli insiemi di autorizzazioni ad altri gruppi, se necessario. 

In altre parole, eviti di creare un solo insieme di autorizzazioni specifico per E.J. ma puoi comunque adattare il gruppo di insiemi di autorizzazioni alle sue esigenze. Crea due insiemi di autorizzazioni personalizzati.

Esperienza pratica con i gruppi di insiemi di autorizzazioni

Avvia subito il tuo Trailhead Playground per seguire e provare i passaggi illustrati in questo modulo. Per aprire il tuo Trailhead Playground, scorri verso il basso fino alla sfida pratica e fai clic su Avvia. Userai il playground anche per completare le sfide pratiche.

Creare gli insiemi di autorizzazioni

Vediamo come si crea un insieme di autorizzazioni per gli ordini di vendita.  

1. In Imposta, digita Permission Sets (Insiemi di autorizzazioni) in Ricerca veloce e seleziona Insiemi di autorizzazioni.
2. Fai clic su Nuovo.
3. In Etichetta, inserisci Sales Orders (Ordini di vendita).
4. Per Licenza, mantieni Nessuna.
5. Salva l'insieme di autorizzazioni.

Aggiungi l'autorizzazione per attivare gli ordini.

1. Nella casella Find Settings… (Trova impostazioni…), digita Orders (Ordini) e poi seleziona Activate Orders (Attiva ordini).
2. Nella pagina App Permissions (Autorizzazioni applicazione), fai clic su Edit (Modifica).
3. Scorri fino alla sezione Sales (Vendite) e abilita Activate Orders (Attiva ordini).
4. Salva l'insieme di autorizzazioni. Si apre la casella Conferma modifiche autorizzazioni. Tieni presente che sono abilitate anche le autorizzazioni Leggi ordini e Modifica ordini. Questo accade perché l'attivazione dell'ordine dipende dalla possibilità di leggerlo e modificarlo.
5. Salva le modifiche.

Aggiungi l'autorizzazione per la creazione e l'eliminazione degli ordini.

1. Nella casella Find Settings… (Trova impostazioni…), digita Orders (Ordini) e poi seleziona Orders (Ordini).
2. Nella pagina Object Settings (Impostazioni oggetti) per Orders (Ordini), fai clic su Edit (Modifica).
3. Abilita le autorizzazioni Crea ed Elimina oggetto.
4. Salva le modifiche.

Crea l'insieme di autorizzazioni per i contratti. 

1. Vai alla pagina principale delle impostazioni degli insiemi di autorizzazioni. Fai clic su Nuovo.
2. In Etichetta, inserisci Sales Contracts (Contratti di vendita).
3. Per Licenza, mantieni Nessuna.
4. Salva l'insieme di autorizzazioni.

Aggiungi l'autorizzazione per leggere, creare, modificare ed eliminare i contratti.

1. Nella casella Find Settings… (Trova impostazioni…), digita Contracts (Contratti) e poi seleziona Contracts (Ordini).
2. Nella pagina Object Settings (Impostazioni oggetti) per Contracts (Contratti), fai clic su Edit (Modifica).
3. Abilita le autorizzazioni Leggi, Crea, Modifica ed Elimina oggetto.
4. Salva le modifiche.

Evviva! Ora puoi creare un gruppo di insiemi di autorizzazioni in cui includere i due insiemi di autorizzazioni. 

Creare gli utenti

Gli insiemi di autorizzazioni e i gruppi di insiemi di autorizzazioni sono inutili senza gli utenti. Quindi, per prima cosa aggiungi due utenti all'organizzazione. 

1. In Imposta, apri Utenti.
2. Crea due utenti:

• Eric Jackson:
  • Qualifica: Responsabile contratti di vendita
  • Licenza: Salesforce
  • Profilo: Accesso minimo - Salesforce
  • Email: inserisci un indirizzo email. Nome utente e nickname vengono compilati automaticamente.
• Anuj Singh:
  • Qualifica: Coordinatore vendite
  • Licenza: Force.com - Free
  • Profilo: Force.com - Free User
  • Email: inserisci un indirizzo email. Nome utente e nickname vengono compilati automaticamente.

Infine, l'evento principale. 

Creare un gruppo di insiemi di autorizzazioni

1. In Imposta, digita Permission Set Groups (Gruppi insiemi di autorizzazioni) in Ricerca veloce e quindi seleziona Gruppi insiemi di autorizzazioni.
2. Fai clic su Nuovo gruppo insiemi di autorizzazioni.
3. In Etichetta, inserisci Sales Processing (Elaborazione vendite).
4. Salva il gruppo di insiemi di autorizzazioni.

Aggiungi gli insiemi di autorizzazioni al gruppo di insiemi di autorizzazioni.

1. In Insiemi di autorizzazioni, fai clic su Insiemi di autorizzazioni nel gruppo.
2. Fai clic su Aggiungi insieme di autorizzazioni.
3. Seleziona Ordini di vendita e Contratti di vendita.
4. Fai clic su Aggiungi.
5. Fai clic su Chiudi.

Fatto! Il tuo primo gruppo di insiemi di autorizzazioni, Elaborazione vendite. 

Vai al gruppo di insiemi di autorizzazioni e verifica che lo stato del gruppo sia Aggiornato. 

Se lo è, scorri in basso fino ad Autorizzazioni combinate e fai clic su Impostazioni oggetto. Tieni presente che le impostazioni per gli oggetti Contratti e Ordini riflettono l'accesso che hai specificato nei due insiemi di autorizzazioni del gruppo. 

Ora aggiungi gli utenti al gruppo. 

1. Torna al gruppo di insiemi di autorizzazioni Elaborazione vendite.

2. Fai clic su Gestisci assegnazioni.

3. Fai clic su Aggiungi assegnazioni.

4. Seleziona Eric Jackson e fai clic su Avanti.  

5. Fai clic su Assegna.

Un messaggio di conferma indica che il gruppo di insiemi di autorizzazioni è stato assegnato a un solo utente.

6. Fai clic su Chiudi.

7. Prova ad aggiungere Anuj Singh.

Viene visualizzato un messaggio di errore. Proprio come per gli insiemi di autorizzazioni, non puoi assegnare un utente a un gruppo di insiemi di autorizzazioni se la sua licenza non consente le autorizzazioni che vuoi assegnare. 

8. Ignora il messaggio e fai clic su Chiudi.

Anuj Singh non verrà aggiunto al gruppo finché la sua licenza non viene aggiornata. I requisiti per la licenza restano gli stessi quando utilizzi i gruppi di insiemi di autorizzazioni.

Niente male! Ma c'è di più. 

Analizzare la struttura di autorizzazioni esistente

Hai creato un gruppo di insiemi di autorizzazioni e hai sperimentato alcuni dei vantaggi offerti dai gruppi di insiemi di autorizzazioni. Ma cosa succede ai tuoi insiemi di autorizzazioni e utenti già esistenti? Potresti chiederti cosa devi prendere in considerazione quando analizzi la struttura delle assegnazioni dell'organizzazione e ti prepari a utilizzare i gruppi di insiemi di autorizzazioni. Per prima cosa, ricorda il principio dei privilegi minimi: gli utenti devono disporre dei privilegi minimi necessari per svolgere il proprio lavoro. Teniamo presente questo principio quando lavoriamo con i gruppi di insiemi di autorizzazioni. 

Rivediamo le caratteristiche di profili, insiemi di autorizzazioni e gruppi di insiemi di autorizzazioni.

Profili: forniscono le impostazioni predefinite per ogni utente, ad esempio il tipo di record predefinito, l'intervallo IP e così via. Salesforce consiglia di utilizzare il profilo Accesso minimo - Salesforce come best practice per l'assegnazione agli utenti. Ciascun utente ha un solo profilo. 

Insiemi di autorizzazioni: si tratta di raccolte di impostazioni e autorizzazioni. I profili consentono agli utenti di eseguire alcune operazioni, ma con gli insiemi di autorizzazioni possono eseguirne di più, ad esempio le operazioni non abilitate dai profili. Puoi aggiungere ad esempio autorizzazioni per creare e personalizzare le visualizzazioni elenco, attivare i contratti o eventuali altre autorizzazioni. 

Gruppi di insiemi di autorizzazioni: consentono di raggruppare gli insiemi di autorizzazioni. Gli utenti assegnati a un gruppo di insiemi di autorizzazioni ricevono le autorizzazioni combinate di tutti gli insiemi di autorizzazioni del gruppo. I gruppi di insiemi di autorizzazioni corrispondono alle funzioni degli utenti. 

Tenendo presenti queste definizioni, rivediamo il gruppo di insiemi di autorizzazioni che hai creato per E.J. L'obiettivo era consentire ai membri del personale di svolgere la funzione di elaborazione delle vendite. 

1. Per prima cosa, abbiamo visto le operazioni incluse nella funzione di elaborazione delle vendite.
   • Attivazione degli ordini
   • Lettura, creazione, modifica ed eliminazione degli ordini
   • Lettura, creazione, modifica ed eliminazione dei contratti
2. Poi ci siamo domandati se è possibile modificare gli insiemi di autorizzazioni esistenti o se è necessario crearne dei nuovi. Abbiamo scoperto che è necessario creare due nuovi insiemi di autorizzazioni:
   • Ordini di vendita
   • Contratti di vendita
3. Infine, abbiamo verificato qual è l'utente che svolge la funzione di elaborazione delle vendite e abbiamo assegnato Eric al gruppo di insiemi di autorizzazioni.

SUGGERIMENTO: le autorizzazioni che includi negli insiemi di autorizzazioni del tuo gruppo di insiemi di autorizzazioni devono essere allineate alle operazioni che gli utenti eseguono nella propria funzione. Se non lo sono, rivedi gli obiettivi della funzione. Ad esempio, se Eric non ha l'autorizzazione Attiva ordini, verifica se il gruppo di insiemi di autorizzazioni Elaborazione vendite richiede questa autorizzazione. Se ha l'autorizzazione, verifica se può essere assegnato a un altro gruppo di insiemi di autorizzazioni più adatto alle operazioni che deve eseguire.

A proposito, se scopri che è necessario creare un nuovo insieme di autorizzazioni da includere nel gruppo di insiemi di autorizzazioni, verifica anche in che modo puoi utilizzarlo all'esterno del gruppo. Controlla altre funzioni per vedere se gli utenti devono eseguire alcune delle stesse operazioni. Potrebbe essere opportuno includere gli insiemi di autorizzazioni in altri gruppi di insiemi di autorizzazioni. Utilizza in modo strategico la flessibilità degli insiemi di autorizzazioni modellando gli insiemi sulle operazioni eseguite dai tuoi utenti. 

Se la funzione per un gruppo di insiemi di autorizzazioni cambia, puoi aggiornare il gruppo di insiemi di autorizzazioni. Questa è la caratteristica migliore dei gruppi di insiemi di autorizzazioni: sono facili da modificare. Ad esempio, supponi di aver scoperto che le persone che svolgono la funzione di elaborazione delle vendite devono anche avere la possibilità di modificare l'oggetto Opportunità. Puoi aggiungere un nuovo insieme di autorizzazioni al gruppo di insiemi di autorizzazioni o aggiungere una nuova autorizzazione a un insieme di autorizzazioni esistente del gruppo di insiemi di autorizzazioni.  

Helper per l'utilizzo dei gruppi di insiemi di autorizzazioni

L'analisi delle assegnazioni delle autorizzazioni può richiedere tempo. L'app User Access and Permissions Assistant, disponibile su AppExchange, può esserti utile. Questa app può aiutarti a scoprire quali sono le autorizzazioni degli utenti, a convertire alcuni profili in insiemi di autorizzazioni e altro ancora. Ad esempio, potresti voler prendere le autorizzazioni da un profilo esistente e usare l'app per convertirle in un insieme di autorizzazioni. 

Quando completi l'analisi, puoi iniziare a eseguire la migrazione del modello basato sul profilo al modello di insieme di autorizzazioni e gruppo di insiemi di autorizzazioni, più flessibile. 

Riepilogo

Ottimo risultato! Hai già creato il tuo primo gruppo di insiemi di autorizzazioni e hai scoperto in che modo uno strumento può aiutarti ad analizzare i tuoi insiemi di autorizzazioni già esistenti. Abbiamo esaminato molto materiale e spero che adesso tu sappia qual è il valore che i gruppi di insiemi di autorizzazioni sono in grado di offrire. Ma non abbiamo ancora finito. Nella prossima unità, scoprirai la flessibilità che la disattivazione degli insiemi di autorizzazioni può offrire ai tuoi gruppi di insiemi di autorizzazioni.

Risorse

• Guida di Salesforce: Creazione di un gruppo di insiemi di autorizzazioni
• Guida di Salesforce: Assegnazione di gruppi di insiemi di autorizzazioni agli utenti
• AppExchange: app User Access and Permissions Assistant