Benefici dell'integrazione di Salesforce con Microsoft Outlook

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

Riassumere come gli agenti di vendita possono avvalersi di Microsoft® Outlook® e Salesforce per lavorare sui loro clienti potenziali e sulle loro trattative.
Riconoscere la ridondanza nell'esperienza degli agenti causata dall'inserimento di dati in due applicazioni.
Descrivere come l'integrazione tra Salesforce e Outlook aiuta gli agenti a diventare più produttivi.

Aumentare la produttività degli agenti di vendita

Gli agenti di vendita della tua organizzazione utilizzano sia Outlook, sia Salesforce. Non sarebbe il caso che utilizzassero Outlook e Salesforce insieme? Secondo McKinsey & Company, gli agenti di vendita passano fino al 28% della loro giornata lavorativa tra email e calendari. Questo è il caso degli agenti di vendita Erin Donaghue e Lance Park, che lavorano per un'azienda emergente che opera nel settore fotovoltaico: Ursa Major Solar. Per loro è importante portare i dati di Salesforce nel luogo dove passano la maggior parte del loro tempo.

L'integrazione tra Outlook e Salesforce consente agli agenti di dedicare meno tempo a inserire i dati e a passare da un'applicazione all'altra e, allo stesso tempo, di tenere traccia di conversazioni email importanti che sono rilevanti per i record di Salesforce. Queste funzionalità aiutano gli agenti di vendita a:

Eliminare il tempo necessario per l'inserimento di dati ridondanti in due applicazioni.
Accedere a messaggi Outlook importanti e rilevanti per i record di Salesforce in un unico posto, rendendo più facile la creazione di comunicazioni email mirate e pertinenti per i clienti potenziali ed effettivi.
Concentrarsi di più su ciò che è veramente importante: concludere vendite.

Erin e Lance usano sia Outlook che Salesforce. Vediamo come utilizzano le due applicazioni.

Perché gli agenti di vendita utilizzano Outlook

Gli agenti di vendita della tua organizzazione già utilizzano Outlook. Ecco come.

Cosa fanno gli agenti	Perché?
Inviano email	L'email è un metodo semplice ed efficace di interagire con i clienti potenziali e di creare relazioni con loro.
Gestiscono i contatti	I contatti in Outlook funzionano come uno schedario rotante.
Pianificano incontri e appuntamenti	Per gli agenti di vendita i calendari sono estremamente importanti per la pianificazione delle loro giornate e per programmare eventi importanti.

Perché gli agenti di vendita utilizzano Salesforce

Ursa Major ha acquistato Salesforce perché è un potente strumento per le vendite. E hanno fatto bene! Gli agenti di vendita di Ursa Major utilizzano Salesforce per tenere traccia delle informazioni che riguardano clienti potenziali e trattative. Osserviamo più da vicino come i team commerciali utilizzano Salesforce.

Cosa fanno gli agenti	Perché?
Gestiscono lead e referenti	Gli agenti di vendita mettono lead e referenti in relazione con altri importanti record di Salesforce, come gli account e le opportunità.
Pianificano incontri e appuntamenti	Gli agenti di vendita e i loro responsabili fanno affidamento sul calendario di Salesforce per assicurare che gli incontri e gli appuntamenti che riguardano le vendite siano registrati. Gli agenti di vendita mettono in relazione questi eventi con altri importanti record di Salesforce.
Monitorano le trattative presenti nella pipeline	Gli agenti di vendita monitorano l'andamento delle trattative utilizzando le opportunità di Salesforce, che i team commerciali mettono in relazione con (sì, hai indovinato) con altri importanti record di Salesforce.
Identificano casi pendenti	Nelle vendite, non tutto avviene sempre senza intoppi. Per gli agenti di vendita è utile sapere quali problemi i loro clienti sollevano con l'azienda. Conoscere i problemi è particolarmente importante prima che un agente provi a chiudere una vendita.

Perché la ridondanza è un problema

Perché è importante identificare la ridondanza? Perché gli agenti di vendita fanno alcune cose sia in Outlook, sia in Salesforce. Gli agenti di vendita di Ursa Major, Erin e Lance, spesso usano entrambe le applicazioni per tenere traccia dei referenti, programmare incontri e appuntamenti e tenere sotto controllo le attività.

Diagramma di Venn che rappresenta la ridondanza tra Outlook e Salesforce

Vediamo in che modo questa duplicazione del lavoro può causare problemi all'organizzazione e agli agenti di vendita.

Perdita di tempo per il passaggio da un contesto all'altro e per la gestione dei dati in due posti diversi. Il passaggio a un contesto diverso, distrae gli agenti dalla vendita e sposta la loro attenzione sulla gestione dello strumento.
Maggiori possibilità di errori durante l'inserimento dei dati. Quando gli agenti devono inserire i dati sia in Outlook che in Salesforce, le probabilità che commettano errori aumentano. Possiamo osservare questo fenomeno quando Erin introduce involontariamente un errore dopo aver inserito un contatto in Outlook e poi lo stesso referente in Salesforce. Questo è un problema.

Errori come quello che ha commesso Erin durante l'inserimento dei dati compromettono la qualità di questi ultimi e possono persino danneggiare la reputazione dell'azienda. La cosa più importante in questo caso è che le attività di vendita di Erin non devono necessariamente entrare in competizione con l'aggiornamento dei dati tra Outlook e Salesforce.

In che modo l'integrazione con Outlook aiuta gli agenti di vendita

Grazie all'integrazione con Outlook, gli agenti di vendita possono svolgere un numero maggiore di attività all'interno di questo strumento. Inoltre, se aggiungi Acquisizione Einstein delle attività, gli agenti risparmiano lavoro e possono concentrarsi sulle vendite. Diamo una rapida occhiata a quello che puoi mettere a disposizione degli agenti di vendita.

Funzionalità integrata con Outlook

Vantaggi

Visualizzazione e creazione di relazioni con contenuti Salesforce in Outlook

Nell'email di Outlook, gli agenti di vendita possono contestualizzare le interazioni con le persone con cui mirano a chiudere una vendita. E, soprattutto:

Gli agenti possono aggiungere messaggi email rilevanti per il ciclo delle vendite, in modo che i loro colleghi possano vedere in Salesforce quello che succede.
Questo favorisce la crescita dell'adozione di Salesforce da parte del team commerciale.

Accesso a funzionalità di Salesforce in Outlook

Gli agenti di vendita non hanno bisogno di uscire da Outlook quando:

Creano record di Salesforce, come lead, opportunità, account, referenti e persino record basati su oggetti personalizzati.
Creano relazioni tra messaggi email ed eventi non ricorrenti del calendario e più referenti in Salesforce e qualsiasi record di Salesforce che accetti operazioni o messaggi email.
Cercano record di Salesforce, inclusi quelli basati su oggetti personalizzati.

Funzionalità di Acquisizione Einstein delle attività	Vantaggi
Sincronizzazione di referenti ed eventi	Gli agenti di vendita possono accedere ai dati relativi ai referenti e al calendario quando ne hanno bisogno. Con la riduzione delle attività di inserimento dati, si riducono le probabilità di commettere errori. È anche possibile sincronizzare tutti gli eventi di una serie.
Visualizzazione di email ed eventi in record correlati di Salesforce	Quando gli agenti ricevono email, Acquisizione Einstein delle attività le aggiunge automaticamente alla tempistica attività e ai record correlati di account, referenti, contratti, lead, opportunità e preventivi. La condivisione delle impostazioni ti consente di stabilire quali sono gli altri utenti che possano visualizzare le email e gli eventi correlati, in modo che i team possano collaborare meglio.
Disponibilità di informazioni critiche sul contesto di vendita accanto alle email rilevanti	Approfondimenti email Einstein offre agli agenti di vendita dati intelligenti che li aiutano a inviare le risposte giuste al momento giusto. Ad esempio, gli agenti possono vedere quando un cliente cita un concorrente in un'email. In questo caso, l'agente può dare immediatamente seguito all'email del cliente.

Queste funzionalità consentono di potenziare significativamente la produttività dei team commerciali. Nella prossima unità, scoprirai di più su come l'integrazione con Outlook aiuta i team commerciali a liberare il tempo che dedicano ad attività amministrative e concentrarsi a incrementare le vendite. Quando le vendite vanno a gonfie vele nella tua azienda, è un gran risultato per tutti, non credi?

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