Lavorare con le note e i file

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

• Creare note avanzate e allegarle a più record.
  
• Trovare tutti i tuoi file in Salesforce Files.
  

Migliorare il modo di prendere appunti con le note avanzate

Se sei come la maggior parte delle persone, anche tu prendi appunti per organizzarti. Con le note avanzate di Lightning Experience puoi prendere appunti migliori più rapidamente e da qualsiasi punto del sistema.

Nota

L'amministratore Salesforce deve aver attivato le note avanzate. Se non vedi la funzionalità delle note avanzate nella tua organizzazione, parlane con il tuo amministratore.

Ma cosa si intende per "appunti migliori"? Se mettiamo a confronto lo strumento originale per le note in Salesforce Classic con l'editor delle note avanzate, la risposta è evidente. Questo è lo strumento classico, la versione che vedi dall'elenco correlato Note e allegati. Piuttosto semplice.

Anche se hai utilizzato le note avanzate in Salesforce Classic, ti aspetta comunque un bella sorpresa, perché in Lightning Experience le note avanzate includono molte più opzioni per creare note più articolate e utili. Dai un'occhiata. Notevole, non c'è paragone.

Con l'editor delle note avanzate in Lightning Experience puoi:

• Scrivere tranquillamente perché le tue idee vengono salvate automaticamente mentre digiti.
  
• Mettere in risalto i dettagli importanti ed evidenziare ciò che vuoi dire formattando il testo in grassetto e corsivo (1).
  
• Organizzare le informazioni con elenchi puntati e numerati (2).
  
• Rendere il contenuto più chiaro e facile da ricordare incorporando foto o immagini (3).
  

Di più: puoi espandere la visibilità e l'impatto di informazioni importanti correlando una nota a più record, come le opportunità, gli account e i referenti pertinenti (4). Puoi anche condividere una nota con i gruppi o i membri del team (5).

Creare note al volo

In Salesforce Classic, la creazione di note è vincolata all'elenco correlato Note e allegati dei record o al publisher Chatter dei feed. In Lightning Experience, puoi creare una nuova nota da qualsiasi punto.

Come hai appena visto, puoi creare le note dal menu Global Actions (Azioni globali) e dalla barra delle utilità. Puoi visualizzare l'elemento Note anche nella barra di navigazione. Parleremo di questa opzione di Lightning Experience tra un momento, ma se l'app che utilizzi contiene l'elemento Note, quello è un altro punto da cui puoi creare le note.

È facile anche creare note che vengono automaticamente correlate a un record con cui stai lavorando. Cerca l'azione Nuova nota nel menu delle azioni del record, oppure usa il pulsante Nuovo nell'elenco correlato Note.

Due elenchi correlati per le note?

Guardando gli elenchi correlati di un record potresti notarne due uguali.

Non temere, hai visto bene. Le note avanzate e le note classiche non sono totalmente compatibili. Per questo motivo le note avanzate che crei per un record si trovano nell'elenco correlato Note. Le note che avevi creato in precedenza per il record, con lo strumento per le note classico, sono invece nell'elenco correlato Note e allegati.

Una nuova Pagina iniziale per le Note

Ti presentiamo la pagina iniziale Note, una delle funzionalità disponibili solo in Lightning Experience. Disponibile nella barra di navigazione, Note è la cabina di regia da cui accedere e gestire tutte le note che hai il permesso di visualizzare, che siano correlate a dei record o meno.

La pagina iniziale comprende diverse visualizzazioni elenco che semplificano l'individuazione di note specifiche, comprese quelle condivise con te. Fai clic su una nota in una visualizzazione elenco per leggerla o aggiornarla.

Puoi persino richiamare versioni precedenti di una nota per vedere che cosa è cambiato o ripristinare una versione.

Gestire i file

Dimentica le acrobazie per gestire tutti i tuoi contenuti su diversi sistemi di gestione dei file di Salesforce. In Lightning Experience, Salesforce Files riunisce file, documenti e librerie in un unico posto per facilitarne la gestione. Lightning Experience integra anche l'accesso ai file direttamente nel flusso del tuo business, così puoi accedere ai contenuti che ti servono da qualunque punto dell'app. Vediamo quali sono i vantaggi di questa semplificazione.

La cabina di regia dei tuoi file

Iniziamo dalla pagina iniziale File, il tuo centro unificato per la gestione di tutti i file. Accedi alla pagina iniziale File dall'elemento File nella barra di navigazione.

• Accedi a tutti i file di tua proprietà o a cui hai accesso. Usa i filtri (1) per cambiare l'elenco dei file visualizzati.
  
• Accedi alle librerie e ai file da Librerie (2). Le librerie ti offrono un modo per organizzare i contenuti e condividerli con i tuoi colleghi. All'interno delle librerie puoi persino creare delle cartelle per suddividere meglio i contenuti.
  
• Esegui una ricerca (3) per trovare i file.
  
• Carica nuovi file in Salesforce Files (4) per poterli allegare ai record e condividerli con colleghi, gruppi o clienti. Sono supportati tutti i tipi di file, dalle presentazioni Microsoft® PowerPoint® e i fogli di lavoro Excel® ai file PDF Adobe®, file di immagine, audio e video.
  
• Opera sui singoli file direttamente dall'elenco dei file (5).
  
• Visualizza i file nel player di anteprima file. Il player contiene i comandi per scaricare, condividere o eliminare il file corrente, caricare una nuova versione del file, modificarne i dettagli, generare un link pubblico al file e passare alla modalità schermo intero per le presentazioni.
  

Gestire i file nei record

Devi allegare file a un'opportunità, un account o un altro record? Invece di usare il solito elenco correlato Note e allegati, scegli l'elenco correlato File.

Per allegare file a un record con l'elenco correlato File hai a disposizione due opzioni.

• Se il file è nel computer, puoi caricarlo rapidamente. Trascina un file, oppure più file contemporaneamente, nella scheda dell'elenco correlato File all'interno del record. I file caricati vengono aggiunti automaticamente anche a Salesforce Files e sono dunque accessibili da qualsiasi punto di Lightning Experience, non solo nel record corrente. 
  
• Nell'elenco correlato File sono anche disponibili tutti i file di Salesforce Files a cui hai accesso, inclusi i file archiviati nelle librerie e nei repository esterni come Google Drive o Box. Per allegare file da Salesforce Files, fai clic su Add Files (Aggiungi file) nell'elenco correlato File.
  

Per tutti i file che alleghi a un record utilizzando l'elenco correlato File, puoi attingere rapidamente alle tante funzionalità di Salesforce Files. Per esempio, caricare una nuova versione del file, modificarne i dettagli o condividerlo con persone, gruppi e librerie. Per visualizzare l'elenco completo, fai clic su View All (Visualizza tutto) nella scheda dell'elenco correlato.

Per saperne di più sulle autorizzazioni di accesso ai file, le impostazioni della privacy e i limiti di dimensione relativi ai file, vedi Privacy e condivisione dei file nella Guida di Salesforce.

Condividere i file

Per agevolare la collaborazione sui contenuti, Salesforce Files incorpora opportunità di condivisione file in tutto il flusso di lavoro dell'organizzazione. Puoi accedere alle opzioni di condivisione dalla pagina iniziale di Files, dagli elenchi correlati File, dal player di anteprima file, dalla pagina dei dettagli del record del file e dai feed Chatter.

È facile condividere i file con la platea giusta. Esaminiamo alcuni esempi.

• Persone o gruppi specifici Se per un file è disponibile l'azione Condividi, puoi specificare le persone o i gruppi che possono visualizzarlo. Assegna alla singola persona o al gruppo le autorizzazioni di Visualizzatore o Collaboratore per il file. I visualizzatori possono visualizzare, scaricare e ricondividere il file condiviso, se il file consente la ricondivisione. Oltre a poter fare tutto questo, i collaboratori possono cambiare le autorizzazioni del file, modificarlo e caricarne nuove versioni. 
  
  
• Platee più ampie o record Allega i file ai post o ai commenti nel feed Chatter principale o ai feed nei record.
  
• Clienti o persone esterne all'azienda Se è disponibile l'azione Link pubblico, puoi tranquillamente condividere il file con destinatari esterni. Un link pubblico è un URL criptato sicuro che può essere inviato a qualsiasi destinatario esterno (o interno) all'azienda, inclusi lead, clienti, partner e colleghi. I destinatari possono visualizzare e scaricare il file, ma non possono avere il ruolo di collaboratori. Per interrompere la condivisione del file tramite link, puoi eliminare il link in qualsiasi momento.
   
  

Considerazioni per altri tipi di contenuto

Alcuni dei tipi di file più vecchi in Salesforce Classic non sono completamente supportati o non lo sono affatto in Lightning Experience. Se utilizzi qualcuna di queste funzionalità, ecco alcune cose da tenere a mente.

• Gli allegati ai record non sono automaticamente disponibili da Salesforce Files o dall'elenco correlato File, in quanto gli allegati, di fatto, non sono file. Il tuo amministratore dispone di opzioni per convertire gli allegati per Salesforce Files. Nel frattempo puoi continuare a visualizzare e scaricare gli allegati esistenti dall'elenco correlato Note e allegati. Non è possibile creare nuovi allegati in Lightning Experience.
  
• La scheda Documenti non farà il passaggio a Lightning Experience. Se hai dei file in Documenti a cui devi accedere in Lightning Experience, ti consigliamo di scaricarli e quindi caricarli nella tua Asset Library (Libreria di asset) nella pagina iniziale di File. Fanno eccezione i documenti usati nei modelli di email come allegati. Per il momento questi file devono rimanere in Documenti.
  
• I file delle librerie e le cartelle contenuti di Salesforce CRM sono accessibili da Salesforce Files in Lightning Experience. Puoi condividerli e interagire con questi file come fai con gli altri. Tuttavia, al momento vi sono alcune limitazioni, ovvero:
  

• a seconda dell'impostazione della tua organizzazione, potresti dover passare a Salesforce Classic per creare o gestire le librerie. Se non hai questa opzione, parlane con il tuo amministratore Salesforce.
  
• Le consegne di contenuti non sono disponibili in Lightning Experience ma è supportata la condivisione tramite link.
  

Risorse

• Guida: Note
• Guida: Pagina iniziale File
• Guida: Creazione di cartelle nelle librerie in Lightning Experience
• Guida: Privacy e condivisione dei file